São Paulo - O hábito da procrastinação faz parte da natureza humana. Em sua busca constante por prazer e conforto, nosso cérebro é hábil em criar desculpas para adiar tarefas complexas, intrincadas ou desinteressantes.

Embora universal, essa postura é reforçada por um traço cultural do brasileiro, diz diz Andrea Piscitelli, professora da Faap e especialista no tema.

Tradicionalmente menos preocupados com atrasos, costumamos dar uma importância relativamente menor às pequenas (ou grandes) acomodações de prazos no trabalho.

Assim, dos problemas pessoais às horas extras trabalhadas no dia anterior, tudo vira motivo para se permitir mais alguns minutos de descontração antes de iniciar uma tarefa maçante.

Na visão do professor Alessandro Saade, fundador da iniciativa Empreendedores Compulsivos, a característica má administração do tempo do brasileiro tem ainda um fator agravante: a crise econômica vivida pelo país.

“Diante de tanto desânimo no mercado de trabalho, muita gente acaba ficando melancólica, paralisada e improdutiva, o que por sua vez causa ainda mais insatisfação”, explica ele.

A boa notícia é que é possível vencer o marasmo e o vício de adiar tarefas com algumas táticas simples. Veja a seguir 4 delas:

1. Não comece a trabalhar imediatamente

Sim, isso mesmo: para evitar atrasos, você não precisa ter pressa. De acordo com Piscitelli, é mais estratégico dedicar os primeiros 20 minutos do expediente ao planejamento. “Em vez de começar a trabalhar imediatamente em qualquer coisa, pare para analisar com calma quais são os seus compromissos e tarefas do dia”, orienta a professora da Faap.

Faça então uma lista com as suas prioridades: primeiro o que é urgente e importante; depois o que não é urgente, mas é importante; em seguida, o que não é importante, mas é urgente; e, por último, o que não é urgente nem importante. Quanto mais claro e organizado estiver o seu roteiro para o dia, menor a probabilidade de você “sair dos trilhos”.

Ainda assim, pondera Piscitelli, é importante ter jogo de cintura para flexibilizar a sua agenda diante de eventuais imprevistos - mas só até certo ponto.

2. Procure conectar pequenas tarefas a grandes propósitos

Para Tathiane Deândhela, autora do livro “Faça o tempo trabalhar para você” (Editora Ser Mais, 2016), muitos procrastinadores criam mecanismos inconscientes para atrasar certas atividades porque no fundo não querem executá-las. “Isso ocorre especialmente quando você não enxerga como aquela tarefa agrega valor à sua vida”, explica.

Uma forma eficaz de lidar com isso é visualizar como cada pequena entrega do seu cotidiano se liga aos seus grandes objetivos de carreira. Preencher uma planilha semanal de acompanhamento para o seu chefe pode parecer uma tarefa operacional e pouco importante, mas servirá para mostrar a ele a qualidade do seu trabalho - o que, a médio prazo, poderá se traduzir numa promoção ou num aumento, por exemplo.

Para Deândhela, faz toda a diferença pensar nas razões mais significativas para cada ação do dia a dia. Enquanto não enxergar um sentido profundo nos seus afazeres, você sempre estará suscetível à autossabotagem.

3. Adote um “assistente”

Você já teve a sensação de que precisaria de um secretário pessoal para organizar a sua agenda? Saiba que a sua demanda faz todo o sentido - mas que não necessariamente a ajuda precisa ser humana. Há uma infinidade de sites, aplicativos e dispositivos tecnológicos que foram desenvolvidos especialmente para salvar os procrastinadores.

Saade recomenda duas ferramentas gratuitas. A primeira é o Google Keep, gerenciador de tarefas que possibilita criar, editar e cruzar tarefas. Nele, é possível criar rótulos para cada atividade, como “reunião”, “aula”, “família”, “projeto A”, “projeto B”, além de programar lembretes. A segunda sugestão do professor é a ferramenta Insightly, que permite gerir projetos por meio de pipelines e compartilhar tarefas com outros usuários.

Há, porém, uma ressalva fundamental. Sem clareza sobre as suas prioridades ou motivação para cumprir seus compromissos, dificilmente a tecnologia vai ajudar. “Se você estiver desorganizado, os sons, luzes e notificações constantes dos aplicativos podem até se tornar uma fonte de irritação, e logo você irá abandoná-los”, diz Saade.

4. Crie mecanismos de recompensa

A psicologia comportamental fornece alguns dados interessantes para gerir melhor o tempo. Um deles é a suscetibilidade do nosso comportamento às recompensas.

De acordo com Saade, o autoconhecimento é fundamental para usar esse mecanismo a seu favor. “Você precisa se conhecer bem para saber o que traz prazer e gratificação para você”, explica ele. “Pode ser uma sessão de 10 minutos numa rede social, uma pausa para tomar um café ou ler um livro, por exemplo”.

Definidos os “presentes” que você mais deseja, o passo seguinte é vinculá-los ao cumprimento de cada etapa de trabalho. Se você precisa fazer um relatório, por exemplo, combine consigo mesmo que só levantará para tomar um café assim que concluí-lo. Além de representar uma motivação extra para terminar a sua atividade, a recompensa trará uma sensação de conquista e merecimento, dois ingredientes fundamentais para impulsionar ainda mais a sua produtividade.