6 regras para o e-mail não ser vilão da produtividade

São Paulo - Caixa de e-mails lotada de mensagens para responder e o smartphone acusando novas mensagens que não param de chegar. Por dia, são centenas, por mês, milhares.

Com tantos e-mails a enviar e a responder, fica impossível terminar aquele relatório urgente prometido para ontem e que o seu chefe não para de cobrar, por e-mail, é claro.Quem se identifica com este cenário, certamente, sabe o que é perder produtividade por conta da sua caixa de entrada de mensagens eletrônicas. Mas não é só isso. 

“As pessoas que usam a internet e e-mail de maneira exacerbada têm prejuízos funcionais no trabalho como aumento da insatisfação, maior incidência de erros e enganos, além do declínio do desempenho profissional”, explica o psicólogo Cristiano Nabuco de Abreu, coordenador do Programa de Dependência de Internet do Ambulatório Integrado dos Transtornos do Impulso (AMITI) do Instituto de Psiquiatria da Faculdade de Medicina da Universidade de São Paulo.

Assim, o e-mail que era para ser um aliado da agilidade na comunicação, acaba se tornando o grande vilão do expediente e também do seu desempenho e motivação profissionais.

Recente pesquisa realizada pelo Office Time indicou que 47% dos entrevistados citaram o e-mail como o principal agente da perda de tempo, e 40% admitiram perder até 3 horas com o correio eletrônico por dia.

É possível reverter esse quadro? Para os três especialistas consultados por EXAME.com, algumas regras são essenciais para não se tornar escravo do e-mail. Confira quais são:

1 Estabeleça horários para enviar e responder e-mails

“Tive uma fase em que enviar e responder e-mails tomava muito tempo e eu perdia energia, o que, naturalmente, fazia com que eu perdesse produtividade”, diz Eduardo Amarante, representante da Dale Carnegie no Brasil. 

“Deixar o e-mail aberto todo o tempo vai drenando a energia. Cada vez que você é interrompido, e deixa de fazer o que você estava fazendo para ver a mensagem, o cérebro precisa mudar o tipo de operação mental”, diz Abreu. 

Ele explica que, ao ler um e-mail ou navegar na internet, a área do cérebro utilizada é a responsável pela resolução de problemas, enquanto que debruçar-se sobre um relatório ou um texto estimula outra, que envolve raciocínio complexo. “Ao ser bombardeado por e-mails você perde a habilidade de raciocínio mais profundo”, explica Abreu.

A solução para Amarante foi estabelecer horários específicos para abrir a caixa de mensagens. “Abro no início da manhã, fico, no máximo, uma hora, volto a abrir no começo da tarde para responder mensagens curtas, o que me toma 15 minutos no máximo, e no fim do dia volto a checar”, conta ele.

Ricardo Barbosa, diretor executivo da Innovia Training & Consulting, também recomenda esta estratégia, quando for possível. “Não é regra porque, às vezes, o trabalho da pessoa exige que ela cheque as mensagens o tempo todo, mas, quando não for este o caso, o ideal é ter horários para enviar e responder”, diz.

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2 Organize a caixa de entrada e tenha método de resposta

Com o grande volume de mensagens que chegam todos os dias, a palavra de ordem é organização. Investir alguns minutos para criar um sistema de filtro para barrar spans e organizar mensagens em pastas  vai resultar em ganho de tempo lá na frente, segundo Barbosa.

 “Deixar a caixa de entrada vazia e organizar emails, colocando cores naquelas mais urgentes ajuda bastante”, diz Barbosa. Com horários estabelecidos para enviar e responder, ele recomenda desabilitar o anúncio automático de entrada de e-mails. “A cada anúncio de mensagem, o profissional tende a parar o que está fazendo para abrir a caixa de e-mails”, diz.

Abreu recomenda um método cadenciado de resposta. “Para cada três e-mails emergenciais respondidos, responda dois que não sejam tão emergenciais e um que não tenha necessidade imediata”, sugere. Assim, você mantém a velocidade de resposta ao que é urgente e não deixa para trás o que não é tão importante.

3 Comunique a sua equipe sobre a sua nova rotina

Para evitar problemas com colegas de trabalho e membros da sua equipe, Amarante recomenda avisá-los a respeito dos horários que você estabeleceu para se dedicar à leitura, resposta e envio de e-mails. 

“Informar a equipe é importante para que as pessoas se organizem também, porque vão saber que, se enviarem a mensagem em determinado horário, a resposta vai demorar a chegar, então é melhor telefonar”, explica o representante da Dale Carnegie.

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4 Seja objetivo nas mensagens

“O objetivo do e-mail é agilizar a comunicação, e a troca de informações. A partir do momento que isso torna o processo mais lento, não está sendo mais eficaz”, lembra Barbosa. A objetividade é um dos pilares dessa agilidade na comunicação, segundo os especialistas. 

Por isso, quando o assunto for complexo, prefira outros meios. Converse com as pessoas pelo telefone ou marque uma reunião. “As pessoas tendem a deixar para responder por último as mensagens longas”, diz Amarante .

Na opinião de Abreu, as chances de um e-mail longo ser lido são pequenas. “Pesquisas mostram que as pessoas passam o olho ao invés de ler, então a recomendação é simples: o texto tem que ser objetivo e curto”, diz o especialista.

5 Não deixe mensagens sem resposta por mais de 48 horas

Evitar o acúmulo de mensagens é uma importante medida, segundo Amarante. “Assim o profissional não deixa a sua equipe sem resposta”, diz ele. Ao deixar mensagens do “verão passado” esperando resposta, a sensação é de estar sempre correndo contra o tempo. Amarante recomenda que o tempo limite estabelecido para enviar resposta seja de 48 horas.

6 Evite mensagens desnecessárias

Não use o e-mail como um bate papo virtual. Além de encher a sua caixa de entrada com mensagens sem valor, você perde a chance de interagir, de fato, com os colegas de trabalho. “Ao conversar eletronicamente é como se ficasse atrás de um muro e vai criando barreiras”, diz Amarante. 

Um vício que também atrapalha bastante, de acordo com Abreu, é o fato de muitas pessoas utilizarem o e-mail como uma lista de afazeres. “Para se certificar de que determinada tarefa não será esquecida, você manda um e-mail para a sua caixa para alertá-lo, ao invés de manter um caderno e lápis e anotar ali”, diz Abreu.

Não utilize a conta de e-mail corporativo para fins pessoais, recebendo alertas de RSS de assuntos do seu interesse, piadas e fotos de amigos e parentes “Isso começa a interromper o processo de atenção”, lembra Abreu.