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1. Use com moderação
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São Paulo - O
WhatsApp é um dos aplicativos preferidos e mais usados pelos brasileiros. Todos os dias, são milhões de interações em chats e dezenas de grupos criados para a família, amigos, faculdade e até mesmo para falar com colegas e chefes do trabalho. Segundo um levantamento feito pelo grupo Regus com 44 mil executivos em vários países, o WhatsApp é adotado por 95% dos profissionais, seguido pelo Skype e Facebook Messenger. Porém, é preciso tomar cuidado ao utilizar a ferramenta de mensagens durante e fora do expediente. Para o CEO do Runrun.it - plataforma para gerenciamento de projetos corporativos - e especialista em produtividade, Antonio Carlos Soares, apesar de agilizar a troca de informações sobre a empresa e seus projetos forma gratuita, o WhatsApp pode atrapalhar o tempo de descanso do funcionário e até mesmo afetar sua produtividade e foco no escritório. "O uso exagerado de qualquer plataforma não-profissional em
ambiente de trabalho é prejudicial. É preciso ter bom senso e responsabilidade", afirma Soares. Por isso, INFO preparou, com a ajuda do especialista, uma lista com 8 dicas úteis para que o aplicativo não atrapalhe a produtividade e nem prejudique o profissional. Veja a seguir:
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2. 1. Silencie o grupo
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Caso você tenha um grupo com muita interação e notificações, coloque-o no modo "silencioso". Para fazer isso no iOS, arraste o nome do grupo para o lado esquerdo da tela na lista de conversas e toque em Mais > Silenciar. É possível deixar a conversa no mudo por 8 horas, uma semana ou um ano. No Android, toque no ícone de opções dentro do chat (representado por três pontos no canto da tela) e depois selecione Silenciar. Você poderá visualizar as mensagens posteriormente e respondê-las em horários pertinentes. Se quiser reverter a opção, faça o mesmo processo e toque em Desativar Silêncio.
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3. 2. Tire o modo de visualização
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Em alguns casos os gestores podem cobrar uma posição de seus funcionários usando como argumento a opção para verificar se o contato está online ou o recurso "Visto por último". Para evitar que isso aconteça, basta remover a opção para que seus contatos saibam a última vez que você esteve online. No iOS, toque em Ajustes > Conta > Privacidade > Visto por último e selecione Nenhum. No Android, acesse Configurações > Conta > Privacidade > Visto por último e também desative a opção.
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4. 3. Estabeleça horários específicos para ler todas as mensagens
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Em vez de visualizar todas as mensagens assim que elas chegam, use alguns pequenos intervalos durante o dia para responder seus contatos, como no almoço, na saída, ou em uma pausa para o café. "Dessa forma, o profissional continuará informado sobre tudo, mas sem ser prejudicado", afirma Antonio Soares.
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5. 4. Use chamadas por telefone para assuntos urgentes
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Assuntos urgentes não devem ser tratados por mensagens. Logo, assim que algum problema surgir é importante contatar um funcionário por telefone para obter uma solução mais rapidamente.
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6. 5. Fique atento ao seu comportamento
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Segundo Soares, o profissional que sempre lê e responde as mensagens no momento em que as recebe pode ter sua produtividade afetada e ainda ficar mal visto.
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7. 6. Use o grupo para falar com todos os funcionários, mas fale diretamente com a pessoa caso o assunto seja destinado apenas a ela
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"Assim, o fluxo de mensagem é mais preciso e, no caso de cobranças, constrangimentos são evitados", diz Antonio Carlos Soares.
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8. 7. Meu chefe me chamou no WhatsApp fora do expediente. O que devo fazer?
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8/10 (Robyn Beck/AFP)
Nesse caso, Antonio Soares aconselha o funcionário a conversar com seu gestor para estabelecer os horários e prioridades em suas tarefas. "No caso de uma urgência ou um processo que aguarda respostas, é possível uma interação rápida para sua resolução, mas se a conversa se prolongar, é possível cogitar a hipótese de dar a resposta posteriormente, durante o expediente, sem atrapalhar seu momento de descanso", afirma o especialista.
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9. 8. Não se sinta obrigado a usar o WhatsApp no trabalho
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9/10 (Pablo Blazquez Dominguez/Getty Images)
Segundo Soares, o responsável por fornecer o meio de comunicação entre as áreas de uma organização é a própria empresa. Dessa forma, um colaborador nunca pode ser obrigado a usar o WhatsApp para trabalhar.
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10. E a produtividade?
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10/10 (Flickr/ Creative Commons)
Confira aqui diversas situações que afetam a sua produtividade no trabalho