Nos últimos anos, a legislação que orienta como as empresas devem apresentar seus balanços mudou bastante. O objetivo da mudança foi deixar as demonstrações contábeis dos negócios brasileiros mais próximas dos balanços publicados por negócios de outros países.</p>

Grandes companhias e empresas de capital aberto já tiveram de se adaptar às novas regras — mas os pequenos e médios negócios, mesmo que não sejam obrigados, podem ter vantagens em adotar o novo padrão.

“O novo formato deixa a empresa mais transparente”, diz Cid Pirondi, sócio da Blue Numbers, consultoria especializada em finanças. “O empreendedor pode ter mais facilidade para conseguir empréstimos, negociar com investidores ou comprovar a saúde de seu negócio.” Veja as principais alterações e o que seu contador precisa saber fazer para adotar as novas regras.

1. Ativos que não estão lá

O que muda

A partir de agora, há uma nova categoria na classificação para os bens de uma pequena ou média empresa: os ativos intangíveis. São bens que não podem ter seus valores definidos com precisão — como marcas, patentes de produtos, carteira de clientes, contratos de franquias, pontos comerciais e direitos autorais.

Os ativos intangíveis devem ser listados no balanço separadamente dos ativos tangíveis, que são as máquinas, os imóveis, os estoques e os veículos, por exemplo.

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Qual é a vantagem

Os ativos intangíveis — como uma marca forte, uma carteira recheada de bons clientes, o direito de vender um produto inovador e o melhor ponto comercial de uma avenida — são, muitas vezes, o que há de mais atrativo num negócio para potenciais investidores. Saber exatamente quanto eles valem ajuda o empreendedor no momento de negociar um preço justo para seu negócio.

O que o contador  precisa saber

Possivelmente, uma das maiores dificuldades que os contadores vão enfrentar para se adequar às novas regras será lidar com o cálculo do valor dos bens intangíveis. Nesse caso, a empresa deverá fornecer ao contador todo tipo de informação que o ajude nessa tarefa.

O primeiro passo é identificar os recursos que foram empregados na criação desses bens. Por exemplo, o valor do registro de uma patente pode começar a ser calculado com base em quanto foi gasto com a folha de pagamentos dos funcionários que se envolveram em sua pesquisa — desde os desenvolvedores do produto até o valor pago a advogados para providenciar o registro da marca.

Em outros casos, a metodologia pode ser diferente. No caso de uma carteira de clientes, um caminho possível é estimar quanto todos os clientes juntos podem gerar de receitas em determinado prazo, de acordo com o histórico de pedidos. “Os empreendedores precisam ficar atentos ao risco de o contador supervalorizar ou subestimar o valor de um ativo intangível”, diz Pirondi, da Blue Numbers. “Poucos profissionais têm experiência com esse tipo de cálculo.” Por isso, é recomendável que, nos primeiros meses, o empreendedor acompanhe o trabalho do profissional.

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2. Dois balanços, duas medidas

O que muda

Empresas que recolhem impostos com base no lucro real terão de preparar dois balanços diferentes em vez de apenas um, como antes. Um deles é o que deve ser enviado à Receita Federal — o balanço tributário, mais simples —, que será usado para o cálculo do imposto de renda, do PIS e da Cofins. O outro — o balanço contábil, mais detalhado — é o que será utilizado internamente, para registrar o patrimônio e permitir aos sócios acompanhar o crescimento da empresa.

Qual é a vantagem

Ao elaborar um balanço mais detalhado para uso interno, os empreendedores poderão ter uma noção muito mais clara do valor que suas empresas realmente têm. Isso porque o documento precisa detalhar o valor de ativos que antes não eram necessariamente incluídos nas demonstrações financeiras e patrimoniais, como os estoques e quanto o patrimônio da empresa perde de valor a cada ano com a depreciação de bens que antes eram menosprezados pelos contadores, como mesas, cadeiras e computadores.

O que o contador precisa saber

Tradicionalmente, os balanços eram atualizados uma vez por ano, antes da data de enviá-los à Receita Federal. As novas regras não alteram a periodicidade com que os balanços devem ser refeitos — mas manter o regime anual pode eliminar alguns dos benefícios que as mudanças podem proporcionar, como a possibilidade de saber o valor real do negócio. Para os especialistas, o ideal é que o balanço contábil — que será utilizado internamente — seja atualizado pelo responsável pela contabilidade uma vez por mês.

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3. Cada item do estoque

O que muda

Antes, para detalhar no balanço o valor de produtos mantidos no estoque, bastava tirar uma média dos preços dos itens estocados. Numa adega, por exemplo, calculava-se primeiro o preço médio dos vinhos. Depois, esse valor era multiplicado pela quantidade de garrafas armazenadas. Agora, será preciso considerar o valor de cada um dos produtos que estão no estoque e somá-los. 

Qual é a vantagem

Manter os estoques bem administrados é um grande desafio para qualquer empresa — em muitos casos, porque é difícil saber ao certo qual o tamanho do desperdício quando o estoque é mal administrado. Saber quanto, de fato, valem os produtos armazenados ajuda a calcular se o custo de mantê-los estocados está corroendo a rentabilidade do negócio ou não. Além disso, pequenas e médias empresas que seguirem a recomendação de atualizar os balanços mensalmente poderão ter uma ideia melhor de como está a movimentação dos estoques.

O que o contador precisa saber

As novas regras contábeis determinam uma metodologia particular para calcular quanto vale cada produto em estoque. O cálculo é feito em duas etapas. Primeiro, é preciso somar os custos de cada item armazenado. Depois, deve-se somar o lucro que a empresa teria caso vendesse cada unidade. Os resultados devem ser comparados — o menor deles é o valor do estoque. No balanço, é preciso indicar qual parâmetro foi utilizado — os custos ou as margens.

“É um método muito mais preciso do que utilizar uma média, como era feito antes”, diz a contadora Glória Cunha, do escritório de contabilidade Domingues & Pinho. Também é preciso listar no balanço o valor do estoque de matéria-prima. Nesse caso, a conta é mais simples. Basta somar o custo dos itens armazenados e lançar o total no balanço.

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4. Tudo bem explicadinho

O que muda 

Uma prática que já era comum nos balanços de grandes empresas, as notas explicativas, agora se torna obrigatória também nos balanços das empresas. As notas inserem informações que explicam as causas de determinados resultados — bons ou ruins — e apontam tendências para os próximos anos. 

              Qual é a vantagem 

Os balanços deixam de ser um emaranhado de números para mostrar claramente o que acontece com a empresa. Isso é especialmente interessante quando um empreendedor está em busca de recursos para seu negócio e vai bater na porta de investidores. Também fica mais fácil fazer com que analistas de bancos e agências de fomento entendam a realidade do negócio na hora que o dono da empresa estiver em busca de crédito.

O que o contador precisa saber

Numa empresa, o contador vai precisar conversar muito mais com o empreendedor e com seus funcionários para destrinchar os números e as informações do negócio. Com isso, ele poderá entender tudo o que está por trás dos resultados da empresa e que precisará ser explicado com mais detalhes nas notas do balanço.

Também é importante que o profissional da área de contabilidade compreenda melhor as características do mercado em que o negócio está inserido. Sem esse esforço, será difícil identificar quais informações são realmente importantes e precisam ser detalhadas — como o risco de que um cliente com histórico de inadimplência (ou que esteja apenas passando por um mau momento financeiro) não pague integralmente o valor previsto num contrato, o que pode reduzir a expectativa de receitas do negócio.

“As novas regras devem aproximar muito os contadores das empresas para as quais eles trabalham”, afirma Glória, do Domingues & Pinho. “Por isso, os empreendedores devem encarar com muita desconfiança contadores que não os procurarem assim que começarem a lidar com as alterações no balanço.”