Descubra a diferença entre contas a pagar e contas a receber

Se você deseja que o seu negócio evolua de maneira sustentável, deve prestar atenção no andamento das contas a receber e das contas a pagar.

Manual de Planejamento Financeiro para Empresas: Aprenda a planejar as finanças da sua empresa e aplique as boas práticas para um financeiro mais eficiente.

Uma boa gestão desses fluxos te dá maior controle sobre os prazos, que podem ser usados de maneira estratégica: mais tempo para pagar uma conta significa dinheiro em caixa por maior período.

Preparamos um guia que explica a diferença entre os recebíveis e os pagáveis, além de dicas para otimizar os processos financeiros da empresa.

Qual é a diferença entre contas a receber e contas a pagar?

A diferença é bem simples e o próprio nome já adianta: as contas a receber serão pagas por terceiros para a empresa e as contas a pagar são pagas pela empresa a terceiros.

Dependendo do tamanho da empresa, esses dois setores podem ser separados, com profissionais focados nas rotinas de recebimento e pagamento. Mas o mais comum é que ambas as atividades estejam centralizadas no time de Departamento Pessoal.

Quais são as contas a pagar?

A área de contas a pagar é responsável pelo controle de todos os pagamentos que devem ser feitos a terceiros. Entram aqui os fornecedores, funcionários, bancos (quando há empréstimo ativo), além de:

• Aluguel;
• Contas de energia, água, luz, internet e qualquer outro serviço básico;
• Impostos;
• Seguros.

Quais são as contas a receber?

As contas a receber dependem do modelo de negócio da empresa. Há quem trabalhe no varejo, recebendo por produto, ou aqueles que recebem de forma recorrente — com a venda da licença de software, por exemplo.

Pensamos, então, que a principal conta a receber é o valor resultante do produto ou serviço vendido. Mas não é só isso:

• Valores de vendas parceladas;
• Adiantamento de clientes;
• Aluguel de imóveis ou equipamentos;
• Juros;
• Multas cobradas a clientes que por algum motivo descumpriram as obrigações do contrato;
• Restituição de impostos.

Como é a rotina da área de contas a pagar?

A atividade mais "básica" da área de contas a pagar é o registro das contas que deverão ser liquidadas no mês, semestre ou ano. Mas não é só isso: deve-se haver uma boa gestão desses encargos, para que a empresa permaneça saudável financeiramente e até mesmo otimize o seu fluxo de caixa.

Algo comum é a negociação de prazo de pagamento com fornecedores. Assim, a empresa mantém mais dinheiro em caixa por um tempo, que pode ser usado para outras despesas urgentes, investimentos e imprevistos.

Esses valores também podem ser valiosos na medida em que diminui a necessidade da empresa recorrer a empréstimos para viabilizar a operação.

Outra parte importante da rotina é o agendamento desses pagamentos. Hoje em dia, é possível automatizar praticamente tudo, mas a inserção dos valores e acompanhamento dos processos segue sendo importante para que nenhum prazo seja perdido.

De maneira geral, todas essas atividades devem ter como pilar a manutenção de um bom relacionamento com fornecedores, colaboradores e todo o ecossistema de pagamentos da empresa.

Como melhorar a gestão das contas a pagar?

Uma boa gestão das contas a pagar pode ser o que o seu negócio precisava para ter um fluxo de caixa mais saudável e otimizado.

O benefício mais óbvio é o cumprimento de prazos — que elimina pagamento de encargos e multas — mas existem outras vantagens, como melhor controle das finanças, maior previsibilidade de transação futura e possibilidade de agir de forma mais estratégica e analítica.

Trace um bom planejamento financeiro

Dessa forma, você terá algo valioso para qualquer financeiro ou DP: previsão! Seja sobre quais contas precisarão pagar no período, quais as áreas da empresa estão demandando maior gasto, prazos de vencimento e visão geral do fluxo de caixa.

Esse planejamento será importante para uma estratégia que vamos mencionar no conteúdo: a otimização das datas de pagamento, com objetivo de ganhar tempo ou incentivo financeiro.

Automatize a rotina de pagamento

Há uma infinidade de benefícios na automação da rotina do time de contas a pagar. Em primeiro lugar, você terá eficiência nos prazos e diminuição de erros andando lado a lado.

Até mesmo o profissional mais qualificado está sujeito a cometer deslizes, confundir o prazo de pagamento de uma conta ou errar o valor. Para diminuir a incidência desses ocorridos, vale a pena alocar o colaborador na tarefa de subir os valores na plataforma e fazer o acompanhamento, ao invés de executar o operacional.

Essa troca representa uma eficiência maior nos processos do DP, reduzindo o tempo necessário para cumprir atividades que não precisam de força humana em 100% do tempo.

Além disso, plataformas de automação de rotinas de pagamento podem gerar relatórios que servirão de aprendizado no futuro. Você terá uma visão mais estratégica dos processos!

Negocie prazos sempre que possível

Já mencionamos essa estratégia no tópico anterior, mas vale reforçar: sempre que possível, tente remanejar o prazo de pagamento para o mais longe possível.

Apesar de parecer pouco, dez ou 15 dias a mais podem te dar a oportunidade de ter caixa disponível para pagar outras contas prioritárias — ou até mesmo fazer reinvestimentos em áreas que merecem maior atenção.

Priorize os pagamentos de acordo com incentivos e benefícios

Existem fornecedores ou entidades que oferecem descontos para quem faz pagamento antecipado. Essa é uma maneira de incentivar o recebimento e aumentar as chances do dinheiro entrar para a empresa terceira dentro do prazo esperado.

Manual de Planejamento Financeiro para Empresas: Aprenda a planejar as finanças da sua empresa e aplique as boas práticas para um financeiro mais eficiente.

A vantagem existe para os dois lados: priorize o pagamento dessas contas, assim conseguirá um valor a mais no caixa, que poderá ser usado para as mesmas finalidades mencionadas no tópico acima.