São Paulo – Entre pilhas de tarefas e compromissos para serem cortados da lista, é difícil saber o que priorizar. Christian Barbosa, especialista em administração do tempo, afirma que a chave para saber o que é realmente prioritário é diferenciar o que é urgente do que é importante. “Muita gente tem mania de falar que tudo é urgente. Ao final de um dia, acaba perdendo tempo”, afirma.

Andrea Piscitelli, consultora e professora na Fundação Getúlio Vargas (FGV), Fundação Armando Álvares Penteado (FAAP) e Fundação Instituto de Administração (FIA), o ideal é trabalhar sempre com uma agenda bem organizada.

1 Tenha uma visão clara de seus objetivos

Para Andrea, é importante alinhar as metas e objetivos com a gestão de sua área. “De maneira sistêmica, o profissional terá mais autonomia para negociar uma ou outra prioridade que surgir”, explica.

2 Classifique suas tarefas

“Tem muito assunto urgente que é ‘falso’”, afirma Barbosa. Por isso, é preciso se ater às tarefas em que o prazo já expirou ou está prestes para. Aquelas que também são importantes, mas não urgentes, quando realizadas são benéficas não só para você como para outras pessoas, mas podem esperar.

E as circunstanciais são aquelas tarefas que não vão atrapalhar em nenhuma outra.

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3 Faça um cronograma de entrega

“Utilize o cronograma como um guia no trabalho”, diz Andrea. Segundo ela, é necessário que o profissional tenha controle de suas demandas e habilidade de conseguir se gerenciar.

4 Priorize você

Em algumas situações, há tanto trabalho em que almoçar parece perda de tempo. “Mas também é importante priorizar você. Se a pessoa está cansada, produz bem menos”, afirma Barbosa.

Ele aconselha focar na performance e se para isso acontecer é necessário estender o seu intervalo em 20 minutos, peça ao seu chefe.

5 Atualize sua agenda semanalmente

Andrea ensina que toda sexta-feira o profissional deve visualizar tudo que entregou e ainda tem que entregar para evitar surpresas de última hora. Mas não é uma regra, “todo dia é preciso gerenciar sua lista de prioridades. O ideal é saber quanto tempo cada tarefa demanda e programar a partir disso”, diz.