São Paulo – Praticamente todo mundo já quis um dia com mais de 24 horas para conseguir cumprir tarefas.  Na rotina de um presidente de empresa, cujas decisões envolvem bilhões em recursos e mobilizam milhares de funcionários, não há espaço para esse tipo de sentimento.

Para eles, saber administrar o tempo da melhor forma possível é essencial e decisivo. EXAME.com reuniu as estratégias usadas por oito executivos para conseguir fazer todos os compromissos corporativos caberem na agenda. Veja nas fotos.

Leonardo Tristão, diretor do Facebook Brasil define a si mesmo como uma pessoa "conectada, tanto para os negócios quanto para o lazer". Por isso, seus maiores aliados para aproveitar melhor o tempo são a internet e os aplicativos de mensagens instantâneas.

 "No trabalho, recorro a grupos ou listas como forma de conexão imediata aos profissionais que preciso entrar em contato para as tarefas do dia a dia". Ele conta que usa essa estratégia até mesmo na plataforma do Facebook. O executivo também utiliza o WhatsApp e o Facebook Messenger para "otimizar a comunicação". 

É no fim de semana que a presidente da Blue Tree Hotels, Chieko Aoki, organiza sua agenda. Ela aproveita os dois dias para estudar os assuntos das reuniões que terá e prepará-las. "Esta organização e planejamento prévio facilita conduzir o que e como trabalhar na semana, economizando o tempo inclusive para resolver ou atender reuniões imprevistas que surgem", conta.

Assim, se não houver atividades inesperadas, a executiva consegue preencher os espaços livres com pequenos prazeres, como almoçar com sua equipe e amigos nos seus restaurantes favoritos. "Isso me deixa feliz e com energia recarregada", diz. Além disso, a Sra. Aoki adianta os relógios em 10 minutos e programa alertas para as reuniões 15 minutos antes de elas começarem. Ela também gosta de usar agendas de caderno, "à moda antiga".

Quando a executiva consegue ter controle sobre a duração dos encontros, opta por não realizá-los na sua própria sala, mas em um espaço do qual pode se retirar quando quiser. "Não gosto de reuniões formais que tomam tempo, sou adepta de trocas rápidas, inclusive em pé, com a equipe", diz. 

A presidente da TAM, Claudia Sender, também gosta de planejar bem o trabalho durante o fim de semana. "No domingo, já avalio a minha agenda e me preparo para a semana que está por vir", conta.

Ela é disciplinada e se reúne semanalmente com seus subordinados diretos para discutir temas relacionados à gestão dos funcionários e do cliente, segurança operacional e performance da empresa. 

No comando da Ericsson na América Latina e Caribe, Sérgio Quiroga tem uma agenda planejada não só para o mês, mas para o ano inteiro.  Seus horários, porém, são revisados a cada semana por conta das viagens e dos imprevistos. É o próprio executivo que controla seus compromissos e é bastante rigoroso para evitar atrasos e mudanças no escopo. Ao contrário de outros empresários, Quiroga não gosta de impor uma duração limite para as reuniões.

"Eu prefiro explorar o assunto ao extremo até fechar e, assim, evitar uma próxima reunião", explica No início da sua gestão, as reuniões semanais para tratar dos negócios de todo o subcontinente chegavam a levar quatro horas. Hoje, elas terminam em uma. "Com consciência total de que o dia tem 24 horas, temos tempo para fazer tudo!", afirma. 

O presidente da Zappos, Tony Hsieh, inventou um método próprio para administrar melhor o tempo gasto com e-mails - ele recebe de 1.000 a 2.000 por dia. A estratégia, batizada de Yesterbox, consiste em dar preferência para responder os e-mails do dia anterior. Pode parecer uma ideia não muito produtiva, mas ele garante que dá certo.

Com isso seria possível começar o dia de trabalho sabendo exatamente quantas mensagens precisam ser respondidas e "sentir uma sensação de realização quando terminar", escreveu no site da Yesterbox. "Se [a conversa] pode esperar 48 horas sem causar problemas, você não está autorizado a responder os e-mails que chegam hoje, mesmo que seja com uma única palavra. [...] Seu foco é limpar a caixa de entrada de ontem", explica. 

Co-fundador do Twitter e da Square, Jack Dorsey consegue manter o foco e não desperdiçar tempo com uma técnica curiosa. Ele concilia a administração das duas companhias instituindo um "tema" de trabalho para cada dia da semana.

Funciona assim: nas segundas-feiras, ele discute assuntos voltados para gestão, na terça produtos, na quarta marketing e comunicação e assim por diante. "Isso define um bom ritmo para o resto da empresa", afirmou durante um evento de tecnologia em 2012, noticiado pelo site Lifehacker. 

O presidente da VMWare, Patrick Gelsinger, tem um controle meticuloso sobre quanto tempo gasta com as atividades relacionadas à empresa. Ele registra em uma agenda virtual cada minuto de suas reuniões e demais tarefas - e carrega essas marcações consigo o tempo todo, seja no iPad ou impressas em papel.

Segundo do The Wall Street Journal, as sessões com clientes e parceiros, por exemplo, ficam marcadas de turquesa no calendário. Os encontros com investidores, em roxo, e as revisões de estratégia, em amarelo. Os compromissos do executivo são definidos em reuniões praticamente semanais com sua secretária e gerente de comunicação. Há também um estagiário que calcula a que tarefas ele dedica mais horas e, inclusive, elabora estudos sobre gestão executiva do tempo.

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