Três passos para organizar melhor o tempo

Um dos motivos que leva muitas pessoas a decidir montar um negócio é a esperança de que, assim, elas serão donas de seu próprio tempo. Na prática, o crescimento empresarial torna ainda mais difícil a combinação entre vida pessoal com a agenda de trabalho. Como administrar bem os próprios horários? Veja alguns conselhos de especialistas.

Organização de papéis
A organização de papéis, pastas e arquivos é o primeiro passo para quem quer controlar o próprio tempo. "É improvável alcançar bons índices de produtividade num ambiente bagunçado", diz José Luiz Cunha, sócio do site OZ!, especializado em organização. Cunha aconselha que os empresários reúnam seus papéis por categorias, para que a recuperação dos assuntos seja mais rápida. "Se não se sabe onde cada coisa foi guardada, cedo ou tarde a bagunça se instala novamente", diz Cunha.

Um bom truque é anotar o local onde cada tipo de documento foi armazenado - assim, fica mais fácil suprir algum esquecimento ou recuperar informações arquivadas. Saber jogar no lixo papéis desnecessários também ajuda a diminuir a bagunça. Na hora de avaliar o que vai ou não vai ser jogado fora, é importante avaliar se é fácil recuperar esse conteúdo depois, se mais alguém precisa daquela informação.

Organização da agenda
Depois de ultrapassar o estágio da organização de papéis e pastas, a fase seguinte é domar a agenda de horários. Christian Barbosa, sócio da consultoria Tríade do Tempo, aconselha que o empresário escreva, num papel, todas as suas metas e projetos maiores - realizar uma viagem, reformar um departamento da empresa, por exemplo, - e, a partir daí, aponte as tarefas necessárias para alcançar aquelas metas. "Desse modo, pode-se ter sempre em mente uma finalidade maior, que pode ser pessoal ou empresarial", diz Barbosa. Ele também sugere um planejamento semanal das atividades. "A rotina já melhora se o empreendedor separar 20 minutos do seu domingo para planejar a semana seguinte", diz. No começo de cada dia de trabalho, deve-se fazer uma lista de tarefas a serem cumpridas, com estimativa de duração e de prioridade. "O ideal é que, primeiro, sejam cumpridas as tarefas curtas, depois as urgentes e, por último, as mais importantes", diz Barbosa. "Com um pouco de disciplina, a tendência é que as tarefas urgentes sumam da agenda diária".

Formas alternativas de anotação
Com o objetivo de se manterem mais organizados, alguns empresários estão adotando uma forma peculiar para anotar compromissos: os mapas mentais. Nesse tipo de anotação, cada assunto está conectado a outro seguindo afinidades temáticas - o que dá, aos registros, a aparência de diagrama. O sistema foi teorizado na década de 70 e parte da premissa de que, se o pensamento não é linear, então a linguagem escrita não deve ser. Por isso, o mapa mental pode ser útil para empreendedores que não conseguem lembrar de todas as tarefas do dia. "Ao organizar as informações de forma visual, colorida e interrelacionada, fica mais fácil lembrar", diz Liz Kimura, consultora especializada em mapas mentais.