Como usar a matriz de Eisenhower para trabalhar melhor e ser mais produtivo

Os quatro Ds da gestão do tempo

Para configurar uma Matriz de Eisenhower,basta desenhar um quadrado e dividi-lo em quatro partes iguais, com duas colunas e duas linhas. A primeira coluna deve ser rotulada como "urgente" e a segunda como "não urgente". A primeira linha deve ser rotulada como "importante" e a segunda como "não importante". Com a matriz pronta, você pode começar a classificar suas tarefas de acordo com essas categorias.

Uma estratégia útil para decidir onde cada tarefa se encaixa é conhecida como os "quatro Ds da gestão do tempo": Do (Fazer), Decide (Decidir), Delegate (Delegar) e Delete (Eliminar). Cada um desses Ds corresponde a um quadrante da Matriz de Eisenhower.

1. Do (Fazer) - Urgente e Importante

Essas tarefas estão no centro das suas responsabilidades e têm prazos próximos. Elas exigem sua atenção imediata e devem ser priorizadas acima de tudo. Essas são as atividades que você deve fazer agora.

Exemplo: Resolver uma crise no trabalho, concluir um relatório com prazo iminente.

2. Decide (Decidir) - Não Urgente, mas Importante

Essas tarefas são fundamentais para seus objetivos e responsabilidades, mas seus prazos não são tão próximos. Embora não sejam urgentes, são importantes para o progresso a longo prazo e devem ser programadas para serem realizadas após as tarefas urgentes.

Exemplo: Planejar uma estratégia a longo prazo, aprimorar suas habilidades profissionais.

3. Delegate (Delegar) - Urgente, mas Não Importante

Essas tarefas têm prazos curtos, mas não são essenciais para suas responsabilidades principais. Elas podem ser delegadas a outros membros da equipe. Se delegar não for uma opção, tente não gastar muito tempo nelas.

Exemplo: Preenchimento de formulários, responder a e-mails de rotina.

4. Delete (Eliminar) - Nem Urgente, Nem Importante

Essas são as tarefas que estão apenas ocupando espaço na sua agenda, na sua mesa e na sua mente. Elas não contribuem para seus objetivos e devem ser eliminadas para que você possa focar no que realmente importa.

Exemplo: Checar redes sociais sem propósito, atividades de baixo impacto no trabalho.

Adaptando a Matriz de Eisenhower

A Matriz de Eisenhower é flexível e pode ser adaptada ao seu estilo de trabalho. Se você não é uma pessoa visual, pode usar os quatro Ds como cabeçalhos em uma lista de tarefas tradicional e preencher as atividades de acordo com cada categoria. Outra abordagem é usar a matriz para organizar suas tarefas semanais ou até mesmo projetos trimestrais.