10 dicas para ser mais produtivo em 2011

São Paulo - Esta é a época em que todos fazem o balanço do que ficou para trás e definem suas metas para o ano novo que vai chegar.

Tornar-se mais produtivo é um item recorrente na lista dos empreendedores, que precisam se desdobrar no dia-a-dia para dar conta de todas as demandas do seu negócio.

Com a ajuda do especialista em produtividade pessoal Christian Barbosa, destacamos 10 dicas para quem quer comandar seu negócio com maior eficiência e tornar-se mais produtivo em 2011. Confira:

1. Defina sua estratégia
Saber exatamente para onde vai é o primeiro passo para o empreendedor que não quer perder tempo em 2011. Defina claramente a estratégia da sua empresa para os próximos 12 meses, sem perder de vista a missão do seu negócio e as investidas da concorrência. E não pare por aí. Barbosa recomenda reservar um tempo para visualizar onde seu negócio deve estar daqui a três, cinco, dez anos.

2. Transforme a estratégia em metas
Para ver resultados rápidos, transforme sua estratégia em metas tangíveis e transmita-as claramente aos colaboradores. “Canso de ver empresas de todos os portes gastando bastante tempo na definição de estratégias corporativas, mas pouco tempo na transformação dessas estratégias em metas que a equipe possa mensurar e tornar em ações concretas”, diz o especialista. É papel do empreendedor definir as atividades que precisam ser executadas no dia-a-dia por sua equipe, do contrário todos podem perder tempo com atividades que não trarão resultados para o negócio.

3. Defina prioridades claras
Não basta definir quais são as atividades que devem ser executadas pela equipe, é preciso também estabelecer quais são as mais importantes para garantir a eficiência no dia-a-dia. “Sem uma política clara e explícita, tudo na empresa se transforma em prioridade”, argumenta Barbosa. Reserve um tempo para criar uma matriz de prioridades e divulgue ao time. Todos, sem exceção, devem ter clareza sobre o que deveriam estar fazendo.

4. Priorize o senso de importância e não a urgência
Estabelecer prioridades não significa estabelecer urgências. “Não faça sua equipe um time de corrida, faça da sua equipe um time que sabe prevenir emergências, que gasta seu tempo com tarefas realmente importantes”, aconselha o consultor.

5. Crie sistemas
Sua empresa deve ser capaz de caminhar com as próprias pernas, sem que a sua presença seja necessária o tempo todo. Para que isso seja possível, é preciso criar sistemas que levem as equipe a trazer resultados. “Como o cliente deve ser atendido? O que fazer quando há um novo pedido? Como comprar material para o estoque? Pense nas principais atividades do seu grupo e transforme em procedimentos claros e auto-explicáveis”, explica Barbosa.

6. Inspire, sonhe e lidere
Os três ingredientes acima são fundamentais para motivar a equipe a trabalhar com maior eficiência. “Faça com que cada dia seja uma oportunidade para você inspirar seu time na direção do que você deseja alcançar, sonhe com os próximos passos da sua empresa e lidere sua equipe a alcançar os objetivos do negócio por eles mesmos, sem necessidade de cobrança constante”, recomenda o especialista.

7. Mantenha uma agenda
Na hora de administrar seu tempo, não confie apenas na memória – ela pode te deixar na mão. Escolha uma ferramenta para centralizar e armazenar seus compromissos, tarefas, metas e projetos. Pode ser uma agenda tradicional de papel ou uma ferramenta eletrônica - a escolha fica a gosto do freguês. “Não existe ferramenta melhor ou pior. A ideal é aquela com a qual você melhor se encaixa”, opina Barbosa.

8. Transforme grandes desafios em pequenas atividades
Para evitar a procrastinação, divida tarefas grandes e complexas em sub-tarefas menores. Evite ultrapassar 3 horas de duração para cada atividades e mantenha essas tarefas bem específicas e detalhadas. “Uma dica é anotar o que deve ser feito como um compromisso na sua agenda. Em geral, isso ajuda a ter maior comprometimento”, aconselha o especialista.

9. Aposte na colaboração
Uma forma eficiente de aumentar a produtividade é reduzir o vai-e-vem de e-mails e as reuniões adotando sistemas de colaboração. Escolha um dentre os vários aplicativos disponíveis na internet que ajudam a gerenciar a equipe e colaborar em projetos de forma simples e prática. Com funções diversas, há desde opções gratuitas, como o Google Docs e Huddle até alternativas pagas como Basecamp e Neotriad. “Quando o empreendedor tenta abraçar a macro e a micro gestão, ele fica sem tempo, a empresa sem um líder e o time sufocado”, diz Barbosa.

10. Tenha tempo para você
Não esqueça de reservar um tempo na sua agenda para você mesmo. “Sem tempo para si próprio, o empreendedor fica estressado, ansioso, nervoso e muitas vezes isso acaba refletindo em problemas de saúde”, justifica Barbosa. Ao negligenciar seu próprio tempo em função do negócio, o empreendedor pode pagar o preço no longo prazo, seja na empresa ou na vida pessoal. “Assuma o papel de empreendedor e não de escravo do seu negócio”, adverte o especialista.