A etiqueta das reuniões de vídeo online

Na era do coronavírus, muitos de nós nos transformamos da noite para o dia em trabalhadores à distância. E estamos cada vez mais contando com aplicativos de videoconferência como o Zoom e o FaceTime para nos conectarmos.

Mas, inevitavelmente, com nossa casa e nosso escritório se fundindo em um, as fronteiras entre nossa vida pessoal e profissional estão começando a se enfraquecer — e surgem situações embaraçosas.

Até agora, você pode ter tido algumas chamadas de vídeo com colegas que participaram de reuniões em lugares estranhos, como o banheiro ou o armário, para fugir dos filhos. E há os colegas que se rendem inteiramente e deixam as crianças e os animais de estimação fazer parte da reunião.

É fofo e comovente. Mas também pode prolongar uma reunião ou tirá-la completamente dos trilhos.

"Há os problemas técnicos e o desconforto de tudo isso — as pessoas não estão acostumadas a estar na tela. Elas não pensam em olhar para trás e verificar o que os outros vão ver", disse Elaine Quinn, empreendedora de Chicago que escreveu o livro There's No Place Like Working From Home ("Não Há Lugar Como Trabalhar em Casa", numa tradução livre).

Todos nós entendemos: ninguém estava realmente preparado para esta transição, e há limitações para o que podemos fazer. Mas agora parece uma oportunidade de trazer à tona como ser mais gentil com seus colegas de trabalho em chamadas de vídeo no local de trabalho, já que as chamadas são realmente para eles no fim das contas.

Resumindo: um pouco de preparação ajuda muito a tornar as videoconferências mais toleráveis para você e para seus colegas.

Teste sua configuração

O culpado número 1 de uma dolorosa videoconferência é a qualidade da chamada em si. Se você não pode ver ou ouvir um colega, ela não tem muita serventia.

Portanto, antes de conversarmos por vídeo com um colega, o mínimo que podemos fazer é um teste para garantir que a chamada tenha som e imagem bons, com o mínimo de problemas tecnológicos. Alguns passos:

– Teste sua webcam. Os usuários de Mac podem iniciar o aplicativo Photo Booth e os usuários do Windows podem clicar no botão Iniciar e, em seguida, Câmera. Assim, você verifica sua imagem. Ajuste a iluminação interna e o ângulo da câmera para fazer seu rosto parecer bem iluminado. E o mais importante: esteja atento ao que está em segundo plano; qualquer coisa que você não gostaria que seus colegas vissem normalmente — como sua coleção de bebidas ou roupa suja — deve estar fora do enquadramento.

– Teste o microfone. Certifique-se de usar um fone de ouvido com um microfone embutido ou usar um microfone externo — o microfone incluído nos laptops pode ser muito ruim. A maneira mais fácil de ter certeza da qualidade do som é fazer uma chamada de vídeo com um amigo e perguntar se o som está bom, e então fazer os ajustes necessários.

– Verifique sua velocidade de internet. Como muitas pessoas estão ficando em casa e usando a internet ao mesmo tempo, nossa largura de banda e nosso serviço estão diminuindo em muitos bairros. Visite o site speedtest.net para medir sua velocidade de internet. Se ela estiver abaixo de 20 megabits por segundo, há uma grande probabilidade de sua imagem parecer pixelada e de o áudio não estar sincronizado.

Em reuniões de grupo, mudo por padrão

Isso pode parecer óbvio, mas muita gente se esquece de silenciar o microfone antes de se juntar a uma chamada com várias pessoas.

Isso pode levar a interferências, como cães latindo e crianças gritando. Em serviços de bate-papo por vídeo, como o Zoom e o Google Hangouts, você tem a opção de desligar o microfone antes de participar de uma reunião, e todos, menos a pessoa que lidera a reunião, devem fazê-lo. Ligue o microfone apenas quando for sua vez de falar.

Com a largura da banda de internet restrita, você pode até dar o passo extra e desligar sua câmera por padrão até que você queira falar com o grupo. Não há valor prático em sua imagem silenciosa.

Estabeleça limites

Nossa família é mais importante do que qualquer um, mas isso não significa que os colegas queiram ver nosso parceiro de roupão, o gato sentado no teclado ou as crianças brincando.

Por isso é importante fazer uma chamada de vídeo em um lugar onde você possa impor limites, se possível. O limite físico mais simples é uma sala com uma porta, que pode ser fechada quando você está em uma chamada de vídeo.

Muitos que hoje estão sendo obrigados a trabalhar de casa nunca tiveram espaço físico suficiente, para começo de conversa. Mas há uma solução.

Não tenho um escritório em casa e trabalho à minha mesa de jantar. Em chamadas de vídeo, faço questão de apontar minha câmera web para uma parede em branco, longe de áreas comuns como a cozinha e o corredor, e meus fones de ouvido mostram aos outros que estou em uma chamada de vídeo.

Estabeleça uma agenda

O ônus de fazer reuniões virtuais concisas e envolventes recai sobre os gerentes. Isso já era verdade para reuniões presenciais, mas, para reuniões virtuais, definir uma agenda é ainda mais crucial, disse Quinn, que gerenciava funcionários remotos em empresas farmacêuticas antes de iniciar o Solopreneur Specialist, site para trabalhadores remotos. "Você está em um local privado e é fácil se distrair", explicou ela.

Os gerentes podem tomar uma série de atitudes para organizar as videoconferências. Uma delas é pedir que cada funcionário, antes da reunião, planeje falar sobre um assunto específico, para que todos tenham algo a fazer e possam permanecer engajados.

Preste atenção

Por outro lado, se você tem algo melhor para fazer do que estar em uma chamada de vídeo, é mais educado se desculpar do que permanecer na chamada e, obviamente, parar de prestar a atenção.

Se você se afastar e abrir um aplicativo diferente, como o Twitter ou o Facebook, esteja ciente de que as pessoas podem perceber. O aplicativo Zoom, por exemplo, tem uma configuração que permite que os outros vejam se você se afastou por mais de 30 segundos — o que obviamente mostra que você não está prestando atenção.

Limite o número de videoconferências

Nos escritórios, as empresas podem se sentir tentadas a manter as pessoas em salas de conferência para reuniões consecutivas. Mas, com o trabalho remoto, não precisamos reproduzir todas essas reuniões em videoconferências, observou Jason Fried, um dos fundadores da Basecamp, empresa de software em Chicago que faz ferramentas de trabalho remoto.

"O trabalho remoto não é isso. Trata-se de respeitar o tempo, a atenção e o espaço das pessoas e dar liberdade a elas", disse Fried, coautor do livro Remote: Office Not Required ("Remoto: O Escritório Não é Necessário", numa tradução livre).

Isso porque pedir aos colegas que participem de uma chamada de vídeo envolve mais do que você imagina. Eles não só têm de testar suas configurações técnicas antes de se juntarem à chamada, mas têm de fazer outros arranjos, como conseguir alguém para cuidar dos filhos.

Uma boa regra é marcar reuniões de vídeo com moderação. O ideal é fazê-las quando há discussões que exijam auxílios visuais, como apresentações e documentos.

Quando o vídeo não funcionar, opte por outra coisa

Não há nenhuma regra universal que exija que você use o bate-papo por vídeo para trabalhar de casa. O telefone também é bom.

No ano passado, quando a equipe de Fried usou videoconferência para vetar candidatos a uma vaga de marketing para o Basecamp, que é composto de trabalhadores remotos, o entrevistado final se juntou à chamada com a câmera desligada. O candidato explicou que conversava melhor andando, em vez de sentado diante de uma câmera.

"Ele disse: 'Quero dar o melhor de mim agora, e para isso preciso me movimentar'. Realmente, gostei, porque ele estava sendo autêntico", contou Fried.

A empresa acabou contratando-o.