São Paulo - No início de fevereiro, o catarinense Guilherme Reitz, de 27 anos, parou para analisar os indicadores financeiros de sua empresa, a Axado — uma espécie de BuscaPé que faz a cotação de preços de fretes. É um ritual que se repete pelo menos uma vez por mês, quando ele e os sócios se dedicam a verificar se os custos do negócio estão sob controle e se a geração de receitas acontece na velocidade prevista.

"Percebi que as vendas estavam crescendo mais vagarosamente que o planejado", afirma Reitz. Se as receitas não recuperassem o ritmo de expansão, a rentabilidade da Axado cairia, comprometendo os resultados.

Em busca dos motivos, os sócios descobriram que o problema estava no departamento comercial. A Axado costuma manter uma equipe de seis vendedores, responsáveis por captar e cadastrar novas transportadoras no site. Cada transportadora paga uma taxa para ter seu nome listado no site da Axado.

No começo do ano, dois vendedores pediram demissão. Reitz demorou um mês para contratar seus substitutos, quando o normal seria ter a equipe novamente completa em menos de duas semanas. Como havia menos transportadoras entrando no site, o crescimento das receitas perdeu força.

"Depois de ver os números escancarados, ficou muito fácil entender o que estava acontecendo", afirma Reitz. "Não tínhamos noção sobre como a falta de dois vendedores afetaria os resultados." Reitz acelerou a contratação dos vendedores para recompor a equipe. Para tentar compensar o tempo e o dinheiro perdidos, ele reviu as metas de cada funcionário do departamento comercial.

Em 2013, a estimativa é que o faturamento da Axado chegue a 10 milhões de reais.

Para que a empresa tenha lucro, os custos sempre devem ser menores do que as receitas. Isso parece óbvio — e é. O problema é que muitos empreendedores erram ao fazer essas contas, seja por desconsiderar parte dos custos da produção, seja por contar com o dinheiro de vendas que ainda não foram pagas.

Mesmo quando acertam os cálculos, alguns falham ao não acompanhar com fre­quência os indicadores financeiros — e podem perceber tarde demais que a rentabilidade desejada não será alcançada. Nas start­ups, isso costuma ser fatal.

"Uma startup que não mantenha indicadores financeiros precisos e não controle os custos dificilmente encontra investidores, e o projeto pode nem sair do papel", diz Cássio Spina, diretor da Anjos do Brasil, associação que reúne investidores em empresas nascentes.

Pelo menos uma vez por semana, o empreen­dedor deve revisar quatro números que compõem uma espécie de fotografia do desempenho do negócio — os custos, as receitas, o fluxo de caixa e a inadimplência. Esses indicadores básicos precisam ser comparados às projeções para a empresa.

Assim, o empreendedor poderá saber rapidamente se o desempenho de algum desses índices está abaixo do previsto, identificar os motivos e procurar uma solução para o problema. "É importante que esse acompanhamento seja feito com regularidade", afirma Spina.

"Só assim o empreendedor pode descobrir o que impede sua empresa de alcançar as metas planejadas e tomar uma atitude a tempo de tentar reverter esse quadro."