Organização
Pequenas e médias empresas costumam ter dificuldade para manter o escritório arrumado. Resultado: perdem produtividade. Profissionais especializados em organização dizem o que fazer
Quais os grandes efeitos da desorganização?
Perder tempo procurando objetos e documentos é o mais óbvio, mas a bagunça traz ainda outros custos. É comum empresas desorganizadas terem despesas desnecessárias com material de escritório porque compram artigos duplicados, já que ninguém encontra nada. O custo com a faxina também aumenta, pois se leva mais tempo para limpar um ambiente onde há papéis nas mesas e fiação enroscando na vassoura e no aspirador.
Como pôr ordem na bagunça?
Descartar periodicamente o que pode ser inutilizado, desde canetas que não funcionam até contas vencidas há mais de cinco anos, recria espaços preciosos. Deve-se etiquetar pastas, caixas e prateleiras para que todos saibam onde colocar cada objeto.
Como deve ser guardado o material de escritório?
O problema de empilhar materiais de formato e tamanho diferentes é que, ao puxar um deles, o resto vem junto, o que resulta em desordem permanente. Um jeito barato de resolver isso é reunir cada tipo de coisa em caixas separadas e identificá-las.
Qual é a melhor forma de organizar os documentos dos clientes?
A lógica é colocar o que mais se usa em locais de fácil acesso. Por isso, é melhor ter uma pasta para cada cliente do que dividir a papelada por tipo de documento. Assim, as pastas mais usadas ficam guardadas em local privilegiado, enquanto a documentação de clientes que fazem poucos negócios vai para outro arquivo.
O que fazer para facilitar a limpeza?
A empresa deve providenciar pequenas divisórias e caixas para os funcionários. Dessa forma, eles podem manter o material de uso diário, como clipes, canetas e blocos, nas gavetas - o que diminui o tempo de limpeza das mesas. Fios soltos também não podem ser tolerados. Nos escritórios que não têm instalações móveis no chão, pode-se prender tudo com elástico ou arame.
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