7 atitudes de pessoas hiperprodutivas no trabalho

São Paulo - Quando o assunto é produtividade , um desafio é universal: realizar tarefas dentro do prazo.

Mas, embora o dia tenha 24 horas para todo mundo, algumas pessoas parecem fazer o tempo render duas ou três vezes mais do que outras - até quando estão sob pressão ou precisam tocar diversos projetos simultaneamente.

Ter uma rotina proveitosa e rentável, porém, não exige necessariamente mais suor ou horas extras: basta que você trabalhe de maneira mais inteligente.

Em artigo no LinkedIn Pulse, o consultor Travis Bradberry, autor do best-seller "Emotional Intelligence 2.0" (TalentSmart, 2009) afirma que pessoas "hiper produtivas" são aquelas que aproveitam ao máximo o tempo no trabalho sem qualquer esforço adicional.

Para o especialista, os passos que esses profissionais seguem são bastante simples e também podem ajudar a sua rotina a se tornar mais eficaz. Veja a seguir 7 deles:

1. Não tocar duas vezes na mesma tarefa
Pessoas extremamente produtivas têm um hábito em comum: resolvem os problemas por completo assim que eles aparecem.

Por isso, a dica é não adiar telefonemas, reuniões e tarefas de que você pode cuidar agora. Assim, você não gasta energia e tempo duas vezes com a mesma atividade.

2. Não sair do escritório sem programar o dia seguinte
Tem tarefas inacabadas? Permaneça no trabalho até concluí-las, se for possível.

Pessoas com rotinas altamente eficazes terminam suas atividades e organizam o próximo dia antes de ir embora, diz Bradberry. Essa prática garante que a próxima jornada seja produtiva.

3. Não sucumbir à urgência
Gastar muito tempo resolvendo problemas urgentes não é garantia de que o trabalho renda.

De acordo com o especialista, o importante é saber distinguir e priorizar qual "incêndio" realmente vale a pena ser apagado e qual só vai atrasar a sua agenda.

4. Delegar tarefas
Profissionais especialmente produtivos não têm problemas em passar o trabalho adiante.

Em outras palavras, eles sabem que não são os únicos funcionários competentes da empresa e confiam no potencial dos colegas para que possam se concentrar em seu próprio trabalho.

5. Fazer uma coisa de cada vez
Segundo uma pesquisa recente da Stanford University, desempenhar várias funções é menos produtivo que realizar uma por vez. Isso porque quem é bombardeado por várias fontes de informação não presta atenção no que está fazendo e tem mais dificuldades de memorização.

Evitar o "multitasking", portanto, é essencial para render no trabalho, já que o cérebro não consegue executar duas tarefas com excelência ao mesmo tempo.

6. Dizer "não"
Essa palavra é poderosa na hora de aumentar sua produtividade. Segundo Bradberry, quanto maior a dificuldade em dizer "não", maiores são as chances de sofrer por estresse e esgotamento.

Mas fique atento: "não" é "não". Evite falar frases como “não acho que posso”, “não estou certo se”, “não tenho certeza”.

7. Conferir e-mails de forma estratégica
Entrar na caixa de entrada do e-mail a cada mensagem que chega é uma interrupção desnecessária.

Para evitar essa perda de tempo, use a tecnologia a seu favor: organize suas mensagens em grupos de interesse, crie alertas para contatos importantes e configure uma resposta automática em casos específicos.

2. Priorities

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3. Procraster

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4. Yelling Mom

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O sugestivo nome da ferramenta (em tradução livre do inglês, “mãe gritando”) dá uma dica do funcionamento do app. A ideia é cortar a procrastinação na base do grito - na verdade, com sons desagradáveis como apitos e sirenes. O usuário pode deletar ou prorrogar tarefas da sua lista, mas também pode fixá-las para impedir que sejam adiadas. O app está disponível para usuários de produtos da Apple no iTunes.

5. White Noise

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Procrastinadores são vítimas de fáceis de distrações - ainda mais se trabalham em escritórios sem paredes. Este app produz sons que abafam e mascaram sons ambientes. É possível compor a sua atmosfera sonora favorita com diversas frequências. O “escudo” proporcionado pelo WhiteNoise promete ser tão poderoso que é usado até para facilitar o sono. A ferramenta está disponível no iTunes e na Google Play. Também há uma extensão para usuários do Google Chrome.

6. Finish

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O app foi desenvolvido pelos adolescentes norte-americanos Ryan Orbuch and Michael Hansen com o objetivo inicial de ajudar estudantes do ensino médio a manter o foco nos estudos. Mas sua utilidade também pode ser sentida por procrastinadores mais maduros. A ideia é dividir tarefas em categorias de curto, médio e longo prazo. Com base nessa hierarquia, o aplicativo interage com o usuário para lembrá-lo de completar sua tarefa no tempo certo. Se ativar a função “Me incomode”, você será notificado a cada hora depois que o seu prazo passar - até terminar o que precisa fazer. O download pode ser feito no iTunes.

7. End Procrastination Hypnosis

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O aplicativo propõe a hipnose como alternativa para os mais desconcentrados. A proposta é ouvir o áudio criado pela ferramenta por 20 minutos todos os dias, como uma forma de meditação.  Segundo os desenvolvedores, a vantagem do método é ensinar diretamente ao cérebro as atividades vitais de que ele necessita para superar a procrastinação. A ferramenta está disponível na Google Play e no iTunes.

8. Self Control

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O programa, que é exclusivo para usuários de Mac, é um “remédio” um pouco mais radical para quem não consegue cumprir prazos. A proposta é bloquear temporariamente o acesso a sites que sejam uma causa frequente de distração para o usuário. O detalhe é que não há volta. Até o prazo estabelecido expirar, você não conseguirá entrar naquelas páginas - nem mesmo se reiniciar a máquina ou deletar o programa. Para baixar, basta acessar o site da ferramenta.

9. Procrastination Punisher

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Esta é uma espécie de versão para celulares do "Self Control". Com a ferramenta, você pode bloquear o seu próprio acesso a alguns apps viciantes, como Angry Birds ou WhatsApp, por intervalos de tempo determinados - como das 9h às 18h em dias de semana.  Detalhe: se decidir usar o app "proibido" mesmo assim, você pagará uma quantia de dinheiro determinada por você mesmo a uma instituição de caridade de sua escolha. Pelo menos a sua mania de procrastinar ajudará alguém, dizem os desenvolvedores. O aplicativo pode ser baixado na Google Play.

10. Write or die

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Esta ferramenta é outra saída extrema para a procrastinação. O foco aqui são as tarefas que exigem redação de textos, de emails a relatórios. Para começar, é preciso determinar um limite de tempo e um número ideal de palavras para digitar até esse prazo. Se você não conseguir completar a meta, sofrerá algum tipo de castigo. O modo “gentil” abrirá uma notificação na sua tela, enquanto o modo “normal” vai tocar sons desagradáveis, como o choro de um bebê. O modo “kamikaze” apaga todo o seu trabalho se você estiver demorando demais para completá-lo. O programa está disponível para usuários de Windows, Mac e Linux em seu site oficial.

11. Write Room

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O programa deixa a tela do seu computador completamente preta, à exceção de uma área para digitar o texto que você precisa terminar.  O objetivo é proporcionar ao usuário uma imersão visual no trabalho e coibir a tentação de acessar sites e redes sociais. A ferramenta é destinada a usuários de Mac e está disponível no iTunes. Uma versão análoga para Windows se chama "Dark Room" e pode ser baixada no site dos desenvolvedores.

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