Para dedicar tempo ao que é importante, saiba delegar

1 - Coordeno a área de logística de uma empresa e o dinamismo das atividades é muito grande. Tenho me preocupado em organizar meu tempo e repensar as atividades da equipe. Existe algum tipo de check list para que um diretor tenha certeza de que está fazendo tudo o que importa, sem deixar nada para trás? Eduardo Rocha, de São Paulo

Seu tempo dá e sobra. A menos que sua organização ainda não esteja preparada para controlar diariamente indicadores de resultados nos mais diversos níveis hierárquicos. Nesse caso, pequenos problemas se acumulam de maneira sorrateira e invariavelmente chegam a você na forma de um problemão.

Já visitei muitas empresas em minha vida, talvez centenas aqui e no exterior, e aprendi a fazer uma primeira avaliação na hora em que chego à empresa. Quando a empresa é bem organizada (tem uma boa rotina), o processo de chegada é simples e a pessoa me recebe de imediato.

Quando a “guerra” começa na recepção, onde se perde um tempão na identificação, mais tempo telefonando para pessoas até que se consiga permissão para entrar no prédio e, depois de todo périplo, ainda aguardo meu interlocutor terminar de “resolver um probleminha operacional”, já sei a encrenca que vou enfrentar.

Imagine o fluxo de trabalho de uma empresa como o curso de um rio. Ao longo de um rio é preciso ter várias represas capazes de controlar o volume das águas. Numa empresa, esses controles são os processos. Se eles estão bem azeitados, mesmo em caso de “tempestades”,  não haverá “enchentes”.

Em outras palavras, se você não ensinar os profissionais da base a resolver os pequenos problemas do dia a dia, eles vão acabar parando nas mãos do supervisor. Da mesma forma, se você não ensinar o supervisor como resolver os problemas em seu nível, eles vão subir até a diretoria — e você não terá outra opção a não ser resolver tudo sozinho.

Ou seja, será improdutivo. Por outro lado, como saber que você está fazendo o que importa sem deixar nada relevante para trás? Primeiro, treine seu pessoal para cuidar do dia a dia e ter autonomia para resolver os problemas que surgem.

Segundo, crie indicadores que traduzam o desempenho de sua área de trabalho e foque apenas naqueles que não têm bom desempenho. 

Se você fizer isso com competência, verá que seu tempo vai sobrar e ainda terá condições de cuidar do futuro de sua empresa, atingindo metas que vão torná-la mais competitiva.

Seu tempo deveria estar sendo gasto, prioritariamente, em recrutar e selecionar os melhores funcionários para seu tipo de trabalho, em treinar essas pes­soas (em alguns casos, você mesmo deveria ensiná-las), em estabelecer e desdobrar as metas anuais de seu setor e em garantir um bom gerenciamento da rotina. Muitos executivos veem seu tempo ser tomado pelas pequenas crises do dia a dia e deixam de fazer o essencial.

2 - Trabalho numa grande empresa brasileira e frequentemente temos estabelecido metas menores do que o crescimento real obtido numa de nossas operações na América Latina. Em outras áreas, registramos metas mais agressivas do que poderemos entregar. Como tornar esse processo mais preciso? Anônimo

estabelecer metas não é uma ciência precisa, É necessário FAZER UM esforço muito grande para que seja um processo o mais acurado possível. À medida que deve levar a companhia a novos patamares de desempenho, uma meta sempre mira no desconhecido.

Para garantir que os objetivos anuais estabelecidos sejam atingíveis, é necessário avaliar as “lacunas” de todos os indicadores de cada profissional dentro da organização. O que é uma lacuna? É a distância entre o valor atual de um indicador de desempenho e seu “valor ideal”.

Esse “valor ideal” pode ser, por exemplo, o melhor valor histórico já obtido na empresa ou o padrão de um concorrente. Numa regra geral, a meta deve cobrir 50% da lacuna a cada ano. Essa generalização tem exceções e deve ser utilizada com cuidado — já vi casos em que é preciso ser menos ambicioso.

A grande dificuldade que vejo é que existe muita resistência para avaliar lacunas. Por algum motivo que desconheço, a maioria das pessoas se sente ameaçada em reconhecer suas lacunas. Talvez porque isso implique reconhecer suas deficiências.

Finalmente, quero alertá-lo de que o fato de estabelecer metas menores que o crescimento real não é ruim se a meta tiver sido estabelecida com base em lacunas. É até um bom sinal.