Fim de ano é época do feedback. Veja dicas para você se sair bem na hora de dar e receber o retorno

No final do ano geralmente as pessoas param para refletir sobre o que foi bom no ano atual e o que desejam para os próximos 12 meses. Por isso que nesta época é comum as empresas realizarem o famoso feedback com seus profissionais. Para Juliana Algodoal, fonoaudióloga com mais de 30 anos de experiência em interlocução no ambiente empresarial e PhD em análise do discurso em situação de trabalho, qualquer época do ano é boa para ter feedback, o mais importante é a preparação para recebê-lo e dá-lo.

“O que vai diferenciar o bom do mau feedback é o planejamento e a forma como ele é realizado.  Esse processo precisa ser planejado, ter organização do que vai ser falado e ser direcionado ao desenvolvimento do profissional. Tanto para quem vai dar o feedback como para quem irá receber, é necessário que ambos saibam a importância desse momento."

A ideia do feedback é ser algo bom para o funcionário, porque ele poderá se planejar e se desenvolver com o que definiu com a liderança, e assim atuar de forma direcionada nos próximos meses. Por outro lado, para quem dá o feedback é uma oportunidade de oferecer apoio na construção do Plano de Desenvolvimento Individual.

Para os profissionais que irão passar por esse processo neste fim de ano, seja líder ou liderado, Algodoal traz algumas dicas sobre como se sair bem neste momento.

Como reagir a feedbacks negativos?

Para o líder:

Há duas formas do líder começar um feedback negativo, segundo Algodoal.

“Uma delas é perguntando para a pessoa qual é a visão dela sobre a situação que está sendo discutida/tratada, a outra é começando a falar de forma assertiva e direcionada ao problema e não à pessoa. Aliás, esse é um erro muito comum, quem dá o feedback fala sobre a pessoa e não sobre o problema ou processo, por exemplo.”

Outra dica da fonoaudióloga é ter uma preocupação com a voz e o olhar. “É ruim o líder ficar olhando no celular ou papel ou usar um tom de voz agressivo. É importante demonstrar respeito pelo funcionário,” diz Algodoal.

Para o funcionário:

Para o funcionário dar um feedback negativo para o seu gestor é sempre um desafio, afinal ele está em uma posição inferior.

“Se o profissional está incomodado com algum comportamento do gestor, ele primeiro precisa de exemplos claros e específicos e contar no momento certo para que o líder possa dar a atenção devida. Além disso, ele deve ter uma voz que demonstra controle emocional e que respeita a posição do chefe,” diz Algodoal.

A executiva também fala que é importante o funcionário não generalizar, ou seja, não levar uma lista de temas que está insatisfeito, porque pode soar como reclamação, e assim desvalorizar a sua fala.

“Se for preciso fazer uma reclamação, que seja um tema pontual, o mais grave. Além disso, depois dessa fase é importante o funcionário acompanhar o processo, por exemplo, agradecer o esforço do líder em alguma ação, assim como ouvir e ficar mais atento a sua orientação.”

Quais palavras devem ser evitadas em um feedback?

Palavras direcionadas ao profissional que sejam julgamento sobre a pessoa devem ser evitadas, como exemplo “você é desorganizada”, “você está errado...”, afirma Algodoal.

As palavras “sempre” e “nunca” também podem cair no julgamento, como “você sempre reclama” ou “você nunca entrega.”

“É sempre importante levar exemplos e mostrar a solução do que julgar o funcionário. O líder precisa refletir sobre o papel que ele exerce no desenvolvimento de um profissional,” diz Algodoal.

A executiva também aconselha evitar termos do tipo “faça como eu”. “Cada pessoa tem uma forma de fazer e pode soar como prepotente.”

É importante ter atenção com o uso de palavras que tem muitos significados como, por exemplo, a palavra “consciência”.

“Nesse caso é preciso ter cuidado e dizer em qual sentido está usando a palavra ou expressão para que a pessoa que recebe o feedback entenda claramente,” diz Algodoal.

Muitos executivos começam elogiando e depois vem com o famoso “mas”, e acaba ressaltando a mensagem mais negativa. “No momento do feedback, melhor começar pela parte ruim e depois usar o ‘mas’ para a parte boa. O que fica por último é o que mais impacta.”

É importante prestar atenção também no vocabulário de inclusão: “Não devemos usar expressões como ‘você deu uma mancada’ ou ‘você é braço curto’. São expressões que ofendem e precisam ser atualizadas,” diz Algodoal.

O que é bom reforçar em um feedback?

Como líder:

Não pode ser um feedback genérico e é importante se atentar ao tom da voz:

“É importante trazer exemplos da própria pessoa e não uma avaliação genérica. Além disso, se for um feedback com tom de voz agressivo, mesmo sendo algo positivo a pessoa não vai entender a sua intenção, por isso preste atenção no volume da voz,” afirma Algodoal.

Líder que compara o profissional com outras pessoas da equipe irá cometer um erro, afirma a executiva. “Você compara a pessoa com ela mesmo, diante dos desafios dela. Conheci pessoas que não sabiam o motivo de serem demitidas porque não tiveram um bom feedback.”

Se o colaborador chorar no meio da conversa, é papel do líder acalmar, deixar a pessoa falar, sem expressão de julgamento. “Nesse momento, é preciso que o líder tenha uma posição de acolhimento e respeito,” diz Algodoal.

Como funcionário:

É importante ele se preparar da forma que for mais prática, pode ser levando anotação dos principais resultados ou dados comparativos com os do primeiro feedback, afirma Algodoal. “Além dos resultados, se caso o funcionário se emocionar, ele pode pedir um instante, ir ao banheiro, pegar uma água.”

Qual é o melhor lugar para dar um feedback?

O feedback deve ser feito em um lugar tranquilo, com tempo e cuidado, e vai depender se será negativo ou positivo.

“Feedbacks negativos sempre individualmente e em lugar reservado. Feedbacks positivos podem, eventualmente, ser dados em grupo, desde que o foco seja exemplificar ou reconhecer o profissional. Quando o feedback positivo for em grupo, é importante que ele seja assertivo, caso contrário vai funcionar como uma ‘aula de como fazer’ que tem impacto contrário,” afirma Algodoal.

Quantas vezes no ano é importante dar e receber feedback?

Muitas empresas acabam realizando o feedback duas vezes ao ano, mas não há uma regra clara sobre a periodicidade, diz Algodoal.

“O ideal é que o feedback ocorra a cada seis meses e, dependendo do que precisa ser desenvolvido, ele ocorra em intervalos menores. Por exemplo, mudança de comportamento relacionado a um tema específico, pode ter um passo a passo que mereça pequenos encontros a cada dois meses para que seja feita a sintonia fina.”

Qual é o benefício de um feedback?

Feedback bem dado, seguido da oferta de disponibilidade para seguir acompanhando e apoiando, é incrível para o desenvolvimento da carreira, afirma a executiva.

“Podemos considerar o feedback como uma oportunidade de ter alguém com olhar para quem nós somos e como funcionamos na carreira. O bom feedback é como um espelho em que nos vemos e podemos ainda fazer perguntas para extrair mais informações.”

Além disso, a executiva afirma que é um processo que pode facilitar quando há uma demissão: “A pessoa saberá que a liderança investiu no desenvolvimento antes da demissão e saberá qual é o caminho para se desenvolver para o próximo passo na carreira.”