São Paulo – Organizar as finanças de uma pequena empresa é o passo inicial para que o projeto cresça. O caminho é já começar a se acostumar com a planilha do fluxo de caixa. Pensado para servir como um planejamento, ele ajuda a acompanhar todas as receitas e os gastos da empresa e a tomar decisões.

O problema é que muitos empreendedores só usam os dados para saber se vai faltar dinheiro no final do mês. O ideal é acompanhar os meses futuros para programar ações. “O fluxo de caixa me diz futuro. Já começa a ver quanto mal ou bom vai ser daqui seis meses. Ele diz quanto precisa de capital de giro, se pode fazer distribuição de lucros, se está na hora de assumir uma dívida ou fazer um investimento”, diz Maurício Galhardo, consultor especializado em finanças, da Praxis Business.

Para que a ferramenta funcione bem como um indicador, é preciso que o empresário fique responsável por fazer ou acompanhar de perto os dados e se certifique de que todas as informação são reais. “O fluxo de caixa deve traduzir a realidade financeira da empresa. É uma previsão do que vai receber e pagar”, explica Nelson de Sousa, professor de finanças do IBMEC/RJ. Veja quais são os principais erros que você precisa evitar para usar bem o fluxo de caixa.

1. Não ter categorias

Apesar de existirem softwares e programas que auxiliam empresários no fluxo de caixa, a maneira mais simples é montar uma planilha. “Precisa separar os gastos em grupos, o que alguns chamam de planos de contas”, alerta Galhardo. Apenas registrar todos os gastos e despesas não é o suficiente para tomar decisões com a planilha. O ideal é separar todos os valores em categorias. “Se você separa em caixinhas, no plano de contas, consegue entender quanto se gasta em cada categoria”, indica o consultor.

Assim, faça colunas para custos com ocupação, como aluguel, IPTU e até água e luz, para custos com pessoal, incluindo salários e benefícios, e também para custos administrativos e relacionados a vendas. Desta forma, fica mais fácil identificar, por exemplo, onde a empresa gasta mais e até como seria possível reduzir custos. “É importante acompanhar o saldo bancário, que deve bater com o fluxo de caixa”, explica Galhardo.

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2. Lançar vendas e não recebimentos

Uma nova venda sempre é recebida pela empresa como dinheiro no bolso e muitos empresários se precipitam e lançam os valores na planilha. “No fluxo de caixa, o que deve ser lançado são as receitas e não as vendas. A receita é aquilo que entrou de dinheiro. Se fizer uma venda em três vezes, vai ter que lançar o pagamento em três vezes também”, esclarece Galhardo.

O mesmo vale para pagamentos. “Se ia pagar uma conta e o fornecedor deu um prazo maior, muda a conta para ser paga em outra data”, diz o consultor. Para Sousa, este é o ponto de partida para um fluxo de caixa bem feito. “Projeta o que vai vender e o que vai receber, considerando que algumas vendas são à vista, outras a prazo”, diz.

3. Não ter um acompanhamento diário

O padrão mais comum de fluxo de caixa é mensal, ajudando o empresário a avaliar o desempenho do negócio naquele mês. Na prática, é melhor acompanhar diariamente. “Ele tem que ser feito diário. O fluxo de caixa não serve para ver quanto está gastando, para falar de passado, o fluxo de caixa me diz futuro”, afirma Galhardo.

4. Não ser realista

É com o acompanhamento diário que o empresário vai aprendendo como o negócio se comporta mês a mês e pode se preparar para períodos de baixa. Isso só acontece se os dados usados estiverem de acordo com a realidade. “Empresas projetam fluxo de caixa de até 2 anos, com o que imaginam que vai ser a atividade. Cada vez que aumentam as expectativas de venda, aumentam os gastos também”, diz Sousa.