Saber falar e saber ouvir: boas maneiras nas mensagens de áudio

A troca de mensagens de áudio pelo celular divide opiniões. De um lado estão aqueles que têm pavor de dar o play na voz alheia e, do outro, os que viram na ferramenta a solução para a preguiça ou para a impossibilidade de digitar. Mas, torça o nariz ou não, a verdade é que desde 2013, quando o WhatsApp lançou a possibilidade de trocar áudios, a ferramenta caiu no gosto dos brasileiros.

Um levantamento recente feito pela EXAME em parceria com a plataforma de pesquisa MindMiners revelou que 56% dos entrevistados afirmam gostar das trocas por voz. Aqui, vale lembrar que o app foi o mais usado no país no ano passado (App Annie) e, mesmo não sendo popular nos Estados Unidos, fechou 2019 como o aplicativo mais baixado no mundo (Sensor Tower) . Quando a pandemia tomou o planeta e o home office virou regra, o uso, claro, se intensificou. Tanto a conversinha no café quanto as reuniões que podem mudar o rumo da empresa ou da carreira passaram a acontecer pelas telas, fones e caixas de som que nos cercam, fazendo com que as ferramentas de comunicação à distância ganhassem ainda mais importância.

Para quem é avesso à troca de mensagens de áudio, um alerta: é bem provável que a recusa no uso da ferramenta inviabilize seu trabalho num futuro próximo. Isso porque pesquisas indicam que o trabalho à distância, e consequentemente todas as ferramentas que o mantêm, veio para ficar. Logo no começo do isolamento, a Fundação Dom Cabral (FDC) e a consultoria e auditoria Grant Thornton ouviram 705 profissionais de 18 estados brasileiros e constataram que 54% querem continuar em home office após a pandemia.

Os empregadores também gostaram do formato: uma pesquisa da Fundação Instituto de Administração (FIA) mostrou que cerca de 94% das empresas brasileiras afirmam ter atingido ou superado suas expectativas com o home office. Verdade que a maioria não pretende abandonar o trabalho presencial e deixar seus funcionários full time em casa, mas muitas pensam em manter pelo menos 25% dos colaboradores em home office quando a pandemia se for.

E as mensagens de áudio com isso? Bom, queira ou não, a ferramenta é uma ótima aliada do trabalho à distância, porque ela evita o telefonema — que está entrando em desuso —,  acelera o que, por texto, exigiria grandes digitações e traz tom e nuance para uma comunicação clara e precisa.

Mas, como tudo nesta vida, aquilo que veio para ajudar, se for mal utilizado, poderá acabar prejudicando. Com as trocas de mensagens profissionais por áudio não é diferente.

É claro que uma criança gritando ao fundo entra na categoria “percalços da pandemia”, mas uma criança berrando colada a seu microfone não tem a menor condição. Melhor recorrer ao “apagar para todos” e aguardar um momento mais sossegado para falar com o chefe. Um ambiente tranquilo para gravar a mensagem é gentil com quem vai escutá-la e também o ajuda a se concentrar no texto e falar de forma concisa. Precisão é fundamental quando os minutos estão correndo com o microfonezinho ligado. Você não quer que a pessoa se assuste antes mesmo de escutar o que você tem a dizer, certo? Pois qualquer mensagem com mais de 1 minuto e meio de duração tem impacto negativo em pessoas com as quais temos relações profissionais.

Até aí, estamos todos alinhados, certo? O que muita gente não fala é que escutar os áudios com qualidade também é importante no trabalho. Não é porque podemos ouvir a mensagem cortando cebola ou dando banho nas crianças que vamos fazer isso. Estar atento ao que é dito é fundamental para seu trabalho e é demonstração de respeito pelo interlocutor. Quando estamos dividindo a atenção com outros afazeres, perdemos pequenas nuances, detalhes do que foi dito e isso pode custar caro lá na frente. Prefira escutar as mensagens durante o tempo dedicado ao trabalho e em aparelhagem propícia, assim é possível prestar real atenção no que é dito.

Se necessário, vá anotando os tópicos que precisa responder. Um áudio mal escutado pode gerar toda uma sequência de falhas e ninguém quer, ali na frente, ter de revisitar as mensagens antigas quando o cliente ou o chefe disserem: “Mas eu te disse isso há alguns dias naquele áudio”. Isso não acontece com texto porque são raras as pessoas que conseguem ler uma mensagem e fazer qualquer outra coisa ao mesmo tempo. Com a audição somos mais multitarefas, verdade, mas não somos super-heróis.

E é claro que o equipamento faz toda a diferença. Uma pesquisa feita pela EPOS , companhia especializada em soluções de áudio, em empresas com dez ou mais funcionários nos Estados Unidos, na Inglaterra, na França, na Alemanha, em Hong Kong e em Singapura, mostrou que os colaboradores passam mais de 5 horas semanais em atividades que precisam de dispositivo de som e, pasme, quase 70% acabam gastando um tempo extra devido à baixa qualidade do áudio. Num mundo onde as mensagens de voz e as reuniões à distância vão tomar cada vez mais nosso tempo, essa é uma péssima notícia. Porque onde se perde tempo se perde dinheiro. E mais: a falha na comunicação deixa os funcionários frustrados e os clientes insatisfeitos. É por isso que a qualidade do áudio, inclusive do equipamento que os funcionários têm em casa, deve ser uma preocupação da empresa. No mundo do “novo normal”, áudio ruim significa negócio ruim.

E, por último, mas não menos importante: uma pesquisa feita pela consultoria Croma Insights mostrou que 47% dos brasileiros usam o WhatsApp quando estão comendo sozinhos. Aqui vale a nota: nem pense em gravar áudio de boca cheia ou com qualquer indício de que esteja mastigando. Lembre-se sempre de que pode ter alguém escutando sua mensagem num equipamento potente e cada barulhinho vai bizarramente ganhar vida nos ouvidos do outro lado. Na dúvida, deixe esses áudios da hora da refeição para a turma do futebol ou para o grupo da família.

E se, por acaso, você está no grupo dos que se recusam a acompanhar as evoluções tecnológicas, vale um exercício de aceitação. Trocas por áudio podem dar certa preguiça no começo, mas logo você entende a utilidade desse papo, que escuta quando pode e capta detalhes que texto nenhum é capaz de passar. Além disso, já que o trabalho sozinho em nossas pequenas bolhas vai nos afastar do contato humano, tom, timbre e volume de voz podem ajudar a manter a humanidade nas relações de trabalho.