Veja como delegar tarefas em 5 passos, com a Blindarte

São Paulo - Nos primeiros anos de uma pequena ou média empresa, é comum que o dono assuma praticamente todas as tarefas — dos serviços bancários à negociação de contratos. “Com o tempo, é difícil crescer se tudo está na mão de uma única pessoa”, afirma Wilson Trevisan, sócio da consultoria paulista Dolfyn.

A administradora Catia Pin, de 42 anos, da Blindarte, convive com essa dificuldade. “Acumulo muitas funções no dia a dia e não sobra tempo para fazer o planejamento estratégico”, diz Catia. Ela pediu ajuda a Exame PME para saber como descentralizar a gestão . Veja o que os especialistas recomendam.

Triagem

O primeiro passo é fazer uma lista com todas as tarefas do dia a dia do empreendedor. As atividades podem ser distribuídas entre diárias, semanais, mensais e anuais — mesmo aquelas mais corriqueiras devem ser lembradas, como idas ao banco. Em seguida, deve ser feita uma análise para selecionar quais tarefas podem ser delegadas.

“O empreendedor deve assumir apenas aquelas que dependem de decisões estratégicas importantes ou envolvem aspectos técnicos que ele domina muito bem”, afirmaTrevisan. É comum que o dono do negócio assuma mais tarefas do que é habitualmente capaz, o que prejudica sua qualidade de vida.

Atenção: O empreendedor não deve deixar de lado atribuições que dão prazer. “Se o dono da empresa gosta de fazer contas ou conversar com os funcionários, ele pode separar alguns momentos do dia para essas atividades”, afirma Trevisan. “É preciso ter alguma satisfação no trabalho.”

Pessoal

O próximo passo é escolher quem deve assumir as tarefas que serão delegadas. É preciso analisar se há profissionais qualificados na empresa ou se será necessário contratar gente de fora. “A princípio, o dono costuma precisar de gerentes que serão uma espécie de braço direito, com conhecimento técnico aliado a capacidade de liderança”, diz Antoniel Silva, da consultoria Grant Thorton.

Os funcionários escolhidos devem começar a exercer as tarefas de forma gradual. Eles podem acumular mais obrigações com o passar do tempo, até que toda a responsabilidade esteja em suas mãos.

Atenção: “Delegar é diferente de apenas repassar tarefas para outra pessoa”, diz Halina Matos, gerente da consultoria DMRH. É preciso planejar cuidadosamente a passagem do bastão, o que pode levar algum tempo.”

Treinamento

Em seguida, é preciso orientar formalmente os profissionais que vão exercer as atividades que antes eram feitas pelo empreendedor. “Mesmo que o funcionário já tenha conhecimentos prévios da função, é indicado começar pelo básico”, afirma Halina. “É preciso ter em mente que o que parece óbvio para uma pessoa pode não ser para outra.”

É interessante registrar em manuais o passo a passo de cada atividade. O empreendedor também deve deixar claro suas expectativas e definir prazos de execução para as tarefas delegadas.

Atenção: Treinar alguém é algo que toma tempo, mas no médio prazo há benefícios tanto para o funcionário quanto para o dono da empresa. “Além de abrir espaço na agenda do empreendedor, delegar ajuda a desenvolver a autonomia dos funcionários e sua capacidade de tomar boas decisões”, diz Silva.

Supervisão

Estabeleça quais são as atribuições prioritárias e qual será o poder de decisão do funcionário caso surjam problemas durante a execução. Nessa fase, o empreendedor deve conferir regularmente como está o andamento das coisas.

“É um bom momento para corrigir eventuais erros e saber se ainda restam dúvidas na realização das tarefas”, afirma Halina. “No começo, a supervisão deve ser feita de maneira mais intensa, mas depois o funcionário pode prestar contas por meio de relatórios, por exemplo”, diz Trevisan, da Dolfyn.

Atenção: Lembre-se de que ninguém vai fazer nada exatamente do jeito que você faz. “Não exija a perfeição, mas cobre que o resultado seja aquele que você espera”, diz Silva.

Avaliação

De tempos em tempos, é bacana analisar formalmente o desempenho dos subordinados. “O empreendedor deve conversar com o empregado sobre as dificuldades que apareceram e as decisões que foram tomadas”, diz Silva. Se a tarefa foi bem executada, o empreendedor deve demonstrar sua satisfação.

Atenção: “A avaliação é importante também para ouvir o funcionário”, diz Halina. Converse sobre o que ele achou do próprio desempenho e esteja aberto a sugestões. “Às vezes, o funcionário pode sugerir um jeito melhor de aperfeiçoar os processos.”