Cuidado! Seu estoque pode acabar com a sua empresa

O que fazer quando descubro que tenho estoque demais no meu negócio?
Escrito por Arnaldo Vhieira, especialista em estratégia de negócios

Recordo que, em uma viagem de férias, parei em um pequeno comércio de cidade do interior da Bahia para tomar um refrigerante e descansar após dirigir quilômetros sob um sol de verão. Nunca esquecerei a simplicidade do dono do estabelecimento, que foi me mostrar orgulhoso seu estoque , e enfatizou seus investimentos para garantir a “vida” de sua pequena empresa.

Ao entrar, tive uma surpresa: a quantidade de mercadoria era muito maior do que o fluxo de venda aparente do pequeno comércio. Logo, perguntei sobre isso e também sobre a quantidade de produtos descartados devido à baixa saída comercial. O semblante daquele humilde homem mudou e sua expressão demonstrou preocupação com os descartes de mercadorias e com os relatos de eventuais prejuízos.

A partir dessa história, retomo a afirmação de que a logística pode ser uma “santa ajuda” e uma estratégia para a integração dos processos de toda a cadeia produtiva. Se bem planejada, a logística ajuda no aumento da lucratividade dos negócios, principalmente as pequenas empresas. Não podemos esquecer que o mundo dos negócios é incerto, sendo necessário um olhar contínuo com foco para o estoque.

O descuido do estoque pode trazer consequências negativas para qualquer empresa. Os processos produtivos são integrados, sendo a área comercial e de marketing responsáveis por aumentar as vendas; a área de logística pela redução de custos para aumentar os lucros; e, para que isso ocorra, é necessária uma administração que atenda tanto a produção (materiais) quanto a entrega de produtos acabados ao cliente final.

Administrar bem o estoque é garantir que as informações sejam exatas sobre todos os itens e seus valores (monetários) para prevenir possíveis incertezas de demandas. Para tanto, uma ação faz-se necessária: a organização tem que ser precisa e com fluxos que facilitam

tanto a entrada e a armazenagem de novos materiais como a saída de produtos acabados para atender os clientes.

Agora, a partir desse olhar interno, quando descubro que tenho estoque demais, o que devo fazer?

Retomo a conversa com seu Roberto (o pequeno empreendedor da Bahia), que ouviu com atenção as minhas sugestões:

1) Faça uma categorização dos produtos, caracterize-os em níveis de entradas e/ou saídas e seus respectivos volumes;

2) Crie uma estimativa financeira de valores monetários para cada item a fim de descobrir qual é o valor do estoque atual;

3) Evite a perda de vendas, garanta uma assertividade no nível de serviços, busque aumentar o tíquete médio de vendas, a partir de pequenas ações de marketing e promoção;

4) Crie ferramentas de controle de estoque (entrada e saída) a partir de uma base de dados (pode ser um planilha em Excel) para efetivar o processo de compra e reposição de novos materiais.

Com essas simples dicas o Seu Roberto entendeu que nos dias atuais um estoque volumoso não é sinônimo de capital investido e sim de dinheiro parado, visto que as necessidades dos clientes mudam e a diversidade de produtos é ofertada de maneira cíclica. É necessário criar uma parceria com seus fornecedores para prever possíveis demandas de compras. Administrar estoque é entender a necessidade de equilíbrio entre fornecedor e cliente, sendo o empreendedor um mediador desse processo.

Inicie imediatamente um inventário do seu estoque a partir da máxima de “nem mais, nem menos, apenas o ideal”.

Arnaldo Vhieira é coordenador do curso de logística da FMU.

2. Para quem quer anotar tudo que vê pela frente: Evernote

2 /12(Reprodução/YouTube/Evernote)

3. Para quem que quer organizar projetos de forma atraente: Trello

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4. Para quem quer se comunicar de forma mais efetiva: Slack

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O Slack é uma ferramenta que pretende acabar com seu e-mail. Lançado no ano passado, ele permite trocar mensagens e arquivos, que podem ser organizados por "canais". É possível falar em grupos com toda a empresa ou em grupos privados, além de mandar mensagens diretamente para apenas um participante. Além de poder usar o Slack no desktop, o empreendedor também pode baixar os aplicativos para Android, iOS e Windows Phone. Há tanto uma versão gratuita quanto duas pagas, chamadas "Standard" e "Plus". No começo de 2016, outro plano será lançado, chamado "Enterprise".

5. Para quem precisa fazer uma reunião rápida: Appear.in

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Há muitos serviços para realizar chamadas de voz e de vídeo. Porém, o diferencial do Appear.in é que não é preciso realizar um cadastro: como o próprio nome diz, é só acessar o site e entrar na sala de reunião que você deseja (ou criar uma nova sala, caso seja você o anfitrião da conversa). A partir da inauguração dessa sala, um link pode ser compartilhado com todos que forem participar. Também é possível criar salas privadas, nas quais é preciso inserir uma senha de acesso. Até oito pessoas podem integrar a reunião. A ferramenta é gratuita e está disponível no computador e em smartphones com Android e iOS.

6. Para quem quer gerir bem sua empresa: ContaAzul

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O ContaAzul é um software de gestão para micro e pequenas empresas bem conhecido, que inclui funções como controle financeiro, de vendas e de estoques. A ferramenta recebeu um aporte em fevereiro deste ano. O serviço permite fazer controles financeiros e de estoque, integrar a conta bancária e importar informações, emitir boletos e notas fiscais eletrônicas, enviar recibos, proposta e contratos e ver relatórios do seu negócio. Os planos variam de 29 reais a 299 reais por mês, dependendo da escala da empresa. O aplicativo está disponível para o sistema iOS. O aplicativo para Android está indisponível no momento. Leia mais sobre o ContaAzul.

7. Para quem precisa olhar bem para as vendas: Agendor

7 /12(Reprodução/Agendor)

Para quem está estressado com a área de vendas, o Agendor pode ser uma boa solução. A ferramenta é um CRM, ou seja, um sistema que gerencia o relacionamento com os clientes, e opera de forma totalmente online. Por meio dele, é possível que o empreendedor tenha o histórico dos seus consumidores, analise o resultado comercial e possa ver o desempenho dos seus funcionários nas negociações, por exemplo. A ferramenta está disponível tanto no computador quanto em aplicativos para smartphones com Android e iOS. São três planos, que variam pelo número de funcionários na empresa: Básico, Ideal e Agendor.

8. Para quem busca ter um negócio regularizado: Contabillizei

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O Contabilizei é direcionado para os empreendedores que buscam cumprir obrigações legais e financeiras da sua empresa, mas por preços reduzidos. O serviço de contabilidade online permite importar e exportar notas fiscais e também gerar e pagar guias de imposto. Assim, a ideia é que o empreendedor consiga estar regularizado com a Receita Federal e com a Prefeitura com menos esforço. É possível simular a mensalidade que sua empresa pagará pelo próprio site em que o serviço pode ser acessado.

9. Para quem é MEI e quer simplificar a rotina: Qipu

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O Qipu é uma ferramenta feita especialmente para o microempreendedor individual. Resultado de uma parceria entre o Sebrae e o Buscapé, ele propõe não apenas acabar com a inadimplência, mas também permitir que os MEIs tenham condições de gerir seu negócio próprio. A ferramenta ajuda a controlar pelo celular ou pela versão web as obrigações das microempresas, mandando alertas sobre contribuições fiscais, arrecadação do microempreendedor ou os benefícios a que ele tem direito. O aplicativo é gratuito e está disponível para Android, iOS e Windows Phone, além da versão web. Leia mais sobre o Qipu.

10. Para quem quer acompanhar os projetos de cada funcionário: Asana

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O Asana serve para o empreendedor que precisa organizar as atividades que acontecem na sua empresa de forma simples. Na ferramenta, diferentes projetos podem ter suas tarefas distribuídas para cada um dos membros adicionados. Cada uma dessas tarefas também pode ser organizada por data de entrega, e cada uma tem sua caixa de mensagens particular. Na mesma interface, o calendário mostra um planejamento diário e permite definir metas por período. Além de poder ser usado no computador, o Asana tem um aplicativo para Android e iOS.

11. Para quem quer ser mais criativo: Coffitivity

11 /12(Reprodução/blog.coffitivity.com)

Às vezes, um pouquinho de distração pode ser a chave para ter uma ideia genial ou encontrar a solução de um problema dentro da sua empresa. Foi com essa proposta, comprovada por um estudo da Universidade de Chicago, que surgiu o Coffitivity. O site simula os barulhos presentes em uma cafeteria, o que faria com que a criatividade pudesse aflorar. O empreendedor pode ter essa experiência enquanto usa o computador ou enquanto anda por aí com o celular, com os aplicativos para Android e iOS.

12. Veja agora negócios que só precisam de um computador:

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20 franquias para quem deseja trabalhar pelo computador