Os 7 piores erros do orçamento empresarial — e como não cometê-los

Por Fundação Dom Cabral

Em um processo estruturado de planejamento estratégico, precisamos estabelecer o sonho da organização expresso na sua ideologia e registrado na visão. Para o alcance deste sonho, estudamos os cenários que influenciam o nosso negócio traduzidos em oportunidades e ameaças, advindas do ambiente externo, e em forças e fraquezas, identificadas no ambiente interno. Buscamos então captar as oportunidades, bloquear as ameaças, eliminar as fraquezas e eventualmente intensificar as forças, estabelecendo estratégias nas diversas perspectivas do negócio.

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As estratégias, por sua vez, precisam ser desdobradas em indicadores. Eles terão metas, definindo os valores a serem atingidos ao longo de cada mês, bem como iniciativas estratégicas, separadas em projetos e planos de ação estratégicos a serem implementados. A peça fundamental no apoio da implementação das estratégias é o orçamento, que é o que assegura recursos financeiros necessários para as áreas da empresa, seja de apoio às vendas, ou aos gastos de pessoal, equipamentos, matéria-prima e insumos, bem como de investimentos que serão necessários na implementação dos projetos que apoiam o crescimento e a perpetuidade da empresa.

O que é o orçamento?

É um plano normalmente elaborado pela área de finanças que ajuda a estimar gastos, ganhos e oportunidades de investimento em um período determinado de tempo, minimamente anual, podendo ser revisado. A partir da sua definição, é possível fazer o seu controle e análise visando uma boa execução orçamentária.

Quais são os tipos mais comuns de orçamento?

As organizações deveriam ter, pelos menos, dois tipos diferentes de orçamento.

• Orçamento de custeio

É o mais utilizado pela maioria das empresas, deve ser elaborado e controlado de forma a manter o seu fluxo financeiro equilibrado, apoiando as operações diárias da empresa. Nele estão identificadas todas as receitas a serem obtidas das vendas realizadas ao longo dos meses do ano, bem como todos os gastos, separados em custos e despesas, fixas e variáveis.

• Orçamento de investimento

É aquele que deve ser elaborado e controlado de forma a apoiar os investimentos necessários para a implementação dos projetos e planos de ação resultantes do planejamento estratégico. Os projetos estão relacionados às conquistas necessárias ao longo do horizonte de tempo da visão. Apoiam o crescimento ou reconhecimento da empresa em direção ao seu sonho de chegar em um lugar melhor no futuro.

Como construir um orçamento alinhado à estratégia da empresa

Os dois tipos de orçamento aqui citados, precisam apoiar diretamente o alcance dos valores das metas estabelecidas em cima de cada indicador derivado do planejamento estratégico.

Para elaborar um orçamento de custeio, os valores previstos das receitas ao longo dos meses precisam redundar exatamente em um valor no ano aderente à meta que foi estabelecida pelo planejamento estratégico para as vendas dos seus produtos ou serviços. O mesmo deve acontecer com os valores de gastos, sejam eles de custos dos processos principais que representam o “core business” da organização, ou das despesas dos processos de apoio, como finanças, compras, TI e RH. Ambos devem ainda ser desdobrados em fixos e variáveis. Os fixos são aqueles que ocorrerão independentemente do volume de vendas, já os variáveis são em função do volume de vendas.

Uma boa dica aqui é, além de ter a itemização e números absolutos de tudo que será planejado e controlado mês a mês, incluir-se na planilha do orçamento, uma coluna de percentual de cada item relativo às receitas. Agindo assim, você poderá ter uma ideia clara de onde provém as suas maiores receitas e observar a sua curva ABC de gastos correspondentes, identificando facilmente onde existem as maiores oportunidades de redução quando as receitas estiverem aquém das suas metas de vendas.

Já para o orçamento de investimento surge após a identificação de todas as iniciativas estratégicas. É quando são definidos os valores que servirão para investir em cada um dos projetos estratégicos elencados, bem como os seus benefícios esperados e um cronograma mínimo de execução dos mesmos, para facilitar o processo de aprovação dos recursos envolvidos e da necessidade de desembolso a ser realizado ao longo do tempo.

Os sete pecados capitais do orçamento

1.    Fazer e não acompanhar

Não basta fazer o orçamento. Há que se o acompanhar e controlar de forma a garantir a sua execução eficiente. Muitas organizações fazem reuniões específicas para tal, ou então nas reuniões de análise do desempenho estratégico, incluem o assunto na pauta. Outras adotam ainda o indicador de percentual de realização orçamentária no seu planejamento estratégico como uma forma de verificar o grau de eficiência deste processo.

2.    Achar que orçamento é de responsabilidade exclusiva do financeiro

A área de Finanças é a que tem a responsabilidade de coordenar os trabalhos de elaboração e controle do orçamento, mas, um bom orçamento precisa ter todos os gestores embarcados nestas atividades.

3.    Não ter o seu desdobramento por gestor

Um orçamento maduro é aquele que conseguimos tê-lo desdobrado em centros de custos, com um gestor específico para realizar a sua gestão, propiciando um bom acompanhamento e controle.

4.    Não promover a correção dos desvios

A correção de desvios é essencial para se assegurar uma boa realização orçamentária. Uma vez detectado um desvio, há que se providenciar ações de correção de rumos. Essa correção pode ser realizada tanto em cima do próprio item que provocou o desvio, como também analisando-se a curva ABC de gastos. A segunda opção utiliza-se de um método de solução de problemas, onde se tira essa diferença identificada no orçamento, gastando menos adiante no mesmo item desviado ou em outro, conseguindo gerar ações com ataque às causas raízes dos problemas com sucesso na aplicação do método adotado.

5.    Não acompanhar os benefícios previstos de investimentos

Na aprovação do orçamento de investimento, as organizações o submetem à diretoria analisando-se os custos e benefícios envolvidos, ou chegam até a ter uma análise de viabilidade técnico-econômica estabelecida como regra durante este processo. Ao se avançar na implementação dos projetos de investimentos torna-se importante aferir se os benefícios propostos estão sendo obtidos, principalmente os quantitativos assegurando o bom uso do capital investido.

6.    Não usar a gestão de projetos no controle dos investimentos

Todo projeto estratégico precisa ter um acompanhamento de sua realização física e financeira para não provocar distorções inesperadas no caixa da empresa. Atrasos na realização física podem gerar atrasos na obtenção dos benefícios planejados, sejam eles quantitativos ou qualitativos. Desvios no desembolso a ser feito durante o projeto, podem acarretar retiradas inesperadas e, consequentemente, problemas para o caixa da empresa.

7.    Achar que gastar menos do que o previsto é sempre bom

Nem sempre isto é verdadeiro! Gastar menos do que o previsto só será bom se o que foi planejado para se obter de benefícios realmente foi alcançado. O ideal é ter o menor desvio possível no montante global de recursos e atingir as metas estratégicas propostas no conjunto dos seus indicadores estratégicos.