São Paulo - Tudo o que está listado abaixo já aconteceu na sua empresa. O problema é que, por trás de um procedimento aparentemente inofensivo, pode estar um grande dreno do sucesso de qualquer negócio. Focados em grandes números e processos, muitos executivos descuidam-se de detalhes que ameaçam tanto os resultados, quanto os rivais. É o que afirma o consultor Fernando Macedo, da Expense Reduction Analysts (ERA), especializada em redução de custos.

Veja cinco erros internos que podem atrapalhar o desenvolvimento de uma corporação:

1 Relatórios imprecisos

Segundo Fernando Macedo, relatórios pouco claros são uma armadilha. Encaixam-se aí os enxutos demais  – aqueles que apontam apenas um número final, sem maiores explicações sobre como ele foi obtido; relatórios muito longos e genéricos, sem foco; e até os“enlatados”  – com espaços em branco pré-definidos a serem preenchidos e que acabam por carregar vícios, já que não consideram mudanças de cenário.

“O objetivo de um relatório é servir de base para que o gestor tome decisões. Se não é possível enxergar isso no documento, é melhor não fazer”, diz Macedo. De acordo com ele, para fugir desse problema é preciso inverter a lógica: pensar primeiro em para quê vai servir relatório e quais decisões serão tomadas com base nele, para depois elaborá-lo.

2 A “caixinha” 

Para Macedo, ter uma reserva de dinheiro para cobrir eventuais despesas extras, a tradicional “caixinha”, é uma prática incorreta. Isso porque emergências deveriam estar previstas em planejamento. De acordo com ele, essa reserva de destinação incerta pode, na verdade, encobrir uma preguiça de preparar um processo interno regular para determinada despesa. “Como é uma questão da eventualidade ou emergência, qualquer tipo de gasto pode entrar.” 

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3 Custos urgentes

Emergência é emergência: não dá para prever e pode acontecer em qualquer companhia. Macedo afirma, porém, que quando custos urgentes se tornam frequentes, é sinal de que algo está errado. “Tudo que é urgente é mais caro. A urgência precisa ser justificada, deve ser uma exceção. Não pode ser regra”, destaca. 

4 “Gasto inercial”

Esse gasto, segundo Macedo, “é o que acontece porque sempre aconteceu”. Custos com viagens, por exemplo, podem se tornar inerciais, quando não sofrem revisões. “Não basta atualizar só as faixas de valor. Tem que rever toda a política. Se uma empresa tiver gestores que questionem os gastos do dia a dia e busquem melhores práticas, às vezes é possível encontrar alguma coisa já disponível que diminua os gastos”. 

5 Medo de ter o orçamento reduzido

De acordo com Macedo, muitos departamentos não revisam orçamentos pelo simples medo de revelar que poderiam receber uma verba menor. “O orçamento é como se fosse a principal bandeira do gestor e ele pensa que pode perder o poder se ele for menor”. Dessa forma, segundo ele, gastos não são cortados porque administradores pensam que devem gastar todo o orçamento disponível. Pode ocorrer ainda de o gestor deixar de negociar melhores preços com fornecedores quando o oferecido cabe no orçamento, ou até mesmo estimar custos acima do real, receoso de que haverá cortes quando a verba for liberada.