Uma das tendências que mais podem mudar a forma como as pessoas trabalham, a mobilidade de equipes já é realidade em muitas companhias, que usam ambientes de trabalho remoto e contam com recursos para que seus funcionários possam trabalhar a qualquer hora, de qualquer lugar e dispositivo.

Além da promessa de uma melhor qualidade de vida, a medida é uma boa forma de economizar custos para empresas e é capaz de aumentar a produtividade dos profissionais. Segundo um estudo realizado pela Global Place Analytics, as companhias estadunidenses poderiam poupar, juntas, 500 bilhões de dólares por ano se as pessoas trabalhassem remotamente por apenas meio período.

Especializada em criar espaços de trabalho móveis e fornecer serviços de virtualização, a Citrix promoveu na semana passada o Citrix Mobility Brasil 2014, em São Paulo, a fim de discutir o assunto e sugerir ferramentas que viabilizem essa nova forma de trabalho no país. Para entender sobre as vantagens nessa nova cultura de ambiente de escritório, INFO conversou com o Gerente Sênior de Sales Engineering da Citrix para América Latina e Caribe, Ricardo Alem. Confira:

Como é o seu trabalho?

É um típico trabalho de escritório, mas totalmente móvel. Às vezes estou em casa, às vezes no escritório, participo de eventos da empresa e viajo várias vezes por ano. Os deslocamentos são produtivos, pois priorizamos os voos com Wi-Fi.

Faço relatórios, respondo e-mails quando estou em trânsito, usando diversos dispositivos móveis como celular e tablet, tenho acesso total aos aplicativos por meio de virtualização.

É impossível realizar meu trabalho sem acesso total às informações. A mobilidade corporativa é fundamental para exercer minhas tarefas e uma tendência mundial nos dias de hoje.

Para você, quais são os benefícios em mudar a cultura de ambiente de trabalho em uma companhia?

Hoje não existe mais o conceito de aliar produtividade ao espaço físico de trabalho. O importante é conseguir, no momento necessário, o acesso às informações, não precisando de um único lugar ou dispositivo. Com a mobilidade todo mundo está ao seu lado: parceiros, clientes e toda a equipe - mesmo que não seja fisicamente. Sendo móvel, o trabalho já é o final, o “caminho” se torna mais curto.

A mobilidade corporativa também promove impactos ambientais, como economia de energia, redução de poluentes pela diminuição da necessidade de deslocamento, melhorias em mobilidade urbana devido ao tráfego.

Além disso, as empresas que possuem espaços de trabalho móveis não estão restritas a pessoas que vão fisicamente à empresa, ou seja, a contratação pode ser feita online e as entrevistas podem ser realizadas por conferência, utilizando programas como Skype, Citrix Go To Meeting, entre outros.

A tendência é fácil de comprovar porque não existe quem passou a utilizar a mobilidade corporativa e voltou atrás. Troca-se de fornecedor, mas não se tira a mobilidade. Existe um amadurecimento da visão e importância da mobilidade.

Que tipos de serviços de TI funcionariam melhor de forma remota?

Com a virtualização, todos os serviços de TI podem ser feitos de forma remota como, por exemplo, conferências que, no nosso caso, são realizadas por meio de um programa próprio chamado Citrix Go To Meeting, além da mobilidade aplicada em todas as tarefas diárias com acesso total às informações em qualquer lugar com segurança. A virtualização cria um cenário onde você consegue dar suporte a todo o ferramental de TI em qualquer lugar e dispositivo.

Os profissionais receberiam o mesmo salário se trabalhassem de casa?

Não vejo motivo para fazer essa diferenciação. O salário deve estar ligado à capacitação e desempenho e não tem relação com espaço físico.

Como o horário de trabalho funciona em um ambiente de trabalho móvel? Os funcionários teriam a mesma carga horária de um escritório comum?

Neste formato, você não trabalha oito horas diárias como em um escritório tradicional. O foco é na produtividade e não nos horários determinados pela empresa, mas sim naquele que é mais produtivo para o executivo. A jornada, na realidade, é o resultado em si e não a quantidade de horas cumpridas.

É necessário mudar as leis trabalhistas para fazer com que esse método de trabalho funcione de maneira eficiente nos países?

Já existem projetos de leis em alguns países para regulamentar o home office. O Brasil tem algumas propostas. Sei que a CLT já aceitou e flexibilizou algumas leis como, por exemplo, o uso do celular e laptop da empresa em casa. Isso não quer dizer que o executivo tem que trabalhar 24 horas por dia, sete dias por semana. Isso beneficia a inclusão social e profissional de deficientes, por exemplo. Há pessoas muito capacitadas, mas como cadeirantes elas não tinham oportunidades devido à dificuldade de deslocamento.

Como os líderes podem supervisionar e delegar tarefas a seus empregados em um ambiente de trabalho móvel?

A liderança muda, pois a forma de trabalho não presencial exige uma forma de controle. Para tanto, são utilizadas tecnologias de monitoramento que já estão embutidas nas ferramentas utilizadas para mobilidade corporativa. As sessões de virtualização, por exemplo, podem ser rastreadas e verificar com exatidão em qual horário o profissional entrou e saiu.

Além disso, é possível utilizar soluções de rastreabilidade a fim de saber a localização exata do equipamento e, consequentemente, do funcionário. Mesmo que este rastreamento não seja total, o trabalho deve ser entregue. Ou seja, é outro tipo de relação com as atividades profissionais.

A forma de gestão é mais consciente, pois permite selecionar melhor os bons dos maus líderes. Coordenadores de equipes remotas precisam ter uma visão mais estratégica de trabalho e devem estar bem alinhados com o time. E a estratégia também deve estar alinhada com os indicadores e objetivos da empresa.

Como esse novo método de trabalho pode ajudar na produtividade dos profissionais? Como eles seriam beneficiados?

Produtividade e benefício estão linkados no momento em que se escolhe trabalhar, pois ao possibilitar a flexibilidade, você também oferece motivação e permite que o profissional utilize o seu momento real de inspiração e não um horário pré-determinado para exercer as tarefas.

Ao mesmo tempo, os funcionários e colaboradores têm como benefício a possibilidade de coordenar a vida pessoal e profissional de forma mais equilibrada, que são fatores intangíveis. A empresa oferece uma percepção de valor, ou seja, a mobilidade corporativa favorece a intensificação de valores e o bem-estar das pessoas.

Você acha que, no futuro, as pessoas irão trabalhar mais como freelancers do que em empregos formais? Como isso funcionaria?

Não acredito que isso esteja associado à mobilidade. Há empresas que utilizam este tipo de contratação, mas não possuem ferramentas formais de mobilidade corporativa e há aquelas que oferecem estes subsídios, mas não necessariamente precisam ter uma equipe formada por freelancers.

As empresas estão mudando o conceito, abrindo leques e procurando pessoas mais qualificadas e que garantem acesso à mobilidade, até porque as empresas são cobradas neste sentido, pois a mobilidade e acesso às informações já é uma realidade na vida pessoal. As empresas que não forem móveis terão muito mais dificuldades para atrair e reter talentos.

Quais são as melhores formas de implementar o ambiente de trabalho móvel em uma companhia?

O ideal é sempre partir de um planejamento estratégico e incluir a mobilidade no plano de negócios. É fundamental entender o valor da TI para a corporação e os benefícios para os funcionários que receberão mais flexibilidade e qualidade de vida com aumento da produtividade.

O investimento estratégico requer uma mudança cultural e de paradigmas e é necessário que todos entendam que isso está associado a uma nova forma de trabalhar, ou seja, requer um esforço para que esse “navio” não mude de direção.

As empresas podem começar com um projeto pequeno que tenha escalabilidade, mas é imprescindível que isso faça parte do plano estratégico.

Em alguns casos, o retorno não acontece por falta de planejamento e as decisões de curto prazo normalmente não são escaláveis em longo prazo, o que pode gerar mais custos e retrabalho da área de TI. Por exemplo: uma empresa que compra um sistema de gestão de dispositivos móveis (MDM) que não evolui para a entrega de aplicativos e conteúdos em dispositivos móveis.

Se não for escalável, a empresa terá que modificar todo o sistema de gerenciamento quando esta necessidade não puder mais ser postergada. Não é área de TI que irá coordenar isso, mas sim o provedor de serviço, para o sucesso da área de negócios que, inclusive terá um departamento de TI mais focado na estratégia ao invés de apenas gerenciar ferramentas tecnológicas. Dessa forma, os CIOs ligados a áreas de business das empresas são os que mais vão se destacar no mercado.