5 dicas para organizar o negócio e aumentar a produtividade

São Paulo - Uma casa desorganizada não funciona corretamente.

Isso vale como lição administrativa para as empresas, pois se não investem em uma boa estrutura organizacional, terão muita dificuldade em controlar níveis de demanda, em contratar funcionários no momento certo, em ter um planos de carreira que satisfaçam os colaboradores ou a escolher bons líderes.

Resumindo: a produtividade fica comprometida sem um organograma funcional. E isso é não é uma notícia boa para empreendedores.

Mas o que afinal é uma estrutura organizacional? É a forma como o gestor vai alocar as pessoas dentro da empresa de modo que todo o potencial delas seja aproveitado.

É a divisão de cargos, de setores e de tarefas, em diferentes níveis hierárquicos. Tudo isso deve ser pensado levando em conta o estilo da empresa, o ramo de atuação e os objetivos do empreendedor .

Estruturas organizacionais diferentes acabam influenciando na cultura organizacional como um todo.

Confira aqui 5 dicas para ter uma estrutura organizacional de primeira:

1. Estude a amplitude administrativa do seu negócio

Parece complicado? Nem tanto. O que estamos falando aqui, e que pode ser o seu primeiro passo, é simplesmente identificar como será a hierarquia de cargos na sua empresa.

E essa escolha não é apenas uma opção, depende de qual ramo de negócio você está inserido. As estruturas organizacionais são duas: horizontal ou vertical.

Empresas que lidam com a criatividade como cerne do negócio tendem a ter uma estrutura hierárquica horizontal.

Afinal, geralmente optam por um ambiente de trabalho mais colaborativo e a participação pró-ativa e espontânea dos funcionários é sempre bem-vinda.

As tarefas não são repetitivas, podem mudar de uma hora para hora. O lado mais positivo é que há um sentimento geral de participação e isso tende a motivar bastante os funcionários.

Nas empresas verticais, a diretoria fica lá em cima, distanciada e com poder centralizado.

A estrutura é mais engessada, mas isso não quer dizer que isso seja totalmente negativo.

Nesse tipo de empresa, os funcionários são treinados e preparados, fazem atividades baseadas em trabalhos previsíveis, que não mudam tanto do dia para a noite.

Eles também contam com regras e procedimentos que devem ser respeitados. Muita gente prefere trabalhar nesse tipo de empresa e se sente melhor e mais seguro em ambientes mais conservadores.

Esse é o caso da sua empresa? Se for, então a estrutura provavelmente será vertical.

É importante salientar que não se trata de escolher uma ou outra à revelia, mas de optar pela que melhor se insira no seu ramo de atividade.

2. Escolha um modelo organizacional que se adapte à sua empresa

Os modelos mais comuns são o projetista e o funcional. Em um organograma dito funcional, a empresa tem aquela divisão clássica de setores: o financeiro, o comercial, o RH, o marketing, a equipe de vendas, e por aí vai.

Geralmente são empresas que fazem atividades repetitivas, altamente especializadas, com planos de carreira pré-determinado.

Mas se falamos do modelo projetista, vamos identificar uma empresa formada por núcleos interdependentes, que estão ali para resolver o problema do cliente do início ao fim.

Fica mais fácil visualizar quando pensamos em termos práticos: são escritórios de arquitetura, de advocacia ou consultorias, por exemplo.

Eles lidam com projetos periódicos, são impulsionados pelo desafio, pelos riscos e existe um plano de carreira bem mais flexível.

É importante conhecer a teoria, mas, na prática, as empresas não se prendem a um único modelo.

A maioria opta ou é lavada a misturar os modelos organizacionais com os projetistas e isso é muito saudável. Será possível aproveitar o melhor de cada um.

3. Monte uma base eficiente de comunicação

Recomenda-se que não exista mais de três níveis hierárquicos entre o CEO e o a linha de frente.

Sabe por quê? Isso dificulta em muito a comunicação interna, essencial para o bom funcionamento de toda empresa.

Imagine que seu organograma demande um grande número de gerentes, subordinados e afins.

Quanto mais longa a cadeia de comunicação, mais difícil será para a mensagem de um presidente chegar até as pessoas.

E pior, pode chegar totalmente modificada, como se fosse um telefone sem fio.

O caminho contrário também sofre nesse caso: imagine ser um CEO que não consegue receber da linha de frente da empresa as notícias, novidades e feedbacks dados pelos clientes.

Como ele iria tomar melhores decisões se a informação mais importante da empresa não chega aos seus ouvidos?

Sendo o organograma mais vertical ou mais horizontal, a atenção deve ser redobrada na comunicação interna.

É preciso lembrar que o objetivo é comum e a empresa é uma só. Todos precisam se sentir parte de um todo e quem vai ajudar nisso é a comunicação interna, se feita de maneira eficiente.

4. Planeje a demanda de trabalho e saiba o momento certo de demitir ou contratar

Uma das grandes vantagens de ter uma boa estrutura organizacional é o reflexo na produtividade, incluindo aqui o correto planejamento da demanda.

Por exemplo, se a empresa faz uma previsão de demanda errada das vendas provavelmente terá prejuízo, seja na compra de material que vai ficar encalhado ou então na falta de produtos para colocar nas prateleiras.

O mesmo vale para os recursos humanos. Essa balança só pode ser equilibrada com uma boa estrutura organizacional, que vai permitir desenvolver processos objetivos de coleta e análise de dados, no gerenciamento de indicadores de desempenho, no controle de estoques.

São essas informações, geralmente organizadas em um bom software de gestão, que vão ajudar a empresa na área logística e de contratações.

Será o momento certo agora para contratar mais gente? Ou será que é hora de desafogar os gastos? Só se consegue isso tendo em mãos os dados da empresa, as projeções feitas de forma correta.

O planejamento da demanda de trabalho é um grande desafio, mas é ponto fundamental na saúde da empresa. E só se consegue sucesso se existir dentro dela um bom organograma.

5. Não deixe para depois: monte um organograma desde os primeiros passos da empresa

A última dica aqui é talvez a mais importante: pense na estrutura organizacional da sua empresa desde o início. Isso vai ajudar a ter uma visão clara e objetiva da cultura organizacional que você pretende implementar.

Ou seja, é a melhor maneira de estabelecer como os resultados serão acompanhados, de identificar o perfil de funcionários que pretende ter por perto (evitando contratações de pessoas que não estão alinhadas com os objetivos da empresa).

Lembre-se sempre de que o organograma é a arrumação das pessoas dentro de casa, cada um terá pleno conhecimento de suas funções e noção de até onde podem chegar em nível hierárquico.

Isso vai facilitar no planejamento de planos de carreira e na motivação dos funcionários (seja por desafios ou por segurança).

Achou que essas dicas são úteis? Pois lembramos que independentemente do tipo de estrutura organizacional adotada, os empreendedores não devem se esquecer dos princípios de gestão, formuladas por Henri Fayol, o grande teórico da administração: responsabilidade, disciplina, espírito empresarial, remuneração justa e fazer os interesses do grupo prevalecerem sobre o interesse pessoal!