5 passos para organizar o tempo de maneira eficiente no trabalho

São Paulo – O carnaval já passou e a contagem regressiva para o fim do primeiro trimestre do ano está dando seus suspiros finais, mas você ainda não conseguiu tirar boa parte dos seus projetos profissionais do papel? Ao mesmo tempo, a lista de tarefas só aumenta?

Um método para colocar um ponto final nesse problema é o GTD (Getting things done), elaborado pelo americano David Allen. Com uma combinação simples entre organização de agenda e lista de prioridades, o programa promete acabar com aquela parede de post-its que você ignora todos os dias.

Daniel Burd, consultor especializado no método, mostra quais são os cinco passos para organizar suas tarefas profissionais de acordo com o programa GTD.

1. Captura
O princípio básico do método GTD é “esvaziar a mente”. A toada pode até parecer zen – mas, o conceito é mais prático do que você imagina. “A ideia é que você se concentre em uma tarefa por vez”, diz o consultor. “E não gaste energia pensando nas atividades pendentes”.

O caminho para isso é simples. Basta anotar todas as ideias e lembranças pertinentes ao trabalho que lhe vierem à mente. Pode ser no celular, post-it ou mesmo um bloquinho de anotações. Mas a proposta é que tudo seja registrado.

Para tê-las sempre à mão, crie uma espécie de “caixa de entrada” e armazene todas essas notas. A ideia é que você saiba onde encontrá-las quando precisar – e não precise ficar martelando os neurônios para não deixar nenhuma tarefa ou ideia cair no limbo do esquecimento.

2. Processamento
A etapa reservada ao processamento e organização dessas informações são concomitantes. De acordo com o especialista, elas devem acontecer diariamente.

Segundo o especialista, essa é a hora para analisar as anotações presentes na sua “caixa de entrada”. Aqui, o objetivo é dividi-las em notas que exigem uma ação ou não.

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Quando a anotação pede uma ação da sua parte, a fórmula é submetê-la a uma espécie de sabatina:

a) Qual o primeiro passo para solucionar isso? Se essa etapa levar até dois minutos, não deixe para depois.
b) Posso delegar? Se a reposta for sim, não deixe de arquivar um lembrete disso em uma lista específica
c) Devo adiar? Em caso de reforma positiva, decida se já vai agendar uma data para a execução da tarefa ou se vai incubá-la em uma lista.

3. Organização
A resposta correta a essas questões é determinante para que você execute suas tarefas da maneira (e no tempo) mais eficaz.

O primeiro passo para isso é ter uma agenda. “Tudo o que tiver data para ser executado deve ir para a agenda”, diz Burd. Se não há prazo definido, a regra é acomodar as tarefas e notas em listas, de acordo com o gênero da atividade.

De acordo com Burd, o método GTD possui nove tipos de listas. Entre as principais está uma destinada aos projetos (todas as atividades cuja execução demande mais do que uma ação), uma chamada incubadora (para ideias ou atividades que você não decidiu se irá fazer), outra destinada apenas para as tarefas que você delegou e, para finalizar, uma lista de ações futuras que ainda não tem data para execução.

4. Revisão
Semanalmente, revise sua agenda, listas e anotações. O objetivo é planejar a próxima semana com base em tudo que foi feito na atual.

A primeira missão, nesse sentido, é checar o que ficou pendente e que precisa ser realocado para a seguinte. Depois, a dica é partir para as listas e definir prazos para as atividades.

“Mas não faça da sua agenda uma lista de desejos. Seja realista na hora de determinar as tarefas”, diz o especialista. “Não planeje as oito horas de expediente, deixe algumas horas em aberto para lidar com as tarefas inesperadas”.

5. Execução
Depois de seguir todas essas etapas, é hora de tirar as tarefas do papel. Nesse sentido, você só precisa focar a agenda e seguir seu planos. “A agenda vira resultado de um processo de pensamento, por isso não é preciso checar em nenhum outro lugar”, diz Burd.