Reuniões que começam atrasadas, perdem o foco ou sequer deveriam ter acontecido são hoje um dos maiores vilões da produtividade no trabalho.

Para o especialista em liderança Peter Economy, eliminar encontros improdutivos não exige revolução — apenas boas práticas de comunicação e gestão.

Se o dia tem 1.440 minutos, boa parte deles se perde em atividades que não geram entregas concretas. Reuniões mal planejadas são um dos principais culpados. Economy alerta que não é preciso eliminar totalmente os encontros, mas sim mudar a forma como eles são conduzidos. O foco deve estar em clareza de objetivo, agilidade e resultado. As informações são da Inc.

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1. Defina um propósito claro antes de agendar

A pergunta é simples: o que precisa ser diferente depois dessa reunião? Se a resposta não estiver clara, talvez ela nem precise acontecer. Propósito mal definido é o primeiro passo para conversas longas, vagas e improdutivas.

2. Reduza o número de participantes

Quanto mais gente na sala, maior a chance de dispersão. Reuniões enxutas favorecem decisões mais rápidas, envolvem quem realmente precisa estar presente e liberam o tempo dos demais.

3. Crie uma pauta objetiva — e siga ela à risca

A pauta não deve ser decorativa. Ela orienta o tempo, os temas e evita desvios. Melhor ainda se for enviada com antecedência, para que todos possam se preparar.

4. Comece no horário — mesmo se alguém se atrasar

Pontualidade é sinal de respeito com o tempo dos outros. Reuniões que começam tarde normalmente terminam tarde, sem entregar mais valor. Dê o tom certo desde o início.

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5. Defina responsáveis e próximos passos ao final

Uma reunião só gera impacto quando termina com ações claras. Quem faz o quê, até quando? Se não houver definição de tarefas, é provável que nada aconteça depois.

6. Use o tempo como recurso, não como decoração

Se o tempo reservado for de uma hora, mas o objetivo for atingido em 30 minutos, encerre. O tempo extra pode ser mais útil para executar do que para continuar discutindo.

7. Reflita: essa reunião poderia ter sido um e-mail?

Nem toda decisão precisa de uma chamada no Zoom. Muitas vezes, uma mensagem bem escrita, clara e direta é mais eficiente e respeita o tempo de todos.

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Em um mundo onde todos falam, poucos realmente são ouvidos. Profissionais que dominam a comunicação assertiva se destacam, inspiram confiança e são lembrados por sua clareza e equilíbrio.

Agora é sua vez de desenvolver essa habilidade e transformar o modo como você se expressa e como as pessoas te escutam.

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