5 planilhas para organizar a sua empresa

São Paulo – Organizar todas as informações de qualquer tipo de empresa requer disciplina. Sem essa preocupação por parte do empreendedor , as chances da empresa ficar no vermelho são grandes. Maurício Galhardo, especialista financeiro e sócio da Praxis Business, explica que os controles podem fornecer várias informações que o empresário desconhece. Além disso, com os números é mais fácil estabelecer metas e descobrir qual é o mês com maior faturamento ou quando é preciso fazer ajustes no orçamento.

Para Fabiano Nagamatsu, consultor do Sebrae-SP, é interessante que um empresário tenha uma visão ampla do seu negócio e um planejamento, já que com os controles é possível desenhar estratégias para crescer. Veja cinco planilhas que ajudam a organizar uma pequena empresa .

1.Fluxo de caixa

A planilha é essencial para que o empresário saiba se há dinheiro na conta do negócio. Para um fluxo de caixa perfeito, o controle diário de entradas e saídas financeiras tem que ser feito com muita dedicação e disciplina. Para Galhardo, a planilha também deve conter gastos fixos como luz, água e salários dos funcionários, entre outros.

Lançar vendas ao invés de recebimentos, não ter um acompanhamento diário e não criar categorias são alguns erros imperdoáveis no fluxo de caixa do seu negócio.

2.Controle de estoque

Muitos pequenos empresários acreditam que o controle “visual” do estoque é suficiente. “Se um fornecedor chega, normalmente, ele vai até o estoque e conta. Com uma planilha, ele pode falar na hora se precisa ou não de mais produto”, explica Nagamatsu.

“Gera um atendimento melhor porque o vendedor sabe o que tem realmente no estoque e agiliza o atendimento ao cliente”, completa Galhardo. Dependendo do tamanho do negócio, o recomendável é trabalhar com o auxílio de um software para um controle mais eficiente. A planilha deve conter dados como número de pedidos, status de entrega e o número que consta em estoque, por exemplo.

3.Demonstrativo de Resultado de Exercício (DRE)

Essa planilha é essencial para que o empresário saiba se o seu negócio está dando lucrou ou não. Nesse controle entram o valor da receita bruta, custos como impostos, royalties, gastos ocupacionais e administrativos. “É uma planilha gerencial para saber o resultado da empresa”, resume Galhardo.

4.Cadastro de clientes

Nome, endereço, e-mail e telefone para contato são algumas informações dos clientes que podem auxiliar o empreendedor nas ações de marketing da empresa. “Um microempresário pode interagir nas redes sociais, fazer convite e mandar um e-mail com as promoções da loja”, exemplifica Nagamatsu.

5.Controle comercial

A planilha de vendas pode ajudar o empreendedor a compreender como a sua empresa fatura. Além do valor bruto das vendas, é possível saber qual o número de clientes convertidos e não convertidos, qual vendedor vendeu mais e quais foram os itens vendidos.
“São números importantes para a base da gestão de vendas, pois dá para tirar o ticket médio, ter o número de itens por venda, valor médio de cada item, entre outros”, explica Galhardo.