Como render mais no trabalho em menos tempo

São Paulo - O expediente começa e você já se descabela. Você tem a sensação de que sempre tem muita coisa para fazer? Pouco tempo para aproveitar momentos com a família e amigos, ou para fazer um curso e praticar esporte? Então, é hora de rever a maneira com que você administra seu tempo no trabalho.

Segundo uma pesquisa elaborada pelo psicólogo K. Anders Ericsson na década de 90, a produtividade é maior quando o profissional se dedica (com extremo foco) em intervalos menores de tempo.

Essa constatação foi feita a partir do segredo dos “bons” violonistas. O pesquisador percebeu que eles praticavam durante quatro horas ininterruptas e depois descansavam. Enquanto isso, os outros músicos, mais medianos, treinavam durante sete horas sem parar.

Outras profissões também foram avaliadas e os hábitos dos melhores profissionais coincidiam com a pesquisa. O resultado mostra que a proporção de horas trabalhadas não é diretamente proporcional à produtividade e ao cumprimento de metas.

Atividades como checar e classificar e-mails, conferir as redes sociais ou até participar de reuniões podem contribuir para a sua baixa produtividade.

Prolongar o seu expediente interfere na sua vida pessoal e no descanso, essencial para qualquer trabalhador. Para Ricardo De Marchi, presidente da CPH Health, o ideal seria que os profissionais conseguissem o máximo de desempenho com o mínimo de desgaste.

Mas não é o que acontece: “O que a gente vê hoje é que ninguém está no pique ideal, devido ao stress, ao trânsito, aos prazos cada vez mais curtos e a agenda totalmente tomada. Tornando, muitas vezes, a vida profissional mais importante do que pessoal”, afirma o médico. 

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Render mais não significa trabalhar mais

Uma pesquisa recente da consultoria Triad, feita com 1.606 pessoas, mostra que 32,8% dos participantes confessaram que 2 horas do dia são gastas sem fazer nada de efetivo. Muitas vezes, por se perder em meio a tantas tarefas.

Então, tente concentrar em apenas uma tarefa por vez. Não salte de uma em uma. Essa quebra, só aumenta a distração e não contribui para a realização. Se a tarefa demandar tempo, faça pequenos intervalos, mas termine-a.

Não se torne escravo do e-mail

Por outro lado, ainda segundo o estudo da Triad, 32,6% das pessoas perdem 1 hora por dia apenas lidando com o e-mail. Não há necessidade de checar a sua caixa de mensagens a cada dois minutos.

Christian Barbosa, fundador da Triad sugere que sejam estabelecidos horários para conferir a caixa de entrada. “Não pode ficar grudado no email. Você é dono dele e não o contrário”, afirma o especialista.

Outra recomendação é que se evite mandar email com várias pessoas copiadas na mesma mensagem. Quanto mais destinatários, mais tempo você perde para abrir, responder ou fechar as mensagens que chegarão.

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Agenda como principal aliado

Pode ser um caderno, uma agenda ou até mesmo o calendário do Outlook. Utilize alguma ferramenta para organizar suas tarefas. Faça disso um hábito, dessa forma você saberá tudo que tem para fazer e poderá classificar o que deve ser feito primeiro. “A gente consegue menos esforço com mais execução se gerenciar melhor o tempo, só que esta usando muito mal o tempo”, completa Barbosa.

Classifique os seus trabalhos de acordo com o grau de dificuldade. Priorize as coisas simples, aquelas que você tende a deixar para depois exatamente por serem fáceis e que acabam atrasando. Dessa maneira você terá mais tempo para concentrar e resolver os afazeres mais complicados.

Redes Sociais

Das pessoas ouvidas pela Triad, 84,6% relataram que acessa a redes sociais durante o expediente. Outro estudo, realizada pela empresa Nucleaus Research indica que o Facebook interfere diretamente no rendimento do profissional, pois se perde 1,5% do total da produtividade dos funcionários. Foram entrevistados 237 profissionais e destes, 87% afirmaram que acessam a rede social e não sabiam a razão pela qual estavam usando.

Acessar o Facebook e Twitter ou a outras redes sociais não é proibido durante o expediente. Mas faça em intervalos do dia ou somente durante o horário de almoço. Evite deixar a página aberta para que não fique tentado a conferir toda e qualquer atualização.

Urgente X Importante

Qual a diferença entre essas duas palavras? Aquela tarefa que o prazo já esgotou é urgente. E a considerada importante é aquela que você ainda tem tempo para executá-la. Resolva as pendências urgentes o mais rápido possível.