Como cuidar do caixa da empresa, sem esquecer da estratégia?

Por Fundação Dom Cabral

Todo negócio para chegar ao sucesso depende de uma boa gestão do fluxo de caixa. Para tal, a capacidade de geração de caixa de qualquer negócio, torna-se fundamental nessa jornada, de forma que somando-se todas as receitas provenientes de suas operações e reduzindo-se todos os gastos necessários para a obtenção destas receitas, o saldo seja sempre positivo e de preferência crescente ao longo do tempo.

A inovação pode alavancar o seu negócio. Descubra o passo a passo para colocá-la em prática.

Não é à toa que os americanos dizem que “The cash is the king”, ou seja, o caixa é o rei, seja em períodos de vacas gordas, quando as vendas estão bombando, bem como em períodos de vacas magras, em que as vendas não andam lá bem das pernas, e torna-se premente um controle e enxugamento dos gastos, de forma a se preservar o resultado positivo do negócio.

Agindo assim, estaremos prontos para apoiar qualquer estratégia vislumbrada pelos principais executivos da organização, face aos cenários apresentados e identificados. Seja no sentido de promover o seu crescimento, com ou sem alavancagem (busca de recursos no mercado de crédito, em bancos, ou mercado de capitais, em fundos privados); seja no sentido de prudência, que demanda proteção do caixa, quando o mercado apresenta-se recessivo ou instável, não voltado para o crescimento, e a ordem do dia é considerar que “gasto é como unha, temos que cortar sempre”.

O que é gestão de fluxo de caixa?

É a movimentação de entrada e saída de dinheiro dos cofres da empresa em um determinado período de tempo. Portanto, quando nos referimos ao fluxo de caixa, estamos tratando das estratégias e técnicas utilizadas para controlar os gastos e otimizar as receitas do negócio. Todas as movimentações financeiras devem estar devidamente registradas, tais como, receitas, despesas, contas a pagar e a receber, empréstimos e financiamentos, rendimentos ou desvalorização de investimentos.

Por que fazer a gestão do fluxo de caixa?

O maior objetivo da gestão de caixa é tornar as contas da empresa cada vez mais organizadas, para que possamos:

• Compreender o impacto de gastos futuros no caixa da empresa

Um dos objetivos da gestão do fluxo de caixa é compreender e identificar como determinadas despesas irão impactar no caixa da empresa, estando conectadas diretamente à gestão do capital de giro em si. Ao conhecer as entradas e saídas do caixa, você pode planejar melhor os investimentos e despesas, como atualização do estoque e aquisição de equipamentos. Com a projeção do saldo das contas, fica mais fácil realizar compras e evitar armadilhas que poderão conduzi-lo a ficar sem capital de giro para rodar o negócio.

• Evitar saldos negativos

Quando se realiza uma gestão eficiente do fluxo de caixa, fica mais fácil evitar que a empresa feche o mês com saldo negativo. Ao conhecer os dias em que receberá pagamentos, bem como os que terá determinadas despesas, você pode garantir que sempre tenha saldo para quitá-las, assegurando credibilidade do negócio, mantendo as contas em dia. No entanto existem situações que são imprevisíveis e fazem parte de toda atividade empresarial, como o volume de vendas diárias e mensais. Por isso, mesmo que as vendas não cheguem ao esperado, a gestão do caixa pode ajudá-lo a se manter em funcionamento.

• Compreender a origem e destino do dinheiro em caixa

Uma boa gestão do fluxo de caixa torna visível o destino do dinheiro do seu negócio de maneira clara e sem grandes esforços, permitindo-lhe mostrar se você tem gastado mais do que deve ou até realizado investimentos pouco rentáveis. Desse modo, você pode reprogramar seus gastos e planejar novos investimentos.

Dicas para uma boa gestão de caixa, sem abandonar a estratégia da empresa

1.    Defina uma frequência para realizar a gestão do caixa

Determine uma frequência na qual irá pautar a gestão do fluxo de caixa apoiando a sua estratégia operacional, preparando uma agenda de reuniões para análise dos dados controlados. Essa frequência depende do tipo do seu negócio e, no mundo VUCA (Volátil, Incerto, Complexo e Ambíguo traduzido da sigla em inglês) em que vivemos, sugiro que seja, no mínimo, mensal. Assim você estará pronto para se organizar e manter um registro completo de todas as suas transações nesse período. Atendendo sua agenda estabelecida, no dia definido para analisar o fluxo de caixa, você terá todas as informações em mãos de maneira rápida e minuciosa.

2.    Registre todas as movimentações desdobrando-as por categoria

Seja fiel ao registro de tudo que seja receita ou gasto, evitando o erro cometido por alguns empresários de não registrar pequenos gastos ou receitas, ou mesmo incluir informações pessoais, misturando PJ – Pessoa Jurídica, com PF – Pessoa Física. Isso pode ser danoso ao gerenciamento do caixa, acarretando perda de confiabilidade nos dados a serem controlados e geridos pela empresa. Desdobre essas informações em categorias. Essa atitude permite que você visualize receitas e gastos, e monitore o tipo de gasto que representa as maiores saídas de seu caixa, bem como de onde provém a maior parte de suas receitas, facilitando a sua programação de pagamentos e recebimentos.

3.    Defina um método para separar receitas de gastos

Assim você visualizará melhor e mais rapidamente o que é gasto e receita em seus registros. Normalmente as empresas usam o sinal positivo para as entradas e o sinal negativo para as saídas do caixa.

4.    Não deixe de olhar o seu estoque

É importante entender que o estoque de uma empresa é um capital imobilizado, não gerando rendimento ou juros. No popular, “dinheiro parado”, se não for movimentado. Portanto, gerenciar o estoque é essencial para assegurar capital para girar o negócio e um fluxo de caixa saudável. Enfim, com o estoque organizado você saberá exatamente as suas necessidades de compra, bem como o momento adequado para realizar campanhas de estímulo da venda de um produto específico.

5.    Faça um planejamento a curtíssimo, médio e longo prazo

A gestão eficiente do caixa ajuda você a planejar o seu negócio no curto e longo prazo, pois você é capaz de visualizar uma projeção média dos resultados para os próximos meses e, assim, programar investimentos no futuro. Dessa forma, avalie o seu fluxo de caixa e estabeleça um valor médio de saldo, com base nos meses anteriores. Logo em seguida, faça um planejamento a curtíssimo (próximos 3 ou 4 meses), médio (1 ano) e longo prazo (até 3 anos e adiante), contemplando investimentos e estratégias para fomentar o crescimento do negócio.

6.    Escolha um software para gestão do fluxo de caixa

Você certamente sabe o quanto a tecnologia se tornou uma grande aliada do empreendedor contemporâneo. Assim, atividades burocráticas e complexas se tornaram muito mais simples e seguras, com o uso de ferramentas tecnológicas. Os softwares de gestão são excelentes exemplos de como os avanços tecnológicos auxiliam os executivos a gerirem melhor seus negócios.

7.    Conheça os saldos de todas as contas bancárias de sua empresa

Para assegurar uma gestão de fluxo de caixa eficiente é importante saber exatamente o seu saldo bancário. Para isso, monitore todas as contas correntes, poupanças, cofre, caixinha administrativo e demais locais onde você possui dinheiro guardado. Tenha o hábito de anotar esse valor e registrar aumentos e quedas desses valores, pois ele é a base para o seu fluxo de caixa. Muitos empreendedores ignoram essas quantias e fazem a gestão com base apenas em pagamentos e recebimentos, o que se constitui num erro grave, já que não reflete a real situação do negócio.