Blitz nos contratos em apenas uma semana

São Paulo - De tempos em tempos, um jardineiro reserva algumas horas para uma tarefa fundamental — procurar e cortar o mato que nasce em volta das flores do canteiro. Disso depende a saúde do jardim todo. Negócios emergentes exigem o mesmo cuidado.

Gastos que podem parecer desimportantes, como a compra de papéis de impressão ou produtos para a limpeza do escritório, são como ervas daninhas — nascem por toda parte sem que ninguém se dê ao trabalho de semeá-las. Sem controle, elas podem prejudicar a rentabilidade e geralmente não acrescentam absolutamente nada para o cliente.

Uma investigação periódica nos gastos que não entram diretamente nos custos do produto ou serviço que a empresa fabrica pode revelar oportunidades para economizar — seja trocando de fornecedor, seja renegociando com os atuais. Veja um plano para identificar despesas a ser diminuídas e como renegociá-las em apenas uma semana.

Segunda-feira: Reflita

O personagem Garfield — aquele gato rajado e gordinho que morre de preguiça até de passar para o quadrinho seguinte — é como muita gente por aí. Ele detesta, odeia, abomina e tem alergia a segundas-feiras. Bem se vê que Garfield não foi criado pelo cartunista americano Jim Davis para ser empreendedor , pois este plano começa chegando bem cedo ao escritório, antes de todo mundo, para evitar ser interrompido.

Faça uma reflexão breve sobre o modelo de negócios de sua empresa para escrever uma lista de fornecedores de produtos e serviços que não afetam — pelo menos não diretamente — a qualidade do que sua empresa entrega ao cliente.

Em grande parte dos negócios, na lista estão limpeza das mesas, transporte de funcionários, cafezinho. “Muitos empreendedores podem ficar surpresos com a quantidade de fornecedores acumulados ao longo dos anos de crescimento de uma pequena ou média empresa”, diz Fernando Macedo, da consultoria ERA, especializada em redução de custos.

Terça-feira: Priorize

No segundo dia, escolha até três despesas com boas chances de ser renegociadas imediatamente. Um critério possível — as três despesas que mais pesam na lista, as três despesas com contratos próximos do vencimento e as três despesas mais fáceis de analisar.

Outra forma de pensar — a despesa que mais pesa na lista, a despesa com contrato mais próximo do vencimento e a mais fácil de analisar. “O importante é ter algum critério que faça sentido”, diz Macedo. O empreendedor paulista Caio Gurgel, de 33 anos, submeteu-se a esse tipo de exercício. No ano passado, ele soube que o contrato de impressoras alugadas pela Vinho Sul — revendedora de bebidas importadas que tem como clientes restaurantes e empórios — estava para ser reajustado em 18%.

Na sede da empresa, na cidade paulista de Guarulhos, havia 11 impressoras, três delas coloridas, mantidas por um fornecedor terceirizado. Os equipamentos atendem a necessidades internas do escritório, como imprimir relatórios de vendas, notas fiscais e outros documentos.

“Não é nada que faça diferença para o cliente”, diz Gurgel. “Percebi que ali estava uma oportunidade para economizar algum dinheiro.” Ele estava certo. “Descobri que muitos relatórios estavam sendo impressos, sem a menor necessidade, com tinta colorida, que é dez vezes mais cara do que a preta”, diz.

Quarta-feira: Pesquise

Antes de chamar o fornecedor para uma conversa, faça uma cotação com outros três. “Não é preciso um estudo aprofundado”, diz Márcio Iavelberg, da consultoria Blue Numbers. “Uma vasculhada na internet e alguns telefonemas a associações setoriais são suficientes para saber o que o mercado está cobrando.”

Em janeiro, o administrador Vinicius Alvarenga, de 32 anos, passou uma tarde procurando imóveis em que coubessem os 12 funcionários da Bololô, loja virtual de utensílios domésticos. Quando abriu o negócio, no começo do ano passado, Alvarenga alugou um espaço de 200 metros quadrados na zona sul de São Paulo sabendo que o contrato teria um reajuste anual de 3%.

“Parecia um bom negócio, mas nos meses seguintes o valor do aluguel de vários imóveis próximos caiu”, diz ele. “Com o reajuste, meu aluguel ficaria bem mais alto que o dos meus vizinhos.” Nas conversas com corretores, Alvarenga soube de três salas comerciais do mesmo tamanho. “O valor era o mesmo que eu pagava e nem tinha reajuste programado”, diz ele. “Isso me animou a procurar o dono do imóvel para discutir o contrato.”

Quinta-feira: Escolha

Parta do pressuposto de que a renegociação pode não dar certo e escolha um entre os três orçamentos levantados na terça-feira — é esse fornecedor que você vai procurar. Faça como as startups: não complique. “Elas costumam escolher a oferta mais barata e fácil de ser implantada”, diz Iavelberg. Claro que isso tem um risco.

Por isso, em diversos casos, o que o cliente gostaria mesmo é de ficar com o fornecedor atual, não fosse o peso do custo. Foi o caso de Alvarenga, da Bololô, e de Gurgel, da Vinho Sul. A mudança de endereço reduziria o aluguel da Bololô, mas os funcionários teriam de trabalhar em casa por alguns dias da semana.

“Isso não era bom para a produtividade”, diz Alvarenga. Por sua vez, Gurgel cogitou comprar impressoras para a Vinho Sul. “O problema é empatar capital em coisas que poderiam ser usadas para algo mais importante para o negócio, como capital de giro”, diz ele.

Sexta-feira: Argumente

Chegou o dia da renegociação. Se os orçamentos levantados na semana forem melhores que as condições do fornecedor de sempre, argumente que o mercado tem ofertas tentadoras e espere uma contraproposta. “Se o fornecedor estiver interessado em manter o cliente — e geralmente está — ele vai tentar manter o relacionamento”, diz Iavelberg.

Foi assim que terminou a discussão sobre as impressoras da Vinho Sul. Um dos motivos para o reajuste, explicou o fornecedor de impressoras, era o alto custo de manutenção — os cartuchos de tinta das impressoras coloridas são mais caros do que os usados nas impressoras preto e branco. As duas partes chegaram a um acordo e, das três máquinas coloridas, Gurgel devolveu duas. O reajuste caiu de 18% para 6%.

“Nós nos reorganizamos e estamos nos adequando à mudança”, diz Gurgel. Alvarenga, da Bololô, fez seu papel de inquilino e argumentou, junto ao locador, que o ganho anual que ele teria com o reajuste do aluguel seria menor que a receita perdida caso ele rescindisse o contrato. “Concordamos em postergar o aumento para o ano que vem”, diz ele. “Foi bom para os dois lados.”

São Paulo - De tempos em tempos, um jardineiro reserva algumas horas para uma tarefa fundamental — procurar e cortar o mato que nasce em volta das flores do canteiro. Disso depende a saúde do jardim todo. Negócios emergentes exigem o mesmo cuidado.

Gastos que podem parecer desimportantes, como a compra de papéis de impressão ou produtos para a limpeza do escritório, são como ervas daninhas — nascem por toda parte sem que ninguém se dê ao trabalho de semeá-las. Sem controle, elas podem prejudicar a rentabilidade e geralmente não acrescentam absolutamente nada para o cliente.

Uma investigação periódica nos gastos que não entram diretamente nos custos do produto ou serviço que a empresa fabrica pode revelar oportunidades para economizar — seja trocando de fornecedor, seja renegociando com os atuais. Veja um plano para identificar despesas a ser diminuídas e como renegociá-las em apenas uma semana.

Segunda-feira: Reflita

O personagem Garfield — aquele gato rajado e gordinho que morre de preguiça até de passar para o quadrinho seguinte — é como muita gente por aí. Ele detesta, odeia, abomina e tem alergia a segundas-feiras. Bem se vê que Garfield não foi criado pelo cartunista americano Jim Davis para ser empreendedor , pois este plano começa chegando bem cedo ao escritório, antes de todo mundo, para evitar ser interrompido.

Faça uma reflexão breve sobre o modelo de negócios de sua empresa para escrever uma lista de fornecedores de produtos e serviços que não afetam — pelo menos não diretamente — a qualidade do que sua empresa entrega ao cliente.

Em grande parte dos negócios, na lista estão limpeza das mesas, transporte de funcionários, cafezinho. “Muitos empreendedores podem ficar surpresos com a quantidade de fornecedores acumulados ao longo dos anos de crescimento de uma pequena ou média empresa”, diz Fernando Macedo, da consultoria ERA, especializada em redução de custos.

Terça-feira: Priorize

No segundo dia, escolha até três despesas com boas chances de ser renegociadas imediatamente. Um critério possível — as três despesas que mais pesam na lista, as três despesas com contratos próximos do vencimento e as três despesas mais fáceis de analisar.

Outra forma de pensar — a despesa que mais pesa na lista, a despesa com contrato mais próximo do vencimento e a mais fácil de analisar. “O importante é ter algum critério que faça sentido”, diz Macedo. O empreendedor paulista Caio Gurgel, de 33 anos, submeteu-se a esse tipo de exercício. No ano passado, ele soube que o contrato de impressoras alugadas pela Vinho Sul — revendedora de bebidas importadas que tem como clientes restaurantes e empórios — estava para ser reajustado em 18%.

Na sede da empresa, na cidade paulista de Guarulhos, havia 11 impressoras, três delas coloridas, mantidas por um fornecedor terceirizado. Os equipamentos atendem a necessidades internas do escritório, como imprimir relatórios de vendas, notas fiscais e outros documentos.

“Não é nada que faça diferença para o cliente”, diz Gurgel. “Percebi que ali estava uma oportunidade para economizar algum dinheiro.” Ele estava certo. “Descobri que muitos relatórios estavam sendo impressos, sem a menor necessidade, com tinta colorida, que é dez vezes mais cara do que a preta”, diz.

Quarta-feira: Pesquise

Antes de chamar o fornecedor para uma conversa, faça uma cotação com outros três. “Não é preciso um estudo aprofundado”, diz Márcio Iavelberg, da consultoria Blue Numbers. “Uma vasculhada na internet e alguns telefonemas a associações setoriais são suficientes para saber o que o mercado está cobrando.”

Em janeiro, o administrador Vinicius Alvarenga, de 32 anos, passou uma tarde procurando imóveis em que coubessem os 12 funcionários da Bololô, loja virtual de utensílios domésticos. Quando abriu o negócio, no começo do ano passado, Alvarenga alugou um espaço de 200 metros quadrados na zona sul de São Paulo sabendo que o contrato teria um reajuste anual de 3%.

“Parecia um bom negócio, mas nos meses seguintes o valor do aluguel de vários imóveis próximos caiu”, diz ele. “Com o reajuste, meu aluguel ficaria bem mais alto que o dos meus vizinhos.” Nas conversas com corretores, Alvarenga soube de três salas comerciais do mesmo tamanho. “O valor era o mesmo que eu pagava e nem tinha reajuste programado”, diz ele. “Isso me animou a procurar o dono do imóvel para discutir o contrato.”

Quinta-feira: Escolha

Parta do pressuposto de que a renegociação pode não dar certo e escolha um entre os três orçamentos levantados na terça-feira — é esse fornecedor que você vai procurar. Faça como as startups: não complique. “Elas costumam escolher a oferta mais barata e fácil de ser implantada”, diz Iavelberg. Claro que isso tem um risco.

Por isso, em diversos casos, o que o cliente gostaria mesmo é de ficar com o fornecedor atual, não fosse o peso do custo. Foi o caso de Alvarenga, da Bololô, e de Gurgel, da Vinho Sul. A mudança de endereço reduziria o aluguel da Bololô, mas os funcionários teriam de trabalhar em casa por alguns dias da semana.

“Isso não era bom para a produtividade”, diz Alvarenga. Por sua vez, Gurgel cogitou comprar impressoras para a Vinho Sul. “O problema é empatar capital em coisas que poderiam ser usadas para algo mais importante para o negócio, como capital de giro”, diz ele.

Sexta-feira: Argumente

Chegou o dia da renegociação. Se os orçamentos levantados na semana forem melhores que as condições do fornecedor de sempre, argumente que o mercado tem ofertas tentadoras e espere uma contraproposta. “Se o fornecedor estiver interessado em manter o cliente — e geralmente está — ele vai tentar manter o relacionamento”, diz Iavelberg.

Foi assim que terminou a discussão sobre as impressoras da Vinho Sul. Um dos motivos para o reajuste, explicou o fornecedor de impressoras, era o alto custo de manutenção — os cartuchos de tinta das impressoras coloridas são mais caros do que os usados nas impressoras preto e branco. As duas partes chegaram a um acordo e, das três máquinas coloridas, Gurgel devolveu duas. O reajuste caiu de 18% para 6%.

“Nós nos reorganizamos e estamos nos adequando à mudança”, diz Gurgel. Alvarenga, da Bololô, fez seu papel de inquilino e argumentou, junto ao locador, que o ganho anual que ele teria com o reajuste do aluguel seria menor que a receita perdida caso ele rescindisse o contrato. “Concordamos em postergar o aumento para o ano que vem”, diz ele. “Foi bom para os dois lados.”