São Paulo - De nada vale um currículo impecável e habilidades que fazem qualquer chefe ficar boquiaberto, se você não sabe administrar bem o próprio tempo. Pois é.

Não é por acaso que pessoas bem sucedidas em suas devidas áreas de atuação encaram o tempo como um recurso valioso e, por isso, criam estratégias rebuscadas para lidar com ele.

Exemplo disso é o CEO da BP Capital que coloca telefone, e-mail e serviços de mensagens de lado para falar pessoalmente com as pessoas. Ou o editor da Newyorker.com que aproveita o trajeto que faz todos os dias ao trabalho para praticar exercícios físicos. Enquanto uma escritora de livros de gestão mantém um diário de "nãos".

Essas e outras experiências foram compartilhadas pelos chamados influenciadores do LinkedIn em uma série de produtividade lançada na rede social profissional.

Das 74 ocorrências sobre o assunto, selecionamos as mais interessantes (e plausíveis para a realidade do brasileiro). Confira e aprenda a fazer uma boa administração do tempo:

Siga a regra do 1 minuto

No dia a dia, a autora Gretchen Rubin cumpre à risca o lema: “Faça, sem procrastinar, qualquer tarefa que pode ser concluída em um minuto”. Ponto. “Algo bom da regra do um minuto é que eu não precisa que pensar em prioridades”, escreveu.

Tome o controle do seu smartphone

“Gerencie seu celular, não o deixe gerenciar você”, escreveu Richard Branson, fundador do Virgin Group. Apesar do tom dramático, ele não poderia estar mais certo. 

Um olhar mais atento é suficiente para comprovar que, de ferramentas úteis ao trabalho, os smartphones estão se transformando em verdadeiros vilões do tempo.

“Algo muito ruim aconteceu com a chegada do smartphone. As reuniões ficaram mais longas. A razão é que as pessoas começam a checar seus e-mails em vez de prestar atenção no que está acontecendo”, disse no LinkedIn Shane Atchison, CEO da Possible.

Por isso, a primeira coisa que ela faz ao chegar em uma reunião é desligar o celular na frente de todo mundo e oloca-lo virado sobre a mesa. “Eu posso me concentrar melhor no negócio que está em nossas mãos. Sem distrações”, escreveu a executiva.

Use a tecnologia de um jeito inteligente

Com isso, caímos em um tema caro para quem tem que lidar o dia todo com tecnologia. Todas estas ferramentas podem ser fortes aliadas da sua produtividade – desde que você saiba como usá-las.

---

Comece, aprendendo alguns atalhos no teclado. “Toda vez que você usa seu mouse, você perde um pouco da sua vida”, brinca Charles Best, CEO da DonorsChoose.org. 

O mesmo acontece quando você se distrai com o alerta de algum e-mail ou investe tempo no ato de lembrar as diferentes senhas. Por isso, aconselha o executivo, lime as notificações e use aplicativos como 1Password que armazena e gerencia senhas, por exemplo. 

“Eu abraço as novas tecnologias e aprendo como usá-las e otimizo meu smartphone organizando as informações”, disse David H. Stevens, CEO da Mortgage Bankers Association.

Colonize seu e-mail

Na hora de lidar com o e-mail, é preciso ser estratégico. Por isso, todos os dias, Gary Shapiro, CEO da Consumer Electronics Association, mantém o hábito de cancelar a inscrição de alguma newsletter ou grupo de e-mails. 

Outra estratégia dele é criar um jogo para ler todos os e-mails. “Sempre que tenho menos que 100 mensagens na minha caixa de entrada, jogo uma partida do ‘Words with friends’ – meu jogo favorito”, brinca.

Outra tática do executivo é usar serviços de reconhecimento de voz, como a Siri da Apple, para ditar e-mails e respostas. 

Escolha o ao vivo

Em tempos de WhatsApp, e-mails e smartphones, a comunicação “tête-à-tête, em alguns locais, virou mito. Exceto para T. Boone Pickens, CEO do BP Capital e da TBP Investments Management. 

Para o empresário, a comunicação ao vivo é a melhor e mais eficiente estratégia para administrar o tempo e, de quebra, alimentar a inovação. 

“Eu quero saber o que minha equipe está ouvindo, lendo e pensando”, escreveu em sua página no LinkedIn. “Se eles não estão falando comigo, eu os procuro e pergunto”. 

Torne o trajeto para o trabalho útil 

Você já contabilizou quantas horas dedica ao percurso de ida e volta para o trabalho todos os dias. Calculou? Então, imagine o volume de atividades que você poderia aproveitar para fazer neste espaço de tempo. 

De praticar inglês ou ouvir notícias (para quem vai dirigindo) até ler o jornal ou um livro (para quem vai de carona ou de transporte público), dá para fazer quase de tudo no percurso. 

Nicholas Thompson, editor da Newyorker.com, decidiu aproveitar este tempo para ... fazer uma atividade física. Regularmente, ele aproveita o trajeto para o trabalho para correr. 

“Alguns dias, eu corro para o trabalho; em outros, para a casa; raramente, faço os dois”, contou no LinkedIn. “Eu levo cerca de 45 minutos para ir de metrô e 1 hora e cinco minutos para ir correndo”.

Enquanto corre, o jornalista ainda ouve podcasts ou o áudio de algum livro. E, segundo ele revelou, Thompson deixa um sapato e outras roupas de escritório na redação para não ter que levar peso.

Cultive o não

Ferramentas e métodos de gestão de tempo são inúteis se você não praticar uma ideia: a de falar não.

Recusar convites ou pedidos não é suficiente. A proposta é falar não para si mesmo: não para o impulso de acessar o Facebook, não para o hábito de ficar horas no cafezinho, não para o vício em e-mails ou em reuniões longas e por aí vai.

Para se motivar e mensurar os próprios avanços neste sentido, a autora Beth Kanter mantém um diário dos não que concede ao longo dos dias.

---

“Escrever e refletir sobre isso (...) não apenas me deu as palavras para falar não de um jeito gentil no futuro, mas também me ajudou a apertar o botão de pausa”, escreveu. “Esta pausa me ajudou a compreender as situações e os padrões em que eu deveria mudar meu sim inicial para um não”. 

Coloque cordenadas 

“Ao mapear seus pensamentos de um jeito visual, você ativa insights na sua mente”, escreveu Michael Powell, CEO da NCTA. Por isso, em vez de criar uma lista de tarefas linear, o executivo organiza as próprias ideias seguindo um modelo de fluxograma. 

“Comece com uma ideia central no meio e desenhe conexões com outras imagens e ideias”, descreve.

Acerte seu relógio biológico

Se autoconhecimento é fundamental para crescer na carreira, em termos de gestão de tempo, esta necessidade deve ser levada até as últimas consequências. Pelo menos, é isso que Sallie Krawcheck, chefe da rede de networking feminino 85 Broads, faz. 

Ela descobriu que seu relógio biológico funciona muito bem nas primeiras horas do dia. “Eu nunca sou tão produtiva quanto às 4 horas da manhã”, contou no LinkedIn. “Essa é a hora do dia em que eu, geralmente, tenho uma onda de ideias (algumas delas, realmente, boas)”.

Aproveite o máximo das reuniões

As reuniões (e como torná-las mais eficientes) estão na pauta de boa parte dos participantes da série do LinkedIn.

Daniel Portilho, da Greylock Partners, por exemplo, não aceita um convite para uma reunião se o encontro não tiver uma pauta. “O planejamento (...) força as pessoas a pensar como o tempo será usado e se há outros meios para cumprir o objetivo sem ter que se encontrar”, disse. 

Agora, quando elas forem necessárias, dá para economizar tempo ao executá-las. Por isso, a equipe de Brad Keywell, cofundador do Lightbank e Groupon,já se acostumou a fazer reuniões diárias em pé.

“A meta é simplesmente ter certeza de que todos farão o melhor uso do seu tempo nas próximas 24 horas”, escreveu.

Se isso não for possível, uma medida simples para tornar os encontros corporativos mais eficientes é fugir da mania de ser multitarefa.

“Minha companhia pesquisou como as pessoas trabalham e descobriu que o ato de ser multitarefa pode criar tanta distração que a pessoa perde o equivalente a 10 pontos de QI”, afirmou Arne Sorenson, CEO do Marriott International. 

Agora, veja uma dica da neurociência para manter a concentração em mais uma edição do Sua Carreira

[videos-abril id="fcfa1a2eb3beef83990b598dba9bd431" showtitle="false"]

Descubra também qual a diferença entre um workaholic e um profissional esforçado:

[videos-abril id="89a7dc13195abcceb72694e459790c97" showtitle="false"]