Escrever e-mails eficazes é crucial para uma comunicação profissional bem-sucedida. Algumas frases comuns podem ser percebidas como impessoais ou não sendo sinceras. Substituí-las por alternativas mais autênticas e diretas pode melhorar significativamente a qualidade de suas mensagens. Abaixo estão sete frases que você deve evitar:

1. "Desculpe incomodar"

Evite: Desculpar-se excessivamente pode minar sua credibilidade. Esta frase muitas vezes adiciona uma desculpa desnecessária que pode fazer você parecer menos confiante e profissional. Além disso, gastar tempo pedindo desculpas pode distrair o destinatário da mensagem principal.

Tente isto: Comece com um pedido de ação e agradeça pelo tempo. Por exemplo, "Estou enviando este e-mail para solicitar ___ e agradeço seu tempo."

2. "Apenas checando"

Evite: Pode parecer impessoal e sem propósito. Esta frase não oferece clareza sobre o motivo do contato e pode ser vista como uma forma vaga de acompanhar algo, sem fornecer contexto suficiente para o destinatário.

Tente isto: Explique claramente por que está entrando em contato e o que precisa. Exemplo: "Estou verificando o status do relatório que discutimos na semana passada."

3. "Conforme meu último e-mail"

Evite: Pode soar passivo-agressivo e dar a impressão de que o destinatário não está prestando atenção. Isso pode prejudicar o relacionamento profissional e criar um clima de tensão na comunicação.

Tente isto: Reitere a informação de maneira direta e educada, sem insinuar que o destinatário não leu o e-mail anterior. Exemplo: "Conforme mencionado anteriormente, o prazo para a entrega é dia 15."

4. "Muito agradecido"

Evite: Pode parecer muito formal e insincero. Embora a intenção seja expressar gratidão, essa frase pode ser percebida como excessivamente formal e distante.

Tente isto: Use "obrigado" de forma simples e sincera. Agradecimentos simples e diretos são mais eficazes e genuínos.

5. "Vamos retomar"

Evite: Implica em discussões prolongadas e sem solução imediata. Esta frase pode dar a impressão de que o problema não será resolvido de imediato, o que pode ser frustrante para o destinatário.

Tente isto: Agende uma reunião de acompanhamento com uma agenda clara. Exemplo: "Vamos agendar uma reunião na próxima semana para discutir os próximos passos."

6. "Por favor, avise"

Evite: Pode soar formal e condescendente. Esta frase pode fazer com que o destinatário sinta que está sendo comandado, em vez de convidado a compartilhar suas opiniões ou recomendações.

Tente isto: Use uma linguagem mais acessível como "O que você acha?" ou "Você poderia recomendar?" Isso torna a solicitação mais colaborativa e amigável.

7. "Obrigado antecipadamente"

Evite: Pode parecer que você está assumindo que o destinatário fará o que pediu. Isso pode ser visto como presumido e até mesmo um pouco exigente.

Tente isto: "Obrigado por considerar este pedido" ou "Ficarei grato pela sua ajuda/opinião". Essas alternativas são mais respeitosas e mostram apreço sem pressupor o cumprimento.

Dicas adicionais

Seja conciso e claro

Elimine informações desnecessárias e vá direto ao ponto. Isso demonstra respeito pelo tempo do destinatário e torna o e-mail mais eficiente.

Personalize sempre que possível

Adapte suas mensagens ao contexto do destinatário. Isso mostra atenção aos detalhes e uma comunicação mais humana.

Revise seu e-mail antes de enviar

Verifique erros de digitação, gramática e clareza. Um e-mail bem escrito reflete profissionalismo.

Use uma linguagem positiva

Mesmo ao lidar com problemas ou solicitações, mantenha um tom positivo para promover uma comunicação mais eficaz e colaborativa.

Ao adotar essas estratégias, você tornará sua comunicação por e-mail mais eficaz, profissional e bem recebida.