A adoção do IBS (Imposto sobre Bens e Serviços) inaugura, em 2026, uma das mudanças mais amplas já realizadas na tributação do consumo no Brasil. 

O novo imposto passa a integrar a espinha dorsal do modelo fiscal, reorganizando a cobrança hoje pulverizada entre tributos federais, estaduais e municipais. 

A migração para o IBS promete maior transparência e padronização, mas também pode expor pontos sensíveis, um ponto sensível do mercado. 

A capacidade de adaptação das médias e pequenas empresas torna-se determinante em um cenário no qual margens curtas e rotinas operacionais já são afetadas por custos elevados e exigências regulatórias crescentes. 

A necessidade de adaptação tecnológica das empresas

Ao substituir ICMS, IPI, ISS, PIS e Cofins, o IBS introduz um sistema de apuração baseado em valor agregado e “por fora”, com alíquota de referência que pode chegar a 28%. 

Segundo especialistas, esse modelo exige que as empresas revisem completamente sua lógica de formação de preços, prazos de pagamento e recebimento, gestão de estoque, classificação fiscal e integração de dados. 

Para negócios de menor porte, esse processo representa aumento de custos e mudanças estruturais. De acordo com Mary Elbe Queiroz, advogada tributarista e presidente do Cenapret:

“A principal preocupação das pequenas e médias empresas será com o aumento da complexidade no processo de apuração de tributos, gastos com tecnologia e, principalmente, na definição do valor agregado de cada operação”. 

A especialista ressalta que, enquanto as grandes empresas podem ter mais facilidade para implementar os novos processos fiscais, as PMEs terão que investir em novos sistemas de gestão tributária, 

Isso pode representar um custo adicional em um cenário de orçamento limitado

Segundo estudo da Robert Half, apenas 11% das empresas brasileiras afirmam estar preparadas para as mudanças fiscais. O dado pode sinalizar risco de aumento nos litígios. 

Hoje, o contencioso tributário já ultrapassa R$ 5,6 trilhões e pode se intensificar a partir de 2026, com a entrada em vigor do novo sistema tributário. 

O IBS será cobrado sobre o valor agregado em cada etapa da cadeia produtiva, e a transição exigirá que as empresas adotem controles mais rigorosos para apurar esse valor. 

Para as médias e pequenas empresas, que já enfrentam dificuldades de fluxo de caixa e falta de infraestrutura tecnológica, isso pode ser um desafio. 

PMEs precisarão revisar suas estratégias 

Entre estas, a especialista considera estratégias de precificação, gestão de estoques e modelos de faturamento para garantir que a base de cálculo do imposto seja apurada corretamente, sem gerar dupla tributação ou erro na apuração. 

Mary Elbe Queiroz afirma que o cenário é ainda mais desafiador para empresas de setores como varejo e serviços, que dependem de operações rápidas e volume de transações. 

“Essas empresas precisarão adotar uma visão mais analítica sobre suas operações, para identificar corretamente o valor agregado e não incorrer em autuações fiscais. 

O risco de erro na apuração e no registro dos créditos tributários será alto, e pode afetar a competitividade das PMEs”. 

Outra mudança relevante é a unificação de tributos

Isto pode afetar diretamente a forma como as empresas se estruturam. Com o IBS substituindo vários impostos anteriores, as médias e pequenas empresas terão de adaptar seus fluxos financeiros e contábeis para garantir o correto pagamento do imposto, que será cobrado em uma única base. 

Isso exigirá maior integração entre as áreas contábil e fiscal, o que pode ser difícil para empresas menores, que frequentemente não possuem equipes dedicadas a essas áreas. 

“As pequenas empresas, em particular, podem enfrentar dificuldades em compreender as novas regras, o que exige um trabalho conjunto com consultores especializados”, acrescenta Mary Elbe Queiroz. 

A Reforma Tributária estabelece um prazo de transição até 2032, no qual os estados e municípios terão tempo para adaptar seus sistemas fiscais ao novo imposto. 

Durante esse período, as médias e pequenas empresas poderão ter que lidar com uma transição gradual de sistemas, o que pode gerar dificuldades operacionais e, consequentemente, um aumento nos custos administrativos. 

Porém, simplificação tributária ainda tem benefícios em potencial

Queiroz indica que, ao reduzir a quantidade de tributos a ser paga em diferentes etapas da cadeia produtiva, o IBS pode diminuir a burocracia tributária, que muitas vezes representa um fardo adicional para as PMEs. 

A reforma também prevê que os estados deverão compensar as perdas de arrecadação das empresas com mecanismos de repartição de receita, o que pode aliviar o impacto para as pequenas empresas de alguns setores. 

A recomendação para as médias e pequenas empresas é começar o planejamento tributário o quanto antes. 

“A transição para o IBS exigirá mudanças no modo como as empresas precificam seus bens e serviços e como elas registram e apuram seus impostos. O timing certo para a adaptação aos novos sistemas pode ser o diferencial para evitar prejuízos fiscais e aproveitar os benefícios da reforma tributária”, conclui Mary Elbe Queiroz.