Para tirar seus planos do papel, é preciso transformar ideias em ação. Mas às vezes a falta de planejamento ou a dificuldade de identificar todas as etapas do projeto podem deixar as ideias apenas no imaginário

Uma alternativa para ter mais clareza sobre seus projetos e começar a realizá-los é criar um plano de ação 5W2H, uma ferramenta de gestão simples e eficaz, que pode ser aplicada a qualquer tipo de negócio ou projeto para melhorar processos e mostrar sua evolução 

Continue a leitura desse texto e entenda o que é essa ferramenta e como aplicá-la.

O que é 5W2H

O plano de ação 5W2H é uma metodologia que observa as particularidades do negócio, em busca de uma solução. A ferramenta se baseia em sete perguntas em inglês para planejar as ações que devem ser feitas, além de especificar como serão as diretrizes do desenvolvimento do plano de ação da empresa.

As respostas direcionam o projeto de forma muito assertiva, garantindo uma boa compreensão do escopo e das metas a serem alcançadas.

Por meio desta ferramenta é possível identificar todos os elementos para execução de um plano, seja ele estratégico, tático ou operacional.

Os 5W são:

• What: o que deve ser feito?
• Why: por que deve ser feito?
• Where: onde será feito?
• When: quando será feito?
• Who: quem fará?

Enquanto isso, os 2H correspondem às seguintes perguntas:

• How: como será feito?
• How Much: quanto vai custar para ser feito?

Onde deve ser aplicada a ferramenta 5W2H?

Devido à sua simplicidade, o plano de ação 5W2H pode ser aplicado no desenvolvimento de todo e qualquer tipo de projeto, inclusive os pessoais. 

Mas não se engane: embora ele seja simples, o 5W2H é indispensável para a gestão empresarial. Não à toa, as áreas de gestão e planejamento, geralmente, são as que mais utilizam essa ferramenta.

Como fazer um plano de ação 5W2H?

Listamos alguns passos que podem facilitar a execução do 5W2H. Confira.

1. Defina o objetivo

Identifique claramente o objetivo que deseja alcançar. Este será o ponto focal para o seu plano de ação.

2. Liste as atividades

Identifique as atividades específicas que precisam ser realizadas para atingir o objetivo. Liste cada uma delasde forma clara e concisa.

3. Atribua responsabilidades

Atribua responsabilidades para cada atividade. Indique quem será responsável pela execução de cada tarefa.

4. Estabeleça prazos

Defina prazos realistas para cada atividade. Certifique-se de que os prazos estejam alinhados com a linha do tempo geral do projeto.

5. Esclareça o contexto

Especifique o contexto ou o local onde cada atividade será realizada. Isso é especialmente importante se as atividades ocorrerem em locais diferentes.

6. Descreva os métodos

Explique como cada atividade será realizada. Descreva os métodos, processos ou etapas envolvidos.

7. Avalie os custos

Se houver custos associados a alguma atividade, inclua essas informações no plano.

8. Revisão e ajustes

Reveja o plano de ação para garantir que todas as informações estejam claras e consistentes. Faça ajustes conforme necessário.

Por que utilizar o plano de ação 5W2H?

Um plano de ação 5W2H abrangente e eficaz permite que você tenha mais clareza sobre suas atividades em direção ao alcance do seu objetivo. A partir da ferramenta 5W2H, é possível criar um passo a passo de forma que o trabalho tenha um direcionamento melhor. 

Além disso, o 5W2H é uma boa forma de perceber problemas no planejamento e no dia a dia da execução de projetos. Veja outros benefícios dessa metodologia: 

• Possibilita a comunicação efetiva;
• Permite um controle financeiro mais preciso;
• Oferece clareza e compreensão das atividades a serem realizadas;
• Especifica o local ou contexto em que cada atividade será realizada;
• Constrói um cronograma estruturado para o cumprimento das metas;
• Define as responsabilidade de cada indivíduo ou equipe envolvidos no projeto; 
• Descreve os métodos, processos ou etapas para a execução de cada atividade; 
• Facilita o acompanhamento das atividades para verificar se estão sendo concluídas conforme o planejado;
• Pode ser aplicado em uma variedade de contextos, desde projetos de grande escala até tarefas individuais, tornando-o versátil e adaptável;
• Facilita a revisão e aperfeiçoamento contínuos do plano à medida que as circunstâncias mudam ou novas informações se tornam disponíveis.