9 segredos para cuidar bem das contas do seu negócio
Entenda em que dedicar atenção e o que evitar ao cuidar da gestão financeira de sua empresa
Da Redação
Publicado em 8 de abril de 2015 às 10h06.
São Paulo - Se pudéssemos fazer uma analogia do funcionamento de um empreendimento ao do corpo humano, poderíamos sugerir que a gestão financeira é o coração: fornece suprimento para todas as outras áreas.
Caso ele pare de funcionar, todo o resto também para. Por outro lado, o funcionamento do coração deve-se, sobretudo, aos comandos do cérebro.
Basta um (complexo) comando cerebral e, quase que instantaneamente, o coração pulsa com mais ou menos força.
Assim, é importante que o empreendedor , responsável número 1 pela gestão financeira, esteja devidamente habilitado para fazer boa gestão por processos gerenciais, agindo não como um “cérebro comum”, mas como um altamente desenvolvido, sendo capaz de perceber as mais específicas demandas “cardíacas”, estimulando-o mais ou menos para manter a saúde de todo o resto.
Por isso, confira agora algumas dicas de gestão financeira que irão trazer uma visão mais abrangente de processos gerenciais, e impulsionar cada vez mais sua empresa.
1. Adquira conhecimento em gestão de negócios
Muitas das maldades do mercado corporativo são absorvidas, logicamente, com a experiência ao longo dos anos.
Ainda assim, manter-se atualizado em relação às novas ferramentas e conceitos teóricos em gestão de negócios é essencial a gestores que, limitados pelo excesso de tarefas e falta de tempo, acabam optando por decisões diárias, tomadas com pouco ou nenhum planejamento.
Obter conhecimento na área de finanças é uma grande dificuldade dos empreendedores, por isso quanto mais você dominar o assunto, mais vantagem competitiva adquire.
2. Realize um Planejamento Estratégico
Para uma visão efetiva do direcionamento estratégico da empresa, é crucial que ela tenha uma definição bem clara de suas missões e objetivos estratégicos. Deve-se formular o Planejamento Estratégico periodicamente.
Para defini-lo, deve-se refletir sobre a direção estratégica a ser tomada, os projetos e seus planos operacionais, os objetivos de cada estratégia, as responsabilidades e os prazos.
Mais importante ainda é que os dados do plano sejam convertidos em números, tornando-os mais claros e fáceis de serem avaliados.
3. Atenção à organização e gestão orçamentária
É interessante que a empresa apresente um Plano Tático (orçamento) anual, que deverá conter as projeções de receitas, despesas e do Balanço Patrimonial da empresa.
Esse plano também deverá definir os objetivos financeiros, conter um plano de metas e de remuneração variável com base nessas metas, bem como estudar as estratégias de preço e melhores ações de mercado.
Opte por sistemas de gestão financeira: eles permitem mapear a origem, o destino e a movimentação de todo o capital empresarial.
Inclusive, fuja de planilhas físicas, que nem sempre fornecem uma visão transparente de seu orçamento e ainda podem conter erros.
Outra dica que parece simples, mas nem sempre é: gaste menos do que ganha. Crie um “fundo de caixa”, se possível.
Ele deve ser utilizado apenas no remanejamento de custos em situações de crise financeira e em situações não previstas.
4. Faça um controle mensal
Para que os gestores tenham condições de acompanhar os rendimentos e verificar se o Plano Tático está sendo, de fato, cumprido, é importante acompanhar regularmente os números da empresa.
5. Cuidado com a desorganização dos documentos
Processos gerenciais efetivos requerem organização sistemática da papelada acumulada.
Acondicionar os documentos de maneira organizada traz economia de tempo para sua busca e possibilita que as informações originais estejam disponíveis (se necessário) com maior agilidade.
6. Administre corretamente seu fluxo de caixa
Seja calculando erroneamente os ganhos ou subestimando as perpectivas de gastos, a má administração do fluxo de caixa pode levar a diversos prejuízos, de tempo, esforços e dinheiro.
Entre as alternativas para uma elaboração eficiente de fluxo de caixa está a utilização de softwares de gestão financeira.
7. Separe verbas pessoais das empresariais
Um dos erros mais comuns é a retirada de dinheiro da empresa para uso pessoal ou remanejar verba pessoal para dentro do negócio.
Separar a questão financeira pessoal da empresarial é básico e deve ser resolvida logo no início do empreendimento.
8. Evite gastos exorbitantes com folhas de pagamento
A empresa mostra-se mais controlada financeiramente quando gastos com folhas de pagamento não ultrapassam entre 30% e 40% do faturamento.
Por isso, é importante que, dentro do planejamento gerencial, se reflita sobre a quantidade realmente necessária de funcionários e sobre suas funções, mesmo porque o gestor deverá manter um fundo de reserva para demissões e custos previsíveis, como 13º salários, férias, entre outros.
9. Pense no futuro
O crescimento da empresa depende, também, das projeções feitas e quais os próximos passos a se seguir.
Inclusive, a cada novo direcionamento, deve-se propor novos planos estratégicos e táticos.
A estagnação surge quando não se sabe para onde ir.
E então, está pronto para melhorar sua gestão financeira e os processos gerenciais da sua empresa com nossas dicas?
Compartilhe conosco suas ideias e nos ajude a aprimorar nossas discussões.
- 1. Contas em ordem - e sempre na mão
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São Paulo – Estar conectado é característica imprescindível para os empreendedores , seja para checar a movimentação da bolsa, para falar com funcionários ou para se manter informado. Hoje, a maior parte dos tablets e smartphones tem uma gama enorme de opções de aplicativos . Existem apps para melhorar o negócio, para usar o iPad como ferramenta de trabalho ou para organizar as finanças. Veja a seguir uma seleção de sete aplicativos que podem ser úteis para colocar as contas do seu negócio no lugar.
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Para quem cuida da área de contas a pagar, o app Bills para o iPad é uma boa ajuda. A ferramenta organiza, com um calendário, todas as contas que devem ser pagas no mês. É possível classificar as contas por categoria – inclusive as que são pessoais – e manter atualizado o status da despesa, se já foi paga, se está agendada ou se ainda vai entrar na pilha de contas. Custa US$ 1,99.
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A maioria dos empreendedores precisa de crédito bancário de vez em quando. Antecipar um cheque ou pedir dinheiro para capital de giro é quase inevitável. O problema é quando isso vira uma rotina e a empresa se perde em meio a tantos pagamentos. O app Debt Payoff Pro ajuda a organizar esta confusão. Ele indica que seja paga a parcela mínima de todos os empréstimos até que um deles seja totalmente pago. Em seguida, os outros entram no mesmo esquema. Assim, o empresário não paga juros e multas por atraso e quita os financiamentos. Custa US$ 0,99.
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Você sabe calcular rapidamente qual será o retorno de um investimento ou mesmo os juros cobrados em um empréstimo? Este app ajuda em tarefas que envolvam juros compostos. O empresário precisa preencher alguns campos, como valor, taxa de juros e período, para que a calculadora faça as contas e mostre qual será o resultado do investimento. É possível ainda ver como a inflação pode impactar na conta. O Compoundee HD custa US$ 2,99 e está disponível para iPad.
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Para cálculos mais simples, existem várias opções de calculadora para aplicativos móveis. No iPad, por exemplo, a Big Calculator Free tem um design simples e botões enormes que facilitam o uso. Além disso, enquanto faz as contas, o aplicativo exibe um histórico dos últimos cálculos, como uma máquina registradora. Este registro pode ser mandando por e-mail para o usuário.
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Este app, gratuito, ajuda a fazer relatórios de gastos. Quem tem contas fora do país consegue sincronizar os gastos de cartão de crédito com a ferramenta. É possível também incluir gastos manualmente, fotografando os recibos de compra. Além disso, várias pessoas podem adicionar as despesas em uma mesma conta. Está disponível tanto para aparelhos da Apple quanto para Android.
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O Numbers é a versão da Apple para o Excel e pode ser baixado em aparelhos móveis, como o iPad. O aplicativo custa US$ 9,99 e permite que os empresários trabalhem em planilhas de qualquer lugar. É possível personalizar fórmulas e criar gráficos com esta ferramenta.
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Parecido com o Expensify, o Shoeboxed também ajuda a organizar as contas da empresa, como um almoço com novos clientes ou uma compra de suplementos que não estava programada. Basta fotografar o recibo e anotar onde e porque o gasto foi feito. Assim, você não precisa se descabelar se perde um dos pequenos recibos e consegue ter ainda mais controle sobre o que a empresa está gastando. Vale também atualizar o app no aparelho de equipes que passam a maior parte do dia na rua. Tem versões para Android e para aparelhos da Apple e é gratuito.