São Paulo – No horário marcado, todos se dirigem para a sala de reunião da empresa com suas pastas debaixo do braço e laptops a tira colo. Tomam seus lugares, fazem um breve silêncio, mas antes de começarem a reunião de fato, alguém puxa um assunto sobre algo que tenha visto no caminho. Um assunto sem importância, que acaba levando a outro sobre o final de semana e gostos musicais até que, de repente todos têm palpites a dar sobre melhores seriados e filmes, dicas de culinária, tarô ou qualquer outro assunto que nada tem a ver com o motivo de estarem ali.

E por que é que eles estavam ali mesmo?

Pois é, mesmo que o objetivo das reuniões corporativas muitas vezes não seja claro e tampouco resolvido, a estimativa é que as empresas gastam aproximados 500 mil reais para cada 100 funcionários que desperdiçam tempo em encontros improdutivos. Nos Estados Unidos, onde 11 milhões de reuniões de negócios por dia, uma pesquisa recente da Forbes mostrou que 80% dos executivos estão insatisfeitos com as reuniões que nada resolvem.

“Os líderes de hoje fazem muitas reuniões, porque é uma maneira deles dividirem a responsabilidade das decisões com sua equipe e até de parecerem mais abertos a ideias, mesmo que no fundo para alguns, sempre a sua palavra final é a que prevaleça”, diz Christian Barbosa, um dos principais especialistas em gestão do tempo no país.

Na opinião de Barbosa, seja lá por qual motivo, uma reunião eficiente de verdade, daquelas que ninguém sai achando que perdeu o mínimo de tempo, teria de ser orquestrada pelo líder com base nos seguintes passos:

Objetivos claros

Só marque reuniões se tiver claro em mente o que deve ser discutido e o que você pretende levar daquele encontro. Também deixe os objetivos bem claros aos demais participantes, se possível por meio de uma pauta enviada previamente.

As pautas estabelecidas serão usadas como um fio condutor durante a reunião, para que ninguém se perca nos assuntos e para que fique claro o que todos devem resolver ali.

Pessoas essenciais

Convocar todas as pessoas envolvidas em um determinado processo, além de seus pares diretos e outros executivos que talvez possam contribuir... quem sabe... sei lá... de repente... é errado. “Quanto menos gente melhor, pois é menor a chance de distração e mais decisões diretas serão tomadas”, diz, Christian.

De acordo com o consultor, três perguntas básicas devem ser feitas pelo líder antes de escolher quem estará na sala de reunião: esse profissional vai decidir alguma ação? Ele vai executar alguma ação que será decidida? Ele me serve como consultor dentro do projeto? Se não, não há motivo para convocá-lo.

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Tempo estabelecido

Boas decisões, quando todos estão inteirados e focados no assunto a ser discutido, levam em torno de 30 minutos. “Se assuntos paralelos, comentários e outras dispersões ficarem de fora da sala, o tempo estimado para a condução é esse”, diz Barbosa. Claro que não dá para seguir essa regra à risca, se houver diversos assuntos a serem tratados ou até se cada um deles for muito delicado. “Ainda assim, duas horas é o tempo máximo necessário para se decidir alguma coisa”, afirma o consultor.

Deixe um relógio grande no centro da mesa, bem visível. Assim, você e todos estarão mais conscientes do controle do tempo. Se possível, estabeleça uma meta e compartilhe com os demais.

Fique de pé

A maneira que o líder irá conduzir os encontros é essencial para que ele seja mais (ou menos) eficiente. Christian defende a ideia de que fazer essa condução de pé é melhor para visualizar os participantes de maneira mais direta, direcionar as ideias a serem discutidas com mais facilidade, além de ajudar a controlar melhor o tempo.

Anote tudo

Peça para que alguém faça uma ata, com horário e data, com tudo que foi discutido e resolvido ou não durante a conversa com o intuito de controlar a evolução dos assuntos a cada encontro. As tarefas e metas estabelecidas aos participantes também não podem ser esquecidas. Na próxima reunião, com a ata em mãos, ninguém mais precisará ser lembrado do que já foi discutido ou do status dos desafios já partilhados por todos.

O tempo gasto nos processos de decisão também podem ser controlados com ajuda do documento.

Avalie o processo

Após a reunião, pergunte individualmente aos participantes o que eles acharam do encontro e se há sugestões para tornar o modelo mais ágil. A opinião deles é importante para que você entenda o quanto as pausas para discussões tomam o tempo efetivo deles no trabalho e podem interferir em seus desempenhos.

Escolha o formato

Antigamente, as pessoas preferiam se reunir pessoalmente por acharem que essa era uma maneira de manterem contato visual, facilitar certas negociações e tomadas de decisão. Hoje em dia, em meio a agendas caóticas e rapidez na troca de informações, aliado ao trânsito caótico das grandes capitais, esse hábito não pode ser mais um capricho.

“Depois de cuidar desses itens todos, o líder tem de se perguntar se realmente precisa da presença física da equipe ou não. Se um encontro virtual resolver as questões, o tempo de todos agradece”, diz Christian.