Com 45 mil empregados e operações espalhadas por 16 países, a empresa de mineração e logística Companhia Vale do Rio Doce gera uma grande quantidade diária de documentos. Porém, até dois anos atrás, para obter um laudo técnico, um executivo que estivesse na China tinha de esperar até cinco dias para receber o papel pelo malote. Hoje, não demora mais que 10 minutos para acessá-lo de forma digital, pela rede.

A agilidade na consulta é um dos principais benefícios do programa de gestão eletrônica de documentos (GED), no qual a Vale investiu cerca de 8 milhões de reais, entre licenças de software, hardware, desenvolvimento e treinamento. Foram digitalizados aproximadamente 2 milhões de documentos, como relatórios técnicos, mapas, desenhos, fotos aéreas e de satélite, contratos e catálogos. O Programa GED, ligado à gestão do conhecimento, surgiu há dois anos, da necessidade de otimizar processos e agilizar a distribuição de informações dentro da empresa, de acordo com Alexandre Pereira, gerente-geral de projetos de TI da Vale do Rio Doce. "A digitalização do acervo facilitou a disseminação das informações de forma padronizada e com controle de versões", diz Pereira. Ele explica que, antes, cada área tinha seu arquivo técnico, com várias versões. O primeiro passo foi padronizar a gestão dos documentos digitalizados, que passaram a fazer parte de um repositório único de conteúdo eletrônico. Para isso, a Vale adotou a ferramenta Documentum, da EMC, que oferece um conjunto de aplicativos de workflow, controle, pesquisa e classificação de informações. Algumas funções do Documentum precisam ser customizadas para atender necessidades específicas da empresa. Esse trabalho de desenvolvimento vem sendo realizado pela Xerox e pela fábrica de software Kaizen. Uma metodologia de gestão de projetos específica para GED foi criada, com uma métrica para avaliação e remuneração."Esse foi um grande desafio para a equipe de TI, porque não havia um modelo de métricas para projetos GED", diz Pereira.

Hoje, a Vale tem 12 projetos implantados e cerca de 8 mil usuários de GED no mundo, em várias unidades. Só no setor de engenharia, por exemplo, são 4 mil usuários e 800 mil documentos técnicos, entre desenhos, catálogos, manuais, contratos e processos de licitação. "A padronização facilitou a troca de conhecimento entre as unidades", afirma Pereira.

Controles
Alvo de auditorias constantes, as minas precisam ter mapas e toda a documentação à mão para controles de patentes e de produção. Caso contrário, ficam sujeitas a multas e até fechamento."Antes da implantação do GED, chegávamos a parar um departamento inteiro por até 15 dias, só para atender a auditoria", diz Pereira. Agora os documentos estão online. Os fluxos de aprovação de investimentos também são registrados em GED, para facilitar o cumprimento das exigências da Lei Sarbanes-Oxley, já que a Vale tem ações negociadas na Bolsa de Valores de Nova York. "O sistema de gestão de documentos é uma fonte estratégica para a tomada de decisões sobre futuros investimentos", diz Carlos Sana, gestor de projetos de TI da Vale. Ele cita como exemplo a área de pesquisa mineral da empresa. Produtora de minério de ferro, bauxita, cobre, alumínio, potássio, caulim, manganês, ferro-liga e níquel, a Vale está sempre em prospecção novas áreas de exploração. "Uma consulta ao acervo digital de documentos pode orientar a busca de novos minerais economicamente viáveis", diz Sana.

Uma das bases dessa consulta são os relatórios que os gerentes de projetos de pesquisa mineral, no Brasil e no exterior, enviam para a coordenação do departamento, em Minas Gerais."São relatórios ricos em informação para a tomada de decisão", afirma Sana. Atualmente, o repositório eletrônico de documentos sobre pesquisa mineral da companhia conta com cerca de 18 mil relatórios técnicos, além de 25 mil mapas, 15 mil fotos aéreas e 4 mil imagens de radar e de satélite. Segundo Alexandre Pereira, desde que o projeto GED foi implantado, o tempo gasto na busca de documentos nessa área diminuiu 50%.

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p align="left">INFRA-ESTRUTURA DE TI

>SERVIDORES: 3 Sun/RISC
>SISTEMA OPERACIONAL: Sun Solaris 9
>BANCO DE DADOS: Oracle 10g
>FERRAMENTA GED: EMC Documentum
>USUÁRIOS DE GED: 8 mil
>EQUIPE DE TI: 225 profissionais