São Paulo – Um dos maiores desafios na hora de administrar uma empresa é manter as contas em dia – especialmente porque muitos donos de negócios não possuem experiência na área.

Tal lacuna é tão visível que muitos empreendimentos vão à falência em poucos anos: mais de um quarto das empresas com dois anos de vida acaba fechando as portas.

“Essas quebras ocorrem nitidamente por uma falta de conhecimento financeiro. O empreendedor não sabe lidar com conceitos como capital de giro, por exemplo”, afirma William Eid Júnior, coordenador do Centro de Estudos em Finanças da EAESP/FGV. “O aprendizado sobre o controle das finanças está diretamente relacionado ao sucesso da empresa.”

Muitas vezes, os donos de negócio focam no que os atraiu ao empreendedorismo - o desenvolvimento do produto - e se esquecem dos “bastidores”, como a área de contabilidade. “O gestor de qualquer empresa tem de estudar administração. Mesmo que não vire um especialista, é preciso ter noções básicas e conseguir olhar para dentro da sua própria empresa”, completa Tiago Oliveira, sócio da consultoria Brapartner.

Saber cuidar do seu empreendimento é uma tarefa que pode ser reduzida a uma expressão: governança corporativa. Mesmo que seja algo mais comum em grandes empresas, as PMEs também podem fazer uso do conceito. “Governança corporativa é você ter a contabilidade em dia, é controlar um fluxo de caixa, é comparar o orçamento futuro com o realizado, por meio de projeções”, exemplifica Oliveira.

Mas, para isso, é preciso buscar os conhecimentos necessários. “Só vejo um caminho, que é a busca pela formação. A maioria dos empreendedores não tem capacidade financeira de ter regularmente um profissional na área. Então, fazer cursos de finanças e melhorar por si só com certeza podem ajudar”, recomenda Bruno de Araújo, professor do curso de Ciências Contábeis do Ibmec/MG.

Para ajudá-lo no seu caminho para contas mais saudáveis, EXAME.com selecionou algumas pegadinhas no mundo das finanças, que podem estar comendo seu orçamento empresarial. Confira quais são os vilões que roubam dinheiro do seu negócio sem você perceber – e o que fazer para enfrentá-los:

1. Juros em compras, contas e empréstimos

Na hora em que você negocia compras a prazo com seus fornecedores, você leva em consideração quanto de juros está embutido no acordo?

Lembre-se: é sempre bom fazer as contas com precisão e verificar se vale a pena parcelar a compra de matéria-prima.

“Compare a taxa de juros que você paga no produto embutido com a taxa de empréstimo praticada para o valor que você pegaria emprestado para pagar à vista. Assim, você saberá se vale a pena ou não. Às vezes, esse cálculo passa desapercebido pelo empreendedor”, explica Araújo, do Ibmec/MG.

Outra conta que os empreendedores não costumam fazer é a da multa paga por contas em atraso. “Pode acontecer por falta de dinheiro, mas também por falta de organização. De qualquer jeito, é sinal de falta de controle financeiro. Arrumando as contas, você evita perder dinheiro por algo tão evitável.”

Vale lembrar que nem sempre pagar juros é algo negativo – desde que você tenha feito as contas e esteja buscando uma modalidade correta de financiamento para o seu negócio. “O empreendedor pode estar buscando uma linha inadequada para seu tipo de negócio”, conclui o especialista.

Por exemplo, pegar dinheiro via cheque especial para financiar o capital de giro não é uma boa ideia, por conta dos altos juros. Sempre vale a pena pesquisar mais e conhecer os diversos produtos oferecidos pelas instituições financeiras.

2. Tarifas bancárias e de maquininhas

Outra área que costuma passar batida pelos donos de negócio é a de tarifas. Por exemplo, quando o banco cobra um valor pelo serviço que presta: movimentação na conta corrente e na poupança e a realização de transferências, por exemplo. “Os empreendedores muitas vezes sequer percebem que estão pagando tais tarifas. É preciso que você veja o quanto está pagando e renegocie com o banco a redução desses valores. Ou busque alternativas financeiras com custos menores”, recomenda Araújo, do Ibmec/MG.

Se seu negócio usa uma maquininha, fique atento: também há tarifas cobradas sobre a venda realizada por meio de cartão de crédito. “É uma vantagem trabalhar com cartão de crédito, mas fique atento ao custo que isso incorre. Saiba quanto você realmente leva ao vender um produto, descontando o aluguel da maquininha e o percentual de venda que é cobrado pela administradora”, conclui o docente.

3. Falta de acompanhamento dos gastos operacionais

Muito dinheiro pode ser perdido caso as despesas do dia a dia não sejam controladas com precisão – por meio de um fluxo de caixa, por exemplo. Para Oliveira, da Brapartner, faz falta o olhar do gestor para a operação diária, semanal e mensal da sua empresa. “Isso acaba gerando gastos desnecessários. Por exemplo, os funcionários ficam sem um processo padrão para cotar produtos e ainda podem deixar a luz ligada todo o tempo, gerando despesas a mais.”

A situação pode ficar ainda mais séria e gerar pequenas desonestidades: desde o fechamento de compras com fornecedores apenas por amizade até pequenos furtos. “Você deveria fazer uma auditoria constante e, principalmente, coibir a falta de honestidade por meio da transformação da cultura da sua empresa para que ela seja voltada para a ética”, explica Eid, da FGV.

“Se os funcionários sabem que a empresa possui processos e que o dono pede a explicação dos custos, cria-se uma cultura de contenção dos gastos. Por isso, crie políticas internas de aprovações de acordos, de compras e de contratações, por exemplo”, completa Oliveira.

4. Ineficiência nos processos

Pare e pense: há uma forma mais eficiente de fazer atividades que você já realiza na sua empresa? Se a resposta for sim, saiba que seu negócio está perdendo dinheiro à toa.

Você precisa revolucionar a forma como pensa no seu orçamento, diz Eid, da FGV. Isso pode ocorrer por meio de um método chamado de “orçamento base zero”: no lugar de se basear pelos gastos dos anos anteriores, comece do zero e prove cada item do orçamento separadamente, sem ter uma base em que se apoiar. Assim, você sempre terá a mente aberta para cortar o que for ineficiente.

“Você aloca dinheiro para algo específico e acaba se habituando com certos gastos, sem questionar se eles estão lá porque devem estar ou porque são costumes. Quando você vai fazer o orçamento da empresa, deveria partir do zero e repensar se você deveria gastar com aquilo ou não. Será que eu realmente preciso desses gastos?”, explica o docente.

Nessa avaliação, também vale a pena pensar na área de contabilidade: afinal, ela é a responsável por você não perceber dinheiro que vai pelo ralo. “Não controlar demonstrações financeiras, fluxo de caixa e impostos é algo muito grave. Não só pela gestão em si, mas até por futuros investimentos: você precisará mostrar a empresa para o mercado, e uma empresa organizada vale muito mais do que uma desorganizada”, completa Oliveira, da Brapartner.

5. Impostos inadequados

Há diversos modelos de tributação adequados para uma pequena empresa, de acordo com seu faturamento, porte e tipo de atividade. É possível seguir o Lucro Presumido, o Lucro Real ou o Simples Nacional, por exemplo.

“É importante que o empreendedor conheça a melhor opção para ele e, assim, evite perder dinheiro por um enquadramento tributário inadequado. Para isso, vale a pena conversar com um contador para saber qual a melhor opção”, recomenda Araújo, do Ibmec/MG.

6. Formação de preço ruim

Vender mais nem sempre é garantia de lucro maior: se você não fizer a precificação correta dos seus produtos ou serviços, pode estar perdendo dinheiro a cada negócio fechado.

Se você não sabe com precisão qual o custo total da sua mercadoria – desde os juros ao comprar matéria-prima até os valores de transporte e taxas de transações a prazo -, não conseguirá saber por qual preço deve vendê-la. “Sem esses dados, você não calcula sua margem. Isso se origina de uma falta de análise na hora de formar preços”, explica Oliveira, da Brapartner.

7. Gastos que não agregam valor à empresa

Faça-se um último questionamento, mais existencial: você pode até querer um escritório maior ou tecnologias de ponta, mas será que isso realmente resultará mais satisfação ao seu cliente e, portanto, mais vendas? Se a resposta for negativa, você pode estar deixando sua empresa no vermelho por nada.

“Muito dinheiro se perde gastando com itens que não necessariamente trazem valor ao consumidor”, resume Araújo, do Ibmec/MG. “Antes do gasto, pense se aquilo irá fazer com que seu cliente fique satisfeito e compre mais da sua empresa. Por exemplo, gaste em reformas se você entender que seu cliente valoriza isso. Se não for algo reconhecido, não adianta.”