Arrase no cálculo com a 602Tab

Você conhece o pacote 602Pro PC Suite? Produzida pela empresa californiana Software602, essa coleção de programas para escritório inclui quatro módulos independentes: um processador de texto (602Text), uma planilha (602Tab), um editor de imagens (602Photo) e um organizador de álbuns digitais (602Album). Os dois programas principais, o processador de texto e a planilha, têm como característica básica a compatibilidade com arquivos do Word e do Excel. Trata-se, é claro, de programas mais simples que os grandes nomes do mercado, mas que dão conta da maior parte das tarefas que os usuários comuns enfrentam no dia-a-dia. Têm também a limitação de só estar disponíveis em inglês. Mas, em compensação, são absolutamente gratuitos. É só fazer o download ( www.uol.com.br/ info/ aberto/ download/ 1131.shl, 13,7 MB) e usar. A seguir, uma seleção de dicas com foco específico na planilha 602Tab. O programa lê com desenvoltura a maior parte das planilhas do Excel. No entanto, ele tem limitações de compatibilidade, especialmente no que se refere às macros, que não são suportadas.

1 - Nomes e sobrenomes
Admita que você tem uma planilha de dados 602Tab na qual existe uma coluna de nomes completos (nomes e sobrenomes). Se, por algum motivo, você quiser usar essa planilha como fonte de dados para uma mala direta, o que fazer? É simples. Copie a coluna de nomes para uma nova planilha. Agora, selecione todas as células e clique em Data/Text to Columns. Na caixa de diálogo que se abre, desmarque o item Tab, marque Space e acione o botão Conversion. Cada nome, que antes ocupava apenas uma coluna, é dividido em duas ou mais colunas. Agora, você pode copiar para a planilha original uma nova coluna apenas com o primeiro nome das pessoas. Ou seja, você vai ficar com uma coluna Nome, que já existia, e outra Primeiro Nome. Em malas diretas, isso vai facilitar se você quiser tratar o destinatário com certa intimidade, chamando-o apenas pelo primeiro nome: "Prezada Carla". Detalhe: a sugestão de copiar os nomes para nova planilha tem como objetivo evitar perdas de dados. Ao separar os nomes em várias colunas, o 602Tab sobrescreve células das colunas vizinhas.

2 - Desformatação
Para limpar rapidamente toda a formatação de uma planilha, clique em qualquer célula e acione Ctrl+A. Em seguida, comande Edit/Clear/Formats. Estilos de letras, cores e formatos de células são imediatamente removidos.

3 - Comentário
Você pode inserir notas explicativas, ou outras observações em qualquer célula de uma planilha 602Tab. Para isso, selecione a célula-alvo e acione Insert/Comment (ou clique na célula com o botão direito e escolha Comment). Na tela que se abre, digite o texto do comentário e clique em OK.

4 - Cadê a planilha?
Você está operando com uma pasta de trabalho (worksheet) recheada de planilhas (spreadsheets). Só que, em certas situações, tantas folhas de cálculo mais atrapalham que ajudam o seu trabalho, já que você só está utilizando mesmo uma ou duas delas. Para facilitar as coisas, oculte as planilhas que não interessam no momento. Clique com o botão direito na orelha que identifica a planilha, no rodapé do documento, e escolha Hide. Além de simplificar a manipulação, a ocultação de planilhas também aumenta a performance do programa. Para que as folhas de dados reapareçam, clique outra vez com o botão direito na guia de uma planilha qualquer e acione Unhide. O programa exibe uma caixa com a lista de todas as folhas escondidas. Indique a que deve voltar a ser visível.

5 - Prestação mensal
Quer ter uma base de quanto você vai pagar por mês se fizer um financiamento de 25mil reais em 24 meses, à taxa de 3,5% ao mês? Use a fórmula de pagamento (PMT) e a resposta vem rapidinho. Com o cursor numa célula qualquer de uma planilha, escreva a seguinte fórmula:

=PMT(3,5%;24;25000)

O resultado é 1556,82 reais. A fórmula utilizada acima obedece ao seguinte padrão:

=PMT(Taxa;NúmerodePeríodos;

ValorPresente)

6 - Ferramentas
Quer personalizar as barras de ferramentas do 602Tab, ou de outro programa da suíte 602? Clique com o botão direito na barra que você deseja modificar. Surge a janela Customize Toolbar, que exibe duas listas de objetos: à esquerda, os botões disponíveis; e à direita, os que estão atualmente na barra. Observe: cada grupo de ícones é separado pelo objeto Separator, representado por um traço vertical. Para incluir um botão na barra, selecione-o à esquerda e indique, na outra lista, um ícone ao lado do qual ele deve entrar. Em seguida, clique no botão Add (adicionar). Para a operação contrária, use o botão Remove. Você pode usar esses procedimentos para suprimir botões e criar novos grupos. Para fazer um botão se deslocar na barra de ferramentas, trabalhe com os comandos Move Up e Move Down.

7 - Formulário
Você certamente conhece os formulários usados nos processadores de texto. São documentos protegidos nos quais só é possível digitar em campos próprios para preenchimento. É possível criar algo semelhante com a planilha 602Tab. Crie uma planilha que possa ser usada como um formulário. Por exemplo, uma folha de pedidos. Cada linha do corpo do pedido deve ter espaço para discriminação da mercadoria, quantidade, valor unitário e o total parcial. No final, vêm a soma dos itens, impostos e o valor total do pedido.

Construa seu formulário. Após concluí-lo, pressione Ctrl+A para selecionar todo o documento e acione Format/Cells. Abre-se a tela Format Cells. Na orelha Format, ligue a caixa Lock Cells e acione OK. Agora, selecione as células nas quais o usuário deverá digitar dados no pedido (as colunas de discriminação, quantidade etc.), volte à tela Format Cells e remova a marca na caixa Lock Cells. Por fim, acione Tools/Protect Sheet e (se quiser) digite uma senha. Pronto. Com a planilha protegida, você pode escrever nos campos do pedido, mas o programa não permite que você preencha a coluna de totais. Tente escrever nela e o 602Tab avisa que a célula está bloqueada. Assim, o usuário deve prestar atenção apenas à entrada de dados. O resto a planilha faz, sem erros.

8 - Ajuste automático
Em planilhas longas, muitas vezes você ajusta manualmente a largura de uma célula pelos valores que consegue ver e acaba deixando parcialmente visíveis valores que você não vê. Para evitar isso, deixe que o 602Tab ajuste automaticamente a largura das colunas. Faça o seguinte. Para acertar toda a planilha, selecione o documento (Ctrl+A) e dê o comando Format/Column/AutoFit. O programa dimensiona as colunas conforme o conteúdo de célula mais largo. Para ajustar apenas uma coluna, coloque o cursor bem em cima do limite direito no cabeçalho da coluna (a linha que exibe as letras A, B, C etc.). O cursor se transforma numa seta horizontal de duas pontas. Dê um duplo clique nesse ponto e a coluna sofrerá o auto-ajuste.

9 - Últimos arquivos
Como padrão, a planilha 602Tab exibe, no menu File, a lista dos quatro últimos arquivos editados. Para modificar esse número, acione Tools/Options e traga para o primeiro plano a orelha Files. Na caixa Last Files List, indique o número de arquivos desejado. O valor pode variar de 1 a 10.

10 - Arquivo-padrão
O tipo de arquivo-padrão da planilha 602Tab é o WLS. Mas, se você recebe e envia planilhas para colegas de trabalho que usam o Excel, o melhor é fazer com que a 602 também assuma o padrão XLS. Para isso, acione Tools/Options, orelha Files. Lá, na caixa Save Files As, indique: Microsoft Excel Workbooks (*.xls).

11 - Documentos
A planilha 602Tab tem duas formas de trabalhar com arquivos. O padrão é o programa criar uma nova cópia de si mesmo para cada documento aberto. No entanto, você pode forçar que ele feche o arquivo ativo antes de carregar outro: vá a Tools/Options/Files e desligue a opção Open New Workbook to New Window.

12 - Documento HTML
Transforme sua planilha 602Tab num documento HTML. Acione File/Save As HTML. Na caixa de diálogo, marque o item Border Cells para que, no documento final, a tabela tenha bordas. Em seguida, dê um nome para o arquivo. Para evitar o uso de células em branco, antes de salvar em HTML selecione a área desejada. Detalhe: só a tabela de dados é aproveitada no formato web. Gráficos e imagens ficam de fora.

13 - Listas pessoais
As listas automáticas são uma mão na roda quando é preciso preencher células com dados seqüenciais como nomes de meses e dias da semana. O 602Tab inclui esse recurso, mas as listas que ele traz são inúteis para quem trabalha em português, porque todo o programa está em inglês. Não há, portanto, outra saída senão criar algumas listas básicas. Para isso, acione Tools/Options/ Lists. Na caixa Custom Lists, clique na primeira linha (New List). Agora, na caixa ao lado, digite os componentes da nova lista, um em cada linha: Janeiro, Fevereiro, Março etc. Por fim, clique no botão Add para salvar a nova seqüência. E na hora de usar essas listas? Basta escrever, numa célula, um componente qualquer de uma lista e depois arrastar a célula pela alça. Todas as células vão sendo preenchidas na seqüência.

14 - Nome novo
As planilhas do 602Tab têm como nomes-padrão a seqüência Sheet1, Sheet2 etc. Troque o nome de uma folha de cálculo para algo mais amigável e informativo: dê um duplo clique na orelha de identificação da planilha e escreva o novo nome.

15 - Loteria
Que tal se a planilha 602Tab der uma ajudinha em seu palpite para a loteria de números? Digamos que você deseje escolher, aleatoriamente, seis números na faixa de 0 a 99. Escreva, numa célula, a seguinte fórmula:

=INT(RAND()*((99 + 1) - 0) + 0)

Traduzindo: você está pedindo números inteiros (INT), randômicos (RAND), calculados entre 99 e 0. A fórmula genérica, sendo A o número menor e B o maior, seria:

=INT(RAND()*((B + 1) - A) + A)

A célula inicial oferece um primeiro resultado randômico. Arraste essa célula para as cinco seguintes e terá um palpite completo de seis números.

16 - Autoformatação
Você acabou de criar uma planilha. Está tudo certo, fórmulas bem-elaboradas, mas o documento parece sem graça -- falta aquele tchan. Talvez a autoformatação o ajude a resolver esse problema. Selecione a área da planilha a ser realçada (tem de ser pelo menos uma área de 3 por 3 células) e acione Format/AutoFormat. A caixa AutoFormat oferece um estoque de doze formatações predefinidas. Escolha uma e melhore o visual de sua planilha.

17 - Gráfico
O 602Tab permite criar gráficos baseados em números de uma planilha, mas exibidos em outras. Para fazer isso, siga o roteiro. Primeiro, observe a área de dados que será a base para o gráfico. Digamos que ela esteja na planilha Sheet1 e ocupe o retângulo A3:D6. Passe agora para uma planilha vazia -- por exemplo, Sheet3. Nela, marque uma área qualquer de células. Com o retângulo selecionado, acione Insert/Chart. Abre-se o assistente de gráficos. Indique o título e as legendas para os eixos x e y., mas o gráfico estará vazio porque não tem dados. Clique com o botão direito no gráfico vazio e escolha a opção Data Range. Agora, volte à planilha Sheet1 e marque a área que deve ser a base do gráfico. O valor 'Sheet1'!A3:D6 será usado. Veja: lá está o gráfico!

18 - Coluna vira linha
Copie dados de colunas para linhas, e vice-versa, em planilhas 602Tab. Selecione as células na coluna. Clique com o botão direito na área em destaque e escolha Copy. Agora, selecione a célula que será a primeira à esquerda da linha que você deseja criar. Clique com o botão direito e escolha Paste Special. Marque a opção Values and Formulas e clique na caixa Transpose. O que era coluna transformou-se em linha. A operação inversa é idêntica.

19 - Compactação
Planilhas extensas, quando impressas, ocupam muitas folhas de papel e ficam difíceis de ler e manipular. Para reduzir esses documentos impressos a um tamanho mínimo possível, acione File/Page Setup. Na caixa de diálogo, clique em Fit To e indique um número de página em Page(s) Wide (horizontal) e outro em Pages Tall (vertical). O programa tenta espremer os dados para fazê-los caber nas indicações.

20 - Impressão parcial
No programa 602Tab, é possível imprimir apenas uma parte selecionada da planilha. Com o mouse, selecione a área a ser impressa. Em seguida, acione File/Page Setup. A região selecionada vai aparecer no campo Print Range. Marque a caixa ao lado da expressão Print Range e, por fim, clique no botão Print.