Controlar o próprio tempo é um dos desafios centrais da liderança contemporânea.

À frente de empresas bilionárias e de times distribuídos globalmente, executivos precisam decidir diariamente se trabalham a partir de suas prioridades estratégicas ou se apenas respondem às urgências impostas por terceiros.

Há mais de cinco anos, o CEO da Superhuman, Shishir Mehrotra, adotou um sistema semanal para medir exatamente isso: quem está no controle da sua agenda, ele ou os outros. As informações são da entrepreneur.

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Um CEO de produtividade diante do próprio dilema

Shishir Mehrotra comanda a Superhuman, grupo que reúne quatro ferramentas de produtividade com inteligência artificial, entre elas a plataforma de colaboração Coda, o cliente de e-mail Superhuman Mail, o assistente virtual Superhuman Go e o editor de texto Grammarly.

A Grammarly, adquirida pela Superhuman, alcançou uma avaliação pública de US$ 13 bilhões no fim de 2021, após uma rodada de financiamento de US$ 200 milhões, e registrou mais de US$ 700 milhões em receita anual no último ano, com mais de 40 milhões de usuários diários.

Mesmo à frente de uma empresa especializada em eficiência, Mehrotra identificou que o principal risco para seu desempenho como líder não estava na tecnologia, mas na gestão do próprio tempo.

A partir disso, passou a calcular semanalmente o que chama de “pontuação de alinhamento”, prática que ele próprio definiu como um “truque de produtividade insano”.

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O que é a pontuação de alinhamento

A pontuação de alinhamento é uma métrica simples: mede quanto do tempo semanal de Mehrotra foi dedicado ao que ele planejou fazer, em comparação ao que surgiu ao longo da semana. Para isso, ele cruza três elementos centrais da rotina de qualquer líder: e-mails, lista de tarefas e calendário.

O processo começa pela análise dos e-mails recebidos. Mehrotra identifica quais mensagens exigem ações concretas e transforma essas demandas em blocos de tempo no calendário.

Em paralelo, ele agenda também as tarefas que já estavam em sua lista de prioridades. Ao final da semana, ele gera um gráfico de barras que mostra quais atividades realizadas vieram de demandas externas (e-mails) e quais partiram de decisões próprias (lista de tarefas).

A porcentagem de tempo dedicada às tarefas planejadas é o resultado final da pontuação de alinhamento. Segundo Mehrotra, trata-se da “porcentagem de tempo gasto em tarefas que eu realmente planejei fazer”.

Liderança não é reagir o tempo todo

Para Mehrotra, uma pontuação de alinhamento de 50% já é considerada alta. Ele descarta a possibilidade de chegar a 100%, afirmando que isso seria irrealista, já que demandas relevantes surgem de forma inesperada ao longo da semana. O objetivo não é eliminar interrupções, mas evitar que elas dominem completamente a agenda.

Em publicação no LinkedIn, ele afirmou que atribuir uma pontuação semanal “não funciona para todos”, mas tem sido uma estratégia eficaz por oferecer visibilidade sobre como o tempo é gasto e, principalmente, sobre o que pode ser melhorado.

Na prática, a métrica funciona como um espelho da capacidade de liderança: quanto mais baixo o índice, maior o risco de o executivo estar apenas reagindo às prioridades alheias.