6 estratégias para manter o foco de uma reunião

São Paulo - Atire o primeiro flip chart quem nunca participou de uma reunião que, por um motivo ou por outro, acabou se enveredando por caminhos muito distantes da sua pauta original.

Por cansaço, estresse ou mesmo falta de interesse dos participantes, é comum que esses encontros de trabalho virem longos debates sobre tudo o que não interessa.

No livro “O segredo das reuniões produtivas” (Editora Saraiva), Charlie Hawkins dá conselhos para quem quer garantir a produtividade dessas sessões.

A seguir, listamos algumas soluções propostas por ele:

1. Estabeleça um ponto de partida comum
No início da sessão, vale esclarecer a finalidade da reunião, os resultados esperados e o motivo de cada participante estar ali.

De acordo com Hawkins, também é importante nivelar membros do grupo que possuem diferentes níveis de especialização e entendimento sobre o tema.

2. Administre o tempo
Hawkins recomenda que se estimem blocos de tempo precisos para cada pauta. Os itens mais importantes sempre devem ser tratados primeiro.

Se mais tempo for necessário, o grupo deve ser específico e dizer algo como “precisamos de mais 15 minutos”. Isso significa também que todos concordam em tratar dos temas seguintes com mais rapidez .

3. Intervenha, quando necessário, para que não se perca o foco
Quando a reunião começa a se desviar do seu trajeto original, qualquer membro do grupo pode solicitar uma correção de rota.

“Se alguém apresentar um novo assunto ou algo que não esteja na pauta, tente a técnica da pauta temporária”, escreve Hawkins. A ideia é abrir uma folha de flip chart em separado e, nela, anotar tudo o que surgir de imprevisto. Ao fim da reunião, você pode tratar desses pontos.

4. Use a “memória do grupo”
Hawkins define como “memória do grupo” um esquema de tópicos e títulos feito à medida que a reunião ocorre.

Claro e conciso, esse esquema precisa ser visível a todos os membros da reunião, com o apoio de um flip chart ou lousa, por exemplo. “A memória do grupo lembra aos participantes do que já foi tratado, o que minimiza a repetição”, explica o autor.

5. Planeje pausas estimulantes frequentes
“Vamos encarar isso: alguns de nós temos intervalos de atenção mais curtos - e uma bexiga menor - do que os outros”, escreve Hawkins.  É recomendável parar a cada hora ou hora e meia, e dar de 15 a 20 minutos para as pessoas respirarem.

Para garantir a concentração de todos, diversas técnicas de descontração podem ser aplicadas. Uma das sugestões do especialista é, a cada 20 minutos, tentar mudar algum elemento da reunião. Vocês podem variar o assunto ou mesmo a forma de participação de cada um, propondo a discussão do próximo ponto em forma de círculo.

6. Prepare-se para escutar e se envolver até o final da sessão
Por mais cuidadosos que sejam os seus organizadores e gestores, uma reunião só será realmente produtiva se houver a colaboração individual dos seus integrantes.

Chegar à discussão preparado, ser pontual e observar os momentos de falar e ouvir são posturas que cada um pode adotar para garantir o aproveitamento da sessão por todos.