Compliance: a importância de implementar boas diretrizes na empresa

O termo "compliance", adotado por empresas em todo o Brasil, vem do inglês, do verbo to comply. Em português, remete ao obedecimento, cumprimento de regras, normas ou diretrizes.

E é justamente esse o significado implementado no corporativo: um processo tão importante para proteger a imagem da empresa, estabelecer limites entre funcionários e clientes e manter conformidades jurídicas.

Neste guia, esclarecemos a importância de definir diretrizes de compliance e como implementar uma boa área na empresa.

Qual a importância de implementar o compliance na empresa?

Em primeiro lugar, há a garantia de que a empresa estará agindo sob a conformidade legal, evitando processos ou multas. No Brasil, existem leis focadas em prevenção à lavagem de dinheiro e anticorrupção dentro das empresas.

E falando em processos e multas, um dos principais pontos de importância do compliance é a possibilidade de gerir riscos financeiros. Caso identifique-se alguma ação que vá contra essas diretrizes, multas altíssimas podem ser aplicadas, prejudicando a operação de um negócio.

A imagem também é preservada. Quando a empresa define diretrizes claras de compliance, evita o surgimento de casos que danificam completamente a imagem e reputação — algo que pode ser irrecuperável, dependendo da magnitude.

Além disso, o compliance garante que as vendas/negociações sejam feitas de forma justa, estritamente pensadas na qualidade do serviço ou produto adquirido, sem nenhum tipo de vantagem secundária atrelada.

Por fim, quando essas diretrizes são difundidas em toda a empresa, há o cultivo de uma cultura empresarial baseada na ética, colaboração, transparência e responsabilidade.

De uma ponta a outra, os colaboradores têm noção clara de quando estariam ultrapassando limites éticos e como seriam responsabilizados caso o fizessem. Essa clareza é importantíssima para que não sejam criados grupos que "agem contra" valores da empresa.

Como ter uma boa área de compliance?

Acreditamos que é fundamental que o compliance comece de cima. A diretoria deve estar comprometida em estabelecer uma postura que gere exemplo e admiração por parte dos colaboradores.

Lembre-se que pessoas posicionadas em cargos de liderança são uma espécie de termômetro para o comportamento do restante do time. Se agem de maneira duvidosa, acabam por criar uma "régua moral" que pode ser ultrapassada.

A palavra-chave é transparência. Divulgue informações relevantes para a empresa com honestidade e de maneira periódica, como políticas internas e externas, manuais de conduta, boas práticas e canais de denúncia ao descumprimento de ações de compliance, por exemplo.

Na próxima sessão do conteúdo, vamos esclarecer 5 dicas práticas para executar um bom compliance em qualquer negócio.

5 dicas para ter um bom compliance na empresa

Com o devido apoio dos fundadores e direção, é importante que o time de RH (principalmente) atue na execução de um bom compliance na empresa. Veja alguns exemplos de como isso pode ser feito.

Crie um manual de boas práticas

É fundamental que todos os colaboradores saibam o que é compliance e quando estariam passando dos limites estabelecidos. Sabemos que algumas práticas são simples de entender — todo mundo compreende o conceito de corrupção, mas será que entendem como ela tem tantas nuances?

Por exemplo: um colaborador do time de vendas, que faz visitas viagens corporativas recorrentes, pode não ver problema nenhum em receber um pequeno presente de um cliente, que demonstra a gratidão pelo serviço bem feito.

Ele pode não ter nenhuma segunda intenção e ser incapaz de identificar a problemática por trás dessa ação (quando feita de forma desgovernada, sem devidos registros ou um código de conduta).

Por isso, todos devem saber exatamente quando estariam descumprindo as políticas e procedimentos. Pensando ainda na questão dos presentes, vale refletir: é permitido aceitá-los? Há um limite máximo?

Execute treinamentos recorrentes

Para além de estabelecer um manual, execute treinamentos recorrentes, para que as pessoas tenham as regras frescas na cabeça e evitem sair do combinado.

Esses treinamentos são valiosos, também, para trazer exemplos práticos, facilitando a compreensão do time. Uma coisa é lerem o manual e criarem interpretações práticas, outra é haver um espaço para o solucionamento de dúvidas e apresentação de casos reais.

Outro exemplo de compliance na prática: caso o colaborador ganhe algum presente, deverá entregar ao RH para que o setor faça um sorteio dentro do time ou empresa, dependendo do tamanho do negócio. Como comunicar esse recebimento? É uma boa pergunta que poderia ser usada em treinamentos para facilitar a compreensão.

Faça monitoramentos constantes

É importante que o time de compliance faça um monitoramento dos setores, identificando sinais de que as diretrizes não estão sendo seguidas ou quando há espaço para melhorar.

Auditorias internas podem ser executadas periodicamente, com o objetivo de encontrar casos nocivos ao compliance ou agir em prevenção, quando riscos forem encontrados.

Esse monitoramento também dá insumo para rever os manuais de boas-práticas e atualizá-los quando necessário.

Disponibilize canais de denúncia

Os próprios colaboradores podem (e devem) ajudar na manutenção de uma cultura baseada no compliance. É importante que esses canais sejam anônimos e que haja uma verificação rigorosa das denúncias, para identificar se de fato alguma regra foi quebrada e quais serão as consequências aplicadas.

Além da possibilidade de identificar casos que dificilmente chegariam ao time de compliance, cria-se uma cultura que estimula a ética e comunicação aberta.

A anonimidade é importante para que as pessoas não se sintam intimidadas em procurar o setor, mas que ainda assim tenham a confiança de que serão ouvidas e estarão contribuindo para o bem da empresa.

Use ferramentas especializadas

Existem tecnologias focadas em melhorar o acompanhamento do compliance nas empresas. A Flash Expense, por exemplo, tem uma ferramenta focada na análise das despesas colaborativas do time.

Todos os dados são apresentados em forma de gráficos e relatórios, sob uma vista fácil de entender e identificar padrões nocivos — como gastos acima do limite, ou feitos para produtos não autorizados pela empresa, por exemplo.