Uma fórmula para produzir mais e melhor em equipe

São Paulo — Vicente Falconi, um dos mais renomados especialistas em gestão no Brasil e cofundador da consultoria Falconi, responde a perguntas de leitores da revista EXAME.

1. Sou redator numa agência de publicidade e sinto que, com a desculpa da falta de tempo, há pouca colaboração entre áreas. Como fazer para conseguir produzir mais e melhor em equipe?
Anônimo

Embora não conheça bem como funciona uma agência de publicidade, julgo que o princípio básico deve ser o mesmo de qualquer empresa: é preciso elaborar ideias para resolver certo problema. Problema pode ser algo que cai em seu colo, se for um evento inesperado, ou pode ser uma questão proposta. Imagino que a maioria de seus problemas faça parte do segundo tipo. 

A solução de qualquer problema deve sempre sair de um esforço coletivo. Na prática, isso não é nada fácil. Mas sem dúvida é a alternativa mais eficiente. Uma maneira de fazer isso é agrupar as pessoas da empresa relacionadas ao assunto específico a ser resolvido e conduzir uma sessão de brain­storming.

Pouca gente sabe como fazer isso direito, mas manter o costume de promover o brainstorming está entre as práticas mais preciosas de uma organização. Uma sessão conjunta eficiente deve permitir, de forma objetiva, a livre discussão de várias ideias e é um mecanismo imbatível para extrair conhecimento do grupo.

Uma das técnicas de preparar um exercício de brainstorming consiste em, antes de qualquer reunião, colocar no corredor ou em algum outro local combinado e acessível a todos um painel com o problema a ser resolvido, de forma bem clara. Ao lado desse painel, você coloca uma caixinha com papéis e um alfinete. Uma coisa bem simples.

Cada um, ao ter uma ideia, vai lá, escreve resumidamente sua proposta num papel e coloca no mural. Ao final de uma semana você já terá algumas ideias. Nesse momento, você poderá chamar a turma para uma sala, colocar de novo o problema e começar a discuti-lo para que todos tenham a completa consciência de seu contorno.

Em seguida, o grupo pode começar a discutir cada ideia colocada ao longo daquela semana. Importante: deixe que todos se expressem livremente e elimine qualquer atitude de repreensão ou crítica aos comentários. Peça a alguém que vá anotando as sugestões aceitas pela turma num quadro visível a todos os participantes.

Ao final, conduza com o grupo outra análise para refinar a lista obtida após a primeira rodada de discussão. A seleção deve ser feita com base na votação de todos os presentes. Para que o esforço não se perca e acabe por aí, faça com que as ideias mais importantes sejam colocadas num plano de ação e executadas mais tarde.

2. Considerando que um gestor pode fixar metas altíssimas apenas para incrementar o próprio bônus, pergunto: deveria haver limites para a fixação de metas? Se sim, quais seriam esses limites?
Flavio Farah, de São Paulo

não se pode estabelecer metas por simples desejo ou para “incrementar seu bônus”. Se isso acontecer, está errado. Há um processo lógico para estabelecer uma meta, e as pessoas devem estar bem conscientes do que existe por trás dele. E o que existe — ou pelo menos deveria existir — por trás do atingimento de metas é um esforço coletivo de aprendizado.

Se uma empresa consegue manter de forma organizada o envolvimento de todas as pessoas, o esforço para atingir metas se torna um aprendizado coletivo. Ao manter essas pessoas na organização, ao final de certo tempo a empresa acumulará uma quantidade de conhecimento sobre seu negócio que a tornará imbatível.

Bater metas é, essencialmente, um ritual de aprendizado. Se eu perguntar por que você já não tem sua meta alcançada, só existe uma resposta: “É porque nem eu nem minha equipe sabemos como fazer. Se soubéssemos, já teríamos feito”. Além de coletivo, esse esforço para atingir metas deve ser alegre. Não pode ser repressivo.

Caso contrário, não existirá aprendizado e as metas não serão batidas. Uma meta deve ser estabelecida, sempre que possível, com base nas lacunas. Lacunas são a diferença entre o valor obtido pela empresa e o melhor valor do mundo ou o valor ideal. Grande parte das empresas, no entanto, não avalia suas lacunas.

Outro problema que pode surgir no meio do caminho são fatores fora do controle do grupo. Isso é da vida. O que deve ser feito é um “replanejamento” sempre que ocorrerem fatos novos no mercado e que não haviam sido considerados no planejamento anterior.

Isso é normal nas empresas que sabem trabalhar com metas. Recomendo-lhe estudar um pouco mais profundamente o assunto. Meus livros se aprofundam bem nesse tema. Minha definição de líder: “Líder é quem bate metas com seu time e o faz de forma ética”. Fora disso, está errado.