São Paulo – A rotina de trabalho de um empreendedor é muito cansativa: mesmo fora do horário comum de expediente, é preciso continuar atento a diversas áreas do negócio. Porém, isso não significa que é preciso abandonar o tempo de relaxar ou de pensar em estratégias de longo prazo. Alguns serviços disponíveis na palma da mão podem otimizar a gestão empresarial, sem precisar pagar nada por isso: são os aplicativos. EXAME.com ouviu alguns donos de negócio sobre quais são as ferramentas administráveis pelo smartphone mais importantes do dia a dia: desde apps para gestão das contas até para cadastro de pedidos e para comunicação com a equipe. Todos os aplicativos indicados possuem alguma forma gratuita de uso. Nas versões pagas, alguns apps são precificados em dólar e outros em reais (caso a empresa já tenha operações personalizadas para o Brasil). Navegue pelos slides acima e confira quais são os aplicativos mais usados por quem já tem um negócio.

O Asana é um aplicativo voltado para a eficiência. A ideia é que, na mesma plataforma, os donos de negócio consigam ver tarefas e seu andamento e gerir o time por meio de conversas coletivas e privadas, por exemplo. Há uma interface que integra todas as ações descritas. Tomás O’Farrell, fundador da plataforma de trabalho freelancer Workana, usa o Asana para gerenciar o trabalho remoto. “O mais útil desse aplicativo é que podemos criar tarefas para nós mesmos e também para outras pessoas da nossa equipe. Como a maior parte da equipe da Workana trabalha de maneira remota, o aplicativo nos permite trabalhar como se estivéssemos lado a lado, o que aumenta o rendimento de todos.” Já Greta Paz, CEO da startup de conteúdos para o YouTube MPQuatro, ressalta a facilidade de acessar a informação por vários dispositivos. “O Asana é ótimo para empresas que, como nós, trabalham com muitos projetos e precisam organizar as pautas. Conseguimos acessar as nossas demandas e os arquivos de qualquer lugar“, afirma a empreendedora. Por fim, no caso do restaurante de alimentação saudável Levite, o foco é não perder o prazo das entregas e nem das reuniões. “Utilizamos o Asana desde o início do projeto do restaurante para auxiliar na organização de reuniões, afazeres e entregas. Com o acesso pela web e pelo aplicativo, fica muito fácil de ter sempre a informação necessária e o não perder os prazos”, diz Solon Neto, fundador do restaurante. O Asana possui tanto a versão gratuita quanto a versão Premium (8,33 dólares por usuário e por mês). A ferramenta está disponível para desktop, para Android e para iOS.

O Aussi é um aplicativo voltado para ajudar os empresários de pequeno porte: por meio dele, os empreendedores se conectam de forma gratuita e podem solucionar dúvidas entre si. Vito Laselva é sócio da rede de delivery culinário Batata do Vall, criada neste ano. Ele conta que o Aussi ajuda em diversas áreas de seu negócio. “Tenho utilizado bastante para obter informações sobre normas e legislação, mas ontem mesmo o utilizei para sanar uma dúvida quanto à motivação de minha equipe, como também já usei para ter ideias na área de marketing e vendas. Além disso, pelo app posso ajudar outros empreendedores nos assuntos que tenho mais conhecimento e experiência de negócios.” Usando o app, Laselva consultou usuários e teve a ideia de revender seus pratos. “Um resultado concreto que temos com a utilização do Aussi é a abertura de uma nova área de negócio, que é a comercialização de nossas batatas rostie congeladas. Antes disso, a Batata Congelada era um produto empacado, que não gerava receita.” O Aussi está disponível na versão para Android e para iOS. A versão para desktop será inaugurada em breve.

O Beer or Coffee é um aplicativo ideal para que os empreendedores possam fazer networking. Por meio da plataforma, é possível encontrar pessoas interesses similares ao seu e, com poucos cliques, convidá-las para um café ou uma cerveja nos próximos 30 minutos. Dá para aproveitar o momento e criar conexões profissionais. É uma rede privada: para fazer parte, é necessário ser convidado por outro usuário ou fazer parte dos locais que o Beer or Coffee já atua: o Cubo Coworking, em São Paulo; o San Pedro Valley, em Belo Horizonte; e o Startup Chile, em Santiago (Chile). Guilherme Ebisui, CEO e sócio-fundandor do serviço de relacionamentos Poppin. Usa o Beer or Coffee justamente para fazer networking com pessoas do ecossistema de startups. “É uma ferramenta muito interessante para trocar experiências com desenvolvedores, empreendedores, investidores e pessoas quem possam estar interessadas no seu negócio”, conta Ebisui. “Networking é um dos pontos mais importantes para qualquer negócio, ainda mais para uma startup. Como empreendedores muitas vezes frequentam os mesmos lugares e ambientes, se torna-se mais fácil encontrar pessoas interessadas em conversar sobre seu negócio pelo aplicativo e já marcar um cafézinho com elas em tempo real.” O aplicativo está disponível para Android e para iOS.

O Bling é um Sistema de gestão online de empresas: por meio dele, é possível organizar notas fiscais, estoques, cadastros, vendas e finanças. Outro diferencial é que ele possui integração com diversas plataformas de e-commerce, o que facilita o cadastro das informações. Cayo Sartori é co-fundador de Paubrasil, que vende capinhas e outros acessórios feitos em madeira para celular. Segundo ele, o Bling foi uma solução gratuita de gerenciamento de estoque, de vendas e de finanças, incluindo a integração com a loja virtual da Paubrasil. “Importamos os pedidos do site para o Bling, que consegue emitir as notas fiscais diretamente pelo aplicativo e enviar ao cliente automaticamente. Temos centenas de pedidos por mês, e se não fosse o Bling, precisaríamos contratar uma pessoa apenas para essa função. Para finalizar, ainda tem a opção de integrar o Bling com os Correios”, diz Satori. “Ele poupa tempo e dinheiro em todas as etapas do nosso trabalho.” O Bling possui as versões gratuita, Cromo (25 reais por mês), Cobalto (50 reais por mês), Titânio (100 reais por mês) e Platina (300 reais por mês). A ferramenta está disponível na versão para desktop e para Android.

O Contador de Cliques é uma ferramenta bem simples, porém útil para empreendedores do varejo: ao pressionar um botão, o contador adiciona um número à contagem. É como escrever números em uma folha de papel – só que de forma mais rápida e sem gastar papel. Adriana Auriemo, diretora da Nutty Bavarian, diz que a rede de franquias usa o Contador de Cliques ao estudar novos pontos comerciais. O franqueado vai até o local e usa o aplicativo para contar quantas pessoas passam por aquele ponto comercial. Se der tudo certo, o local virará um novo quiosque. "Com os números apresentados pelo app, conseguimos ter uma ideia, comparando com nosso banco de dados de pontos já existentes, de até quanto podemos pagar de aluguel.” O aplicativo é gratuito e está disponível apenas para Android.

O Evernote quer ser o aplicativo ideal para “gerenciar tudo na vida”: é possível escrever e armazenar notas de diversos assuntos, em formatos como texto, aúdio e foto. É possível acessá-la em diversos dispositivos e compartilhar com quem desejar. Guilherme Junqueira conta que na Gama Academy, escola que seleciona e capacita talentos para trabalhar em startups, o Evernote serve para salvar de tudo: cartões de visitas, e-books, clippings de artigos na internet e notas de reuniões. Os meios tradicionais de registro de informação são coisa do passado. “Com ele, nós descartamos o uso da agenda de papel: temos tudo online e compartilhado com outros membros do time”, diz o fundador. No caso da plataforma HotelQuando.com, o Evernote é usado pela equipe comercial para anotações e gestão de tarefas rotineiras. “O aplicativo ajuda a gerir o tempo da equipe, porque organiza melhor os afazeres no escritório e as reuniões fora dele”, diz o co-fundador Pedro Xavier. Por fim, os sócios do e-commerce de suprimentos industriais Gaveteiro, Benedikt Voller e Joshua Kempf, usam o Evernote por conta de proteção de informações e de compartilhamento. “Temos mais segurança de dados e também há a disponibilidade de anotar em qualquer momento, por ele ser multi-plataforma e sincronizado pela nuvem”, contam. Eles protocolam reuniões, ligações, listas de tarefas e projetos pelo Evernote. O Evernote possui os planos Basic (gratuito), Plus (40 reais por ano), Premium (80 reais por ano) e Business (24 reais por usuário e por mês). Há a versão para desktop, para Android e para iOS.

Além de usar o Instagram para fazer negócios, é preciso ficar de olho em como anda sua presença nesta rede. Para isso serve o Followers for Instagram: por meio dele, você consegue acessar dados sobre quem deixou de seguir o perfil da sua empresa, quantas pessoas estão engajadas com sua marca e quais postagens deram mais certo. “Para a nossa empresa, a divulgação do nosso trabalho nas mídias sociais tem um peso muito grande”, afirma Mycaela Gutierrez, fundadora da organizadora de festas Mia & Maria. “Esse aplicativo nos permite analisar alguns dados com mais clareza para criar campanhas de anúncios com mais eficácia, já que sabemos o tipo de post que gera maior engajamento no nosso público.” O Followers for Instagram está disponível apenas para iOS. Ele é gratuito, mas há recursos pagos dentro do aplicativo.

O Hootsuite é uma ferramenta que permite o agendamento em massa de posts nas redes sociais. Por meio dele, por exemplo, é possível gerenciar na mesma tela os posts no Facebook, no Instagram e no Twitter, por exemplo, além de seguir as estatísticas de audiência de cada página e perfil. Thoran Rodrigues, fundador da BigData Corp, conta que a área de marketing do negócio usa o Hootsuite para gerir e monitorar as redes da empresa: LinkedIn, Twitter e Google+. “Estamos usando o app há 4 meses e vimos um incremento considerável em engajamento e adesão às nossas mídias. O app permite que planejemos o mês inteiro, fazendo pequenos ajustes ao longo do caminho. É ideal para um time enxuto como o nosso, que divide seu tempo em várias atividades simultâneas.” A ferramenta é gratuita para gestão de até três contas. Depois, a mensalidade passa a ser de 8,99 dólares por mês depois desse período de teste. Além da versão para desktop, há versões para Android e para iOS.

A ferramenta Instabridge, apesar do nome, não tem muito a ver com o Instagram: é um serviço de compartilhamento de wifi gratuito. Na plataforma, é possível verificar as redes que cedem gratuitamente o acesso e se conectar: ao todo, há o registro de mais de 3 milhões de conexões. Fernando Quintela, fundador da empresa de impacto de consumidores Actionpay, diz que a ferramenta localiza 200 mil pontos de internet gratuita apenas no Brasil. “Eu utilizo quando o sinal de celular não está tão bom e, em viagens, quando escolho poupar o pacote de dados. Com isso, posso dar andamento a diversos contatos comerciais.” O aplicativo está disponível para Android e para iOS.

O Instagram, como todos já sabem, é um aplicativo focada no compartilhamento de imagens. Porém, ele não serve apenas para quem quer tirar selfies: também é muito usado pelas empresas para fazer negócio (saiba mais aqui). Marcela Gattaz, sócia da franquia de alimentação saudável Light Food Way, usa o Instagram para a divulgação dos produtos que a empresa serve: pratos prontos, sucos e kits detox. Além disso, também é usado para compartilhas novidades e fazer o marketing do negócio. “A conta da Light Food Way possui 6595 seguidores. A empresa tem conseguido bastante visualização pelo aplicativo: boa parte de seus clientes a conheceram por lá”, conta a empreendedora. Outro negócio que usa o Instagram é o brechó vintage Troca de Luxo. Juliana Lucki, proprietária do brechó, usa o aplicativo tanto para vendas quanto para posicionamento de marca. “Instagram é minha maior vitrine. Teremos uma loja física a partir de agosto, mas, até o momento, ele é a principal forma de visualização dos produtos. Ele garante uma alta visibilidade”, afirma Lucki. O Instagram possui versões para Android, para iOS e para Windows Phone. Também é possível acessar por meio do desktop – mas não publicar fotos.

O MailChimp é uma ferramenta para fazer um marketing digital mais eficiente do seu negócio: por meio dele, é possível criar e-mails padrão, automatizar o envio em massa, montar formulários, gerar recomendações de produtos aos consumidores e ver estatísticas sobre cada ação. Rafael Guerreiro, sócio-fundador da franquia Pintura a Jato, usa o MailChimp para criar e enviar campanhas de e-mail marketing e newsletters. “Controlamos as campanhas de e-mail marketing que estão sendo desenvolvidas ou as que já estão em andamento, verificando os relatórios de qualquer lugar. Por exemplo, no meio de uma reunião com potenciais franqueados, é possível informar qual a taxa de interessados que abrem, leem e clicam nos e-mails, tendo assim um indicador de interesse do mercado em nossa franquia.” Segundo Guerreiro, o aplicativo auxilia expandir a exposição da sua marca no mercado. “Nos ajuda a manter uma relação tanto com já franqueados quanto com futuros franqueados, e isso é decisivo na hora de fechar um contrato.” Os planos do MailChimp são o Forever Free (gratuito), o Growing Business (15 dólares por mês) e o Pro Marketer (15 dólares por mês + 200 dólares para a assinatura de profissional). Há a versão para desktop, para Android e para iOS.

O Lookback é uma ferramenta feita para os empreendedores digitais: com ela, é possível gravar as interações que os consumidores fazem com produto – toques na tela, cliques e comandos de voz usados, por exemplo. É possível analisar esses dados coletados e montar uma imagem de como é a experiência do usuário. É exatamente o time de UX (User Experience) do GetNinjas, plataforma de agenciamento de serviços, que faz uso do Lookback. “Realizamos testes de usabilidade dos nossos produtos – os apps para o profissional cadastrado na plataforma e para o cliente -, o que ocorre a cada duas semanas”, diz Eduardo L’Hotelier, fundador e CEO do GetNinjas. “O aplicativo captura em formato de vídeo o que acontece na tela do celular, além de gravar o áudio e o rosto do usuário.” O Lookback é gratuito e pode ser usado no desktop e em smartphones com Android e com iOS.

Lançado pelo Sebrae e pelo Buscapé, o Qipu é uma ferramenta que ajuda a controlar as obrigações das microempresas, mandando alertas sobre contribuições fiscais, sobre a arrecadação do microempreendedor ou sobre os benefícios a que ele tem direito (veja mais sobre o app). Patrice Lamiral, co-fundador da prestadora de serviços de marketing para startups Skuad, afirma que o Qipu facilita muito o trabalho da empresa por meio de emissão de notas fiscais paulistanas e de controle financeiro. “Para emitir notas fiscais antes era super complicado, pois ligava para meu contador e entrava na fila dos clientes que precisavam emitir notas fiscais. Elas só eram emitidas depois de algumas horas. Com o aparecimento do Qipu, este problema foi resolvido e, melhor ainda, não prejudicamos mais nossos clientes com o atraso na emissão das notas.” O aplicativo é gratuito e está disponível para Android, para iOS e para Windows Phone, além da versão web. 

O Restorando é um aplicativo que agencia reservas de restaurante. Ainda que pareça ser voltado para o consumidor, empreendedores de alimentação podem usá-lo para gerenciar o fluxo de seus empreendimentos. Esse é o caso do restaurante Ruaa. Flavio Tupinambá, co-fundador do estabelecimento, conta que usa a ferramenta para gerenciar as reservas e a fila de espera do restaurante. “Os benefícios que vejo são a maior organização, a obtenção do contato dos clientes que usaram o aplicativo para chegar ao restaurante e o recebimento de feedback da experiência deles no Ruaa, por exemplo”, afirma. O Restorando está disponível nas versões para desktop, para Android e para iOS.

O Skyscanner é um buscador gratuito de passagens aéreas, hospedagem e aluguel de carros. Ele é focado em quem precisa planejar viagens de forma eficiente – como empreendedores. Carolina Cavalcante, dona da loja de roupas Business Woman/BUW, conta que usa principalmente a função de pesquisas o melhor preço das passagens aéreas. “Como nossas representantes de vendas em atacado fazem muitas viagens até nossas clientes, esse aplicativo nos avisa as variações de preços das passagens”, diz. Desde que a BUW baixou o aplicativo, os custos com passagens caíram 30%. “Conseguimos ajustar a logística interna de forma a voar nos períodos com menores custos.” O Skyscanner possui a versão para desktop e também aplicativos para Android, para iOS e para Windows Phone.

O Slack é um aplicativo para trocar mensagens em grupo. Ele é cheio de ferramentas, e isso atrai os donos de negócio: é possível criar grupos públicos e privados; enviar arquivos de serviços como Google Drive e Dropbox; e realizar integrações com serviços como Twitter e Asana para agrupar notificações, por exemplo. Ele é um dos aplicativos mais usados pelos empreendedores consultados por EXAME.com, acompanhado pelo app Trello (inclusive, ambos possuem integração). Márcio Acorci, CEO e fundador da rede de casamentos Mecasei.com, ressalta que o Slack é fundamental para a startup, que é baseada em trabalho remoto. “O Slack é usado internamente por todos os colaboradores da empresa e permite que possamos nos comunicar a todo momento e de qualquer lugar. Estamos atualmente divididos em 3 estados brasileiros - Santa Catarina, São Paulo e Rio Grande do Sul, e o Slack nos ajuda neste problema de distância para a comunicação.” Allan Kajimoto, co-fundador da desenvolvedora de e-commerces para alimentação expressa Delivery Direto, diz que o ponto principal do Slack é a transparência. “Além de dinamizar a comunicação interna, passou a existir ainda mais transparência nas relações. Todos os colaboradores visualizam as atividades que estão sendo executadas por todos os times do Delivery Direto. Desta forma, as equipes conseguem perceber necessidades uma das outras, criando uma cultura de cooperatividade entre diferentes áreas.” Guilherme Bonifácio, CEO e Fundador da startup de delivery Rapiddo, ressalta como o Slack ajuda a receber feedbacks constantes entre as equipes e também para procurar arquivos antigos – já que há várias plataformas integradas. Rodrigo do Nascimento, diretor de tecnologia da Mundipagg, completa e dá alguns exemplos: a ferramentas de atendimento Zendesk e a ferramentas de desenvolvimento BitBucket. O Slack possui quatro planos: o gratuito, o Standard (6,67 dólares por usuário e por mês), o Plus (12,50 dólares por usuário e por mês) e o Enterprise (ainda não lançado). Há a versão para desktop, para iOS e para Windows Phone.

Assim como o Slack ou o mais famoso WhatsApp, o Telegram também é um serviço de mensagens. Porém, o seu diferencial é fornecer uma maior segurança das informações trocadas por meio de criptografia, o que é essencial para proteger dados de empresas. Gustavo Uehara, co-fundador da plataforma de conteúdos para ensino médio e vestibular Stoodi, conta que a startup usa o Telegram como um comunicador interno. “Ele é utilizado por toda a empresa e, como possui versão app e desktop, é possível utilizá-lo tanto dentro quanto fora do escritório”, diz Uehara. “O Telegram é bastante confiável e agilizou muito a comunicação. Em alguns casos, é uma alternativa ao envio de e-mails.” O Telegram está disponível na versão para desktop, para Android, para iOS e para Windows Phone.

O Trello é um visualizador de listas descolado. Por meio de cartões, é possível dividir áreas de um projeto e acompanhar o progresso de cada um dos setores, por exemplo. Jogando os cartões de um lado para outro, é possível atualizar instantaneamente o progresso de cada tarefa. A ideia é se livrar de post-its, planilhas e softwares complicados. Junto com o Slack, o Trello ocupa o posto de aplicativo mais utilizado pelos empreendedores consultados por EXAME.com (inclusive, ambos possuem integração). Tomaz de Paula tinha uma grande dificuldade: era dono de duas plataformas do mundo da advocacia, a Dubbio e a Juris. Ele começou a implantar o Trello nos negócios porque tinha problemas de gerenciamento de tarefas. “Os resultados obtidos foram espetaculares, pois conseguimos centralizar e organizar todas as tarefas dos diferentes projetos em uma única plataforma. Os prazos para entregas diminuíram e a produtividade aumentou.” Antônio Miranda, CEO da plataforma Cuponomia, diz que o Trello ajuda em outra faceta: a comunicação da equipe. “Ele ajuda muito a diminuir conflitos e possíveis desencontros de informações, já que todos sabem o que está sendo realizado, quem é o responsável e qual o prazo estimado para a entrega de cada tarefa.” Já a empresa de tecnologia da informação Alphacode usou o Trello para criar sua própria metodologia de trabalho, inspirada em conceitos como Kanban e Scrum. “Esses conceitos se encaixam perfeitamente na ferramenta e no nosso dia a dia, especialmente pela facilidade de usar o Trello em qualquer dispositivo”, conta o sócio-fundador Rafael Franco. “Como resultado imediato, observamos que a equipe está mais atenta aos prazos e nós conseguimos ter uma visão completa do status e andamento dos projetos.” O Trello possui três planos: o gratuito, o Business Class (9,99 dólares por usuário e por mês) e o Enterprise (20,83 dólares por usuário e por mês). Há a versão para desktop, para Android e para iOS.

O WhatsApp, assim como o Instagram, é outro serviço muito usado por quem não é empreendedor: ele serve para trocar mensagens de forma simples. Porém, no caso dos negócios, também pode servir para prestar atendimentos (saiba mais aqui). Miguel Andorffy, fundador da plataforma de educação Me Salva! (veja mais aqui), usa o WhatsApp para se comunicar com seu time. “Em startups as coisas acontecem muito rápido e, como muitas vezes precisamos nos comunicar fora do horário de trabalho, essa costuma ser uma maneira fácil de enviar avisos para todo mundo e discutir assuntos urgentes. O WhatsApp é mais instantâneo do que o email e menos invasivo do que uma ligação, então as pessoas acabam utilizando mais nesse tipo de situação.” Já Fábio Nadruz, diretor de operações da franquia Mercadão dos Óculos, usa o WhatsApp para manter o relacionamento com os franqueados – seja por orientações comerciais ou por compartilhamento de cases de sucesso. “Com o recurso, a rede tem uma maior integração entre as unidades franqueadas. O WhatsApp gera agilidade nas respostas e aproximação com todos da empresa.” A I2GO, que fabrica acessórios para celulares, usa o aplicativo para responder questões de consumidores – o famoso SAC. “O WhatsApp gera eficiência e rapidez na solução de dúvidas e de problemas dos clientes. Por ele ser também de uso comum aos nossos consumidores, cria uma proximidade entre eles e a nossa marca”, explica o co-fundador Daniel Doho. O WhatsApp possui aplicativos para Android, para iOS e para Windows Phone. Com a aplicação baixada, também é possível acessar pelo desktop.

O Zapier é um aplicativo feito para conectar todas as ferramentas que o empreendedor usa em seu dia a dia. Assim, ele consegue se focar no que realmente é importante: produzir. Ao todo, mais de 500 apps estão disponíveis para integração dentro do Zapier. Bernardo Brugnara é fundador da Collact, que trabalha na fidelização de clientes para pequenas e médias empresas. “Aqui na Collact nós usamos vários aplicativos para melhorar processos e ganhar produtividade no dia a dia. O problema é que as informações tendem a ficar espalhadas entre essas ferramentas, obrigando as pessoas a trabalhar com várias janelas abertas ou a ter que atualizar dados sem necessidade”, explica o empreendedor. “O Zapier conecta os apps que você usa, sem que você tenha que saber programar.” Ele foi útil na hora de fazer recrutamento, por exemplo. “Abrimos algumas vagas e recebemos mais de mil currículos por diferentes formulários de aplicação feitos no Google Forms. Com o Zapier, o processo seletivo como um todo ficou mais transparente e muito mais fácil de executar”. Hoje em dia, toda a equipe da Collact sabe usar o Zapier. Há três planos: o Free Forever (gratuito), o For Work (partindo de 20 dólares por mês) e o For Teams (partindo de 100 dólares por mês). É preciso fazer o cadastro na plataforma para começar a usar nas versões desktop e mobile.