Como evitar problemas na hora de contratar um funcionário

Uma das partes mais desafiadoras da contratação e da relação de emprego é a parte legal, trabalhista e previdenciária. Veja como fazer isso direito:

Contratação: nem sempre é fácil evitar problemas legais na contratação de um funcionário (Thinkstock)

Da Redação

Publicado em 13 de janeiro de 2016 às 11h32.

Como evitar problemas legais ao contratar um funcionário
Escrito por Andrea Lo Buio Copola, especialista em gestão trabalhista e previdenciária

Atualmente, contratar um funcionário vai muito além de buscar e reter talentos. Uma das partes mais desafiadoras da contratação e da relação de emprego é a parte legal, trabalhista e previdenciária.

Nem sempre é fácil evitar problemas legais na contratação de um funcionário, uma vez que a legislação trabalhista e previdenciária brasileira é muito burocrática.

Devido ao alto custo tributário e dos elevados encargos na contratação de um funcionário, muitas empresas optam pela contratação de prestadores de serviços, os chamados “PJ”. Em alguns casos, eles nada mais são que empregados que constituem uma empresa (Pessoa Jurídica) e passam a perceber suas remunerações por meio de emissão de notas fiscais, ou seja, à margem das regras estabelecidas pela Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT) e da legislação previdenciária.

É importante destacar que esse tipo de contratação gera inúmeros riscos à empresa, pois muitas vezes as empresas não se atentam as características que evidenciam o vínculo empregatício, ou seja, a equiparação deste prestador a um empregado. Listamos abaixo, algumas questões que auxiliam na identificação de que o seu prestador de serviços pode se equiparar a empregado:

- O seu prestador de serviços possui outros clientes?

- O seu prestador de serviços recebe remuneração apenas da sua empresa?

- O seu prestador de serviços possui horário de trabalho definido?

- O seu prestador de serviços encontra-se nas apólices dos benefícios da sua empresa?

- O seu prestador de serviços possui e-mail da sua empresa?

- O seu prestador de serviços possui crachá e cartão de visita da sua empresa?

- O seu prestador é subordinado diretamente a alguém da sua empresa?

- A emissão das notas fiscais do prestador de serviços é sequencial?

- Existe contrato de prestação de serviços firmado entre as partes com cláusula que estabeleça exclusividade na prestação de serviços?

- O seu prestador comparece todos os dias na sua empresa?

Se o seu prestador tiver algum dos itens acima, sua empresa já está exposta a riscos. Mas cuidado: a lista acima não é exaustiva, ou seja, existem outros diversos pontos que devem ser observados.

Portanto, para evitar problemas legais na contratação, a empresa deve sempre contratar no modelo da CLT, devendo solicitar e/ou emitir os seguintes documentos:

- Carteira de trabalho e previdência social – CTPS, que deverá ser entregue ao empregador para as devidas anotações e deverá ser devolvida ao empregado em 48 horas;

- Certificado militar;

- Certidão de casamento;

- Certidão de nascimento;

- Comprovante de endereço;

- Certificado de escolaridade;

- RG; CPF, CNH, PIS;

- Declaração de dependentes para fins de imposto de renda;

- Exame admissional;

- Contrato de trabalho;

- Declaração de opção e/ou não opção ao vale transporte; e

- Autorização de descontos extralegais, tais como refeição, farmácia, assistência médica, etc.

Cumprindo todos estes requisitos, a empresa estará evitando problemas na contratação de empregados. Mas lembre-se: a relação de trabalho é muito mais extensa e sugestiva a passivos durante o período laboral.

Andrea Lo Buio Copola é Gerente da PP&C Auditores Independentes.

1. Leitura em dia
1/12 (Thinkstock)
São Paulo - Quem é empreendedor sempre precisa buscar novas fontes de informação. Isso é especialmente verdade no caso dos empreendedores iniciantes, que não possuem a experiência como aliada na hora de administrar o negócio próprio. Para quem gosta de aprender por meio da leitura, separamos livros essenciais para todo dono de empresa. As obras ensinam, por exemplo, a montar um bom plano de negócios, definir o diferencial do negócio, testar a ideia e fazer mais com menos. As indicações são de Bento Costa, coordenador do MBA Marketing e Varejo no Ibmec/DF; Marcelo Lage, do movimento Startify; e Solange Machado, docente da Business School São Paulo (BSP). Navegue pelos slides acima e atualize sua lista de leituras para 2016!

2. Para quem quer se descobrir
2/12 (Divulgação)
O "Guia essencial para novos empreendedores" é uma série de quatro volumes elaborada pelo Sebrae de Minas Gerais (na reprodução acima, está o primeiro deles). Segundo Lage, o livro é indicado para quem quer definir e construir seus próprios valores e interesses, com o objetivo de encontrar oportunidades de negócio. Um grande diferencial da série, diz o especialista, é sua linguagem: os livros contêm uma linguagem nova, com muitas referências ao universo pop. Há também uma série de exercícios práticos, para o empreendedor que gosta de aprender por exemplos. "Guia essencial para novos empreendedores"
Autor: Sebrae/MG
Editora: o e-book está disponível gratuitamente no próprio site do Sebrae

3. Para quem quer ser empreendedor (mas ainda é funcionário)
3/12 (Divulgação)
Muitas pessoas gostariam de ser empreendedoras, mas não querem ou não podem abandonar sua condição de funcionário. Porém, mesmo dentro de uma corporação é possível desenvolver comportamentos empreendedores. É o que afirma o livro "Empreendedorismo Corporativo", de José Dornelas. O livro é uma boa pedida para os que são atraídos pelo mundo do negócio próprio, mas ainda precisam conseguir coragem (e recursos) para abrir sua própria empresa. "Muitos funcionários se veem apenas como empregados. Porém, as corporações precisam de empreendedores, daqueles que melhoram produtos e processos, indo além da obrigação", diz Costa. "Você pode ser um empreendedor dentro de uma empresa, apesar das amarras." "Empreendedorismo Corporativo"
Autor: José Dornelas
Editora: LTC

4. Para quem quer aprender a montar um negócio
4/12 (Divulgação)
O livro "Bota Pra Fazer",da Endeavor, é um roteiro de como criar um negócio, apresentando o bê-a-bá do empreendedorismo, afirma Solange. "Ele é cheio de explicações, ferramentas e formulários. Para quem está montando um negócio e nunca pôde trabalhar com gestão, o livro ajuda nesse começo de estruturação do negócio. Esse é o lado duro do negócio, mas sem ele você não monta nada." "Bota Pra Fazer - Crie Seu Negócio de Alto Impacto"
Autor: Endeavor
Editora: Publit/Endeavor/Kauffman

5. Para quem não sabe projetar as principais áreas da empresa
5/12 (Divulgação)
Quem pensa em montar um negócio precisa conhecer o canvas, uma famosa metodologia usada para estruturar modelos de negócios. Por meio da tabela proposta no canvas, o empreendedor responde perguntas básicas para montar sua empresa, explica Solange. No fim, espera-se que o empreendedor iniciante saiba projetar e implementar sistematicamente um novo plano de negócio - ou renovar um antigo. "Business Model Generation - Inovação em Modelos de Negócios"
Autor: Alexander Osterwalder
Editora no Brasil: Alta Books

6. Para quem quer refinar o plano já montado
6/12 (Divulgação)
Agora que você já sabe o que é um modelo de negócio no formato canvas, responda: essa metodologia pode substituir o plano de negócios comum? O livro "Plano de negócios com o modelo canvas" mostra que não: na verdade, os dois modelos devem se combinar na hora de mostrar qual sua ideia de negócio. Esse é um livro essencial para os empreendedores de primeira viagem porque mostra as competências e deficiências dos modelos. "O canvas, por exemplo, é importante na hora de ser criativo e de gerir, mas sua análise financeira é limitada", explica Costa. O ideal para um empreendedor, portanto, é saber combinar planejamentos na hora de delinear sua empresa. "Plano de negócios com o modelo canvas: guia prático de avaliação de ideias de negócio a partir de exemplos"
Autor: José Dornelas
Editora: LTC

7. Para quem ainda não sabe explicar o diferencial do seu negócio
7/12 (Divulgação)
Depois de elaborar seu plano de negócios, é hora de falar com seu público-alvo. Todo negócio atrai consumidores por meio de uma "proposta de valor": ou seja, oferecendo a solução para algum problema que o cliente possa ter, com um bom custo-benefício. Neste livro, Osterwalder monta uma metodologia para identificar qual é essa proposta de valor. "Sem identificar essa proposta, você não consegue encarar seu consumidor. É preciso tê-la clara para poder ir à campo e testá-la", diz Solange. "Value Proposition Design - Como Construir Propostas de Valor Inovadoras"
Autor: Alexander Osterwalder
Editora no Brasil: HSM Editora

8. Para quem quer fazer diferente
8/12 (Divulgação)
"Confiança criativa" é um livro escrito pelos autores David e Tom Kelley. A proposta do livro é libertar a inventividade que existe em cada pessoa, provocando empreendedores a saírem do lugar comum e criarem um diferencial para seus negócios. "Esse livro ajuda a testar situações diversas, algo importante para quem está começando. Ele ajuda esse empreendedor a se sentir mais tranquilo e confiante em testar coisas diferentes", diz Lage. "Confiança criativa"
Autor: David e Tom Kelley
Editora no Brasil: HSM Editora

9. Para quem quer fazer mais com menos
9/12 (Divulgação)
Eric Ries teve uma abordagem inovadora para desenvolver e lançar produtos: a ideia é obter sucesso, mas sem desperdiçar nem tempo nem recursos. Um dos pontos principais da obra "Lean Startup", afirma Solange, está na "cocriação". Se sua ideia de negócio não é valorizada pelos consumidores na fase de testes, é preciso reconstruir o projeto junto com esses clientes. A ideia é obter um produto ou serviço alinhado com os interesses do seu público-alvo (sem muitos rodeios). "Lean Startup" ("A Startup Enxuta")
Autor: Eric Ries
Editora no Brasil: Leya Brasil

10. Para quem quer aprender a vender o peixe
10/12 (Divulgação)
Vender não é uma tarefa endereçada apenas a quem trabalha no comércio. Qualquer que seja sua profissão, você terá de se relacionar com os outros e convencê-los a adotarem suas ideias. No caso de um empreendedor que está começando, um grande desafio é saber oferecer seu produto e ouvir seus clientes sobre possíveis alterações, diz Lage. "Esse livro nos ajuda a entender que vender é algo natural e que não precisa ser um procedimento invasivo. O processo de venda é saber convencer a pessoa a partir do problema que ela tem, e não ser um chato". "Saber vender é da natureza humana: surpreenda-se com o seu poder de convencer os outros"
Autor: Daniel H. Pink
Editora no Brasil: Leya

11. Para quem busca inspiração
11/12 (Divulgação)
Todo empreendedor deve conhecer os nomes Jorge Paulo Lemann, Marcel Telles e Beto Sicupira. No portfólio, eles colecionam empresas como Ambev, Budweiser, Burger King e Heinz. O estilo de gestão do grupo dos empreendedores, chamado 3G Capital, é de meritocracia e busca incessante por eficiência e controle de custos. A obra conta os bastidores dessa história de empreendedorismo e é um exemplo de como sonhar grande pode valer a pena. Veja também algumas frases de Lemann endereçadas especialmente aos empreendedores. "Sonho Grande"
Autora: Cristiane Correa
Editora: Primeira Pessoa

12. Veja, agora, frases que acenderão o sonho de abrir um negócio:
12/12 (Thinkstock)
25 frases de empreendedores para começar o ano inspirado