7 documentos que sua empresa deve ter sempre em dia

São Paulo - A burocracia para abrir um negócio exige que o empresário esteja atento a uma série de detalhes, documentos, registros e taxas. Porém, depois de consolidada a empresa, ainda é preciso ficar de olho em diversas papeladas.

Como destaca a consultora jurídica do Sebrae-SP, Sandra Fiorentini, há documentos que precisam estar à disposição da fiscalização. “Caso o empreendimento não esteja com tudo em dia, pode ser autuado e correr o risco de receber uma multa ou até ter a empresa fechada”.

De acordo com o professor de Administração da ESPM Adriano Gomes, alguns desses dados são específicos ao ramo de atuação da empresa. “Depende do setor ao qual a empresa está ligada. Aquelas relacionadas a cosméticos, por exemplo, precisarão de licenças especiais na Anvisa. Dependendo do tipo de mercadoria a ser comercializada, é necessária uma autorização do Exército e das Polícias Federal e Civil.”

Veja quais são os documentos que não podem faltar a todo negócio, desde licenças de funcionamento até documentos contábeis e fiscais.

1. Alvará

É a autorização que toda empresa tem para funcionar e obedece a critérios municipais. “Para conseguir a autorização, é preciso verificar se o local do imóvel está regularizado, se há o habite-se, se as planta está regularizada junto à prefeitura, se a lei de zoneamento permite determinada atividade naquela região”, esclarece Sandra.

O alvará deve ser renovado periodicamente, o que também varia em cada cidade – em algumas o prazo é de 1 ano, em outras, de 2 anos. Isso é resolvido junto à cada prefeitura. “Sem o documento, a empresa pode ser fechada a qualquer momento."

2. CNPJ

O Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica é essencial e funciona como um RG da empresa. “Sem ele não é possível fazer nada, nem mesmo emitir nota fiscal. Além disso, a falta deste documento dificulta a compra e venda com outras empresas”, explica a consultora. Qualquer débito em aberto junto à Receita Federal, como a ausência de Imposto de Renda de Pessoa Jurídica, pode levar à suspensão ou restrição do CNPJ.

---

Para saber se a sua empresa tem irregularidades, consulte o site do órgão federal. Lá também há a possibilidade de realizar pagamentos, parcelar tributos ou imprimir certidões negativas de débito.

3. Inscrição estadual e municipal

Toda empresa de comércio ou indústria precisa ter um cadastro junto à Secretaria de Fazenda do seu estado. No caso das prestadoras de serviço, este registro deve ser feito pelo município. Os motivos que levam a restrições nesta documentação são semelhantes aos do CNPJ, porém, na esfera estadual e municipal. “Basta fazer uma consulta no site da secretaria local e verificar como está a situação da indústria ou comércio. Caso haja irregularidades, basta procurar o órgão para verificar como sanar o problema”, destaca a consultora do Sebrae/SP.

4. Relação Anual de Informações Sociais

A Rais, ou Relação Anual de Informações Sociais, diz respeito à contratação de pessoas e controla as atividades trabalhistas no país. A entrega do documento é obrigatória todo ano, mesmo que não haja contratações. A única excessão são empreendedores individuais, que estão dispensados da entrega.

A relação pode ser enviada pela internet, no site do Ministério do Trabalho e Emprego. Em caso de ausência, a empresa é multada. A taxa é calculada pelos dias de atraso, levando em consideração a quantidade de empregados omitidos – até 30 dias, o valor por empregado é de 4,47 reais, e aumenta conforme o tempo. 

---

5. Cadastro Geral de Empregados e Desempregados

O Caged, ou Cadastro Geral de Empregados e Desempregados, é a forma pela qual o Ministério do Trabalho controla quem foi demitido e admitido. No site do órgão é possível preencher o formulário. Em caso de não entregar o documento, o empresário precisa justificar e também está sujeito a uma multa.

6. Livros

Toda empresa deve manter documentos que registram as atividades contábeis no local. São os livros diário, razão, entradas e saídas. Como explica o professor da ESPM, no primeiro devem constar todas as movimentações dentro da empresa, como compras, vendas, pagamentos e recebimentos. O livro razão enumera por tipo de pagamento (banco, caixas ou fornecedores) as movimentações. Entradas e saídas dizem respeito às compras de estoque e vendas de produtos realizadas. “Esses balanços são normalmente cedidos à fiscalizações e não podem se contradizer”, diz Gomes.

7. Guias

Também deve estar na mão a Guia de Recolhimento do FGTS (Gefip). Ela deve ser entregue mensalmente e pode ser preenchida no site da Receita Federal. Basta informar os dados da empresa e dos trabalhadores, os fatos geradores de contribuições previdenciárias e os valores devidos ao INSS, bem como as remunerações dos trabalhadores. Outro documento importante é a Guia da Previdência, que comprova o pagamento anual da Contribuição Sindical Patronal e  também deve estar sempre em dia.