O começo da pandemia (e do home office) já está tão distante que, com cinco meses de quarentena em grande parte das empresas, a novidade das reuniões virtuais já passou faz tempo.

Enquanto os calendários de mesa foram abandonados nos escritórios, a agendas online ficaram lotadas de reuniões seguidas para conectar os times distribuídos em suas casas. Não é à toa que o Zoom, uma das mais populares ferramentas de videoconferência, sozinho registra mais de 300 milhões de participantes em reuniões por dia.

Com a equipe toda em home office desde março e sem data para retorno ao escritório, Rodolfo Hrosz, general manager da Sanofi CHC, unidade de negócios Consumer Healthcare que cuida de marcas como Dorflex e Novalgina, começou a se preocupar com a rotina mais intensa de reuniões.

“Havia o lado bom, da flexibilidade que ganhamos com o home office. Do outro lado, nos preocupamos com um número maior de reuniões e com muitos participantes. Essa rotina acabou se tornando mais pesada para os colaboradores, que têm uma reunião após a outra. Normalmente, no escritório, eles poderiam ter uma pausa para o café, por exemplo”, conta.

Há duas semanas, ele trouxe uma solução simples e eficaz: quinta-feira é um dia de agenda bloqueada para os funcionários não marcarem reuniões internas.

A ideia é deixar um dia livre na semana para que os profissionais se dediquem apenas a suas próprias agendas. Para comunicar a iniciativa, todos receberam um convite direto do executivo em seus e-mails, pedindo que reservassem a agenda para conversas com clientes ou para organizar o trabalho da semana.

“Temos dois focos com isso. Primeiro, dar maior flexibilidade e bem estar para todos. Afinal, de um zoom para o outro, muitas vezes não sobra tempo de se organizar, planejar, pensar ou criar. Acabamos amarrados em reuniões. Segundo, queremos incentivar a atenção para os clientes”, explica Hrosz.

Reuniões melhores

O executivo conta que a dedicação para melhorar a qualidade das reuniões é uma preocupação que precede a pandemia, mas a novidade do virtual trouxe seus próprios desafios.

“Estamos aprendendo e fazendo um trabalho constante para melhorar a qualidade das reuniões. Uma coisa que percebemos é que é muito fácil colocar muita gente na sala virtual. E isso não é necessariamente bom”, conta ele.

A primeira coisa a chamar atenção para a empresa foi manter o foco de quem são as pessoas essenciais a ser incluídas nos encontros, limitando os participantes que realmente pode contribuir para a discussão.

Fadiga do Zoom

Em meados de abril, profissionais pelo mundo começaram a pesquisar no Google e comentar nas redes sociais sobre o termo “Zoom Fatigue”. A “fadiga de zoom”, em português, é o cansaço relatado por quem começou a participar de videoconferências constantes.

Segundo artigo do Harvard Business Review, o maior foco que a interação online exige e os constantes estímulos e distrações da tela acabam gastando mais a energia dos trabalhadores remotos.

Para mitigar o problema, é importante evitar realizar diversas tarefas durante as reuniões e avaliar quando as conversas por vídeos poderiam ser substituídas por telefonemas ou um simples e-mail. Ter descansos entre compromissos e limitar o tempo das reuniões também ajuda.

Mais felicidade

De acordo com a pesquisadora de Harvard, Ashley Whillans, ter autonomia para administrar seu tempo é um fator de peso para diminuir o estresse. Comprometer toda a agenda para demandas alheias tem o efeito contrário --- e é um dos principais erros cometidos na gestão de tempo.

“A gente sempre acredita que vai ter mais tempo no futuro, mas não temos. E isso nos faz sentir mais estressados e ocupados. Temos de colocar barreiras claras em nossa agenda, nos comprometendo com nossas prioridades e o que funciona melhor para nós, sabendo dizer não para os outros”, explica ela.