5 dicas para o empreendedor controlar as finanças

São Paulo - Nós sabemos que a sua vida de empreendedor não é nada fácil. Principalmente se você estiver no início de um empreendimento, quando é mais comum que tenha de se ocupar com as inúmeras atividades que fazem parte a gestão empresarial. E entre estas atividades, está uma que é importantíssima: controle das contas a pagar.

Assumir este controle é fundamental para que você gerencie melhor o seu capital – e, em consequência, seus negócios. Afinal, nunca é demais repetir que a sobrevivência da sua empresa passa necessariamente pela boa gestão financeira; e que, nesse sentido, organizar e honrar as contas a pagar é uma atividade nada menos do que obrigatória.

Senão, olhe para os casos de falências que todos os dias pipocam aqui e ali. Pode procurar nos balanços, nos relatórios destas empresas: você muito provavelmente vai encontrar pagamentos atrasados, que implicam multas e juros que, ao se acumularem, serão extremamente prejudiciais para a saúde financeira destes negócios.

Porém, de acordo com o que temos observado, isto não é exclusividade de empresas já estabelecidas: novos empreendedores também encontram muitas dificuldades no momento de gerenciar estas questões.

Pensando nisso, resolvemos produzir um artigo com várias dicas práticas, que podem ser extremamente úteis para a gestão de suas contas a pagar – independentemente do tamanho ou do perfil da sua empresa.

1. Antes de mais nada: controle é igual a registro

Ter total controle dos compromissos que você assumiu significa que nenhum custo – nenhum mesmo, fixo ou variável, por mais insignificante que pareça – deve ficar de fora do seu radar (vulgo planilha financeira). Só lembrando: custos fixos são aqueles que se repetem todos os meses, como contas de luz e água, aluguel, telefones, folha de pagamento, etc. E os custos variáveis são aquelas despesas não recorrentes, que não se repetem a cada mês.

Seja como for, absolutamente todas as contas a pagar devem constar dessa planilha, com os respectivos valores, datas de vencimento e formas de pagamento, para que você tenha sempre a dimensão exata das contas da sua empresa. Renovou os computadores? Registre. Trocou o galão de água? Registre também.

Por meio deste controle, você vai monitorar as contas a serem pagas, além de quando e como. E se mesmo assim algum atraso persistir, há sempre a possibilidade de negociar os prazos com seus fornecedores, o que pode eliminar o temível risco de multas e juros.

2. Nunca misture seus gastos pessoais e empresariais

Esta dica vale para um hábito recorrente entre empreendedores, mas que pode trazer sérios problemas para os resultados finais. Procure nunca, sob nenhuma circunstância, utilizar o dinheiro da empresa para quitar contas estritamente pessoais – o que também vai ajudar na hora da declaração do Imposto de Renda, uma vez que é bem mais fácil separar rendimentos de pessoa física e jurídica. O inverso também vale: evite pagar contas da empresa com o seu dinheiro, o que poderia complicar seu fluxo de caixa.

3. Planilhas separadas, contas idem

Para colocar em prática a questão acima, o ideal é já separar todos estes gastos em duas planilhas – uma para sua empresa, outra para você mesmo. E também mantenha duas contas bancárias diferentes: uma para Pessoa Física, outra para Pessoa Jurídica. Desta forma, fica muito mais fácil controlar os pagamentos de clientes e de fornecedores.

4. Não se esqueça: organização é tudo

Você jamais terá o controle total das suas contas a pagar se não conseguir se organizar. É preciso conhecer sua empresa em detalhes, tintim por tintim – o fluxo de caixa, cada um dos serviços contratados, as curvas de venda de produtos e tudo o que disser respeito à saúde financeira do seu negócio. Ter conhecimento disso vai te ajudar, inclusive, a traçar estratégias fundamentais, como de redução de custos, por exemplo.

Se, por outro lado, você está iniciando um empreendimento e jamais ouviu falar em planilhas financeiras, não tema; o próximo item vai te ajudar.

5. Certo. Mas como controlo minhas contas na prática?

Existem inúmeras formas de colocar suas contas a pagar em ordem. Neste caso, colocar em ordem geralmente significa colocar em uma planilha: e é por isso que o Excel continua a ser, ainda hoje, uma ferramenta das mais eficazes. Porém, se você não tem tanta familiaridade com o software, não se preocupe: há diversos programas de gestão financeira com preços bastante acessíveis e pacotes elaborados para diferentes perfis e tamanhos de empresas – inclusive em versões gratuitas. Estes são alguns deles:

ContaAzul: é mais para pequenas e médias empresas. Oferece controle financeiro, controle de estoque integrado às vendas, integração bancária, emissão de notas fiscais, além de relatórios gerenciais.

Bling: oferece caixa que registra todos os recebimentos e pagamentos efetuados cronologicamente. Por meio dele, você também consegue controlar as contas bancárias.

Nibo: centraliza todas as contas a pagar e receber em um só lugar, com boletos e comprovantes totalmente anexados para que você se organize melhor.

Também há várias ferramentas de gestão totalmente gratuitas – como estas aqui:

Planilha de fluxo de caixa: este é um modelo em PDF criado pelo Sebrae para ajudar empreendedores a administrar seus pagamentos.

Controle de contas a pagar: nesta página explicativa, também elaborada pelo Sebrae, você encontra um passo a passo de como implantar um controle eficiente das contas a pagar.

Planilhas diversas: nesta página do GuiaBolso você encontra quatro modelos de planilhas de custos para download grátis. Saiba mais sobre ferramentas neste outro artigo.

2. Bills Reminder

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3. ContaAzul

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4. Debt Payoff Planner

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Muitos empreendedores têm de pegar empréstimos para impulsionar seu negócio. O problema vem na hora de saldar essa dívida. É aí que o Debt Payoff Planner pretende ajudar: o aplicativo faz com que o empreendedor tenha um planejamento financeiro para esses empréstimos. O app permite registrar pré-pagamentos, que podem ser usado para dívidas gerais ou específicas, e também mostra taxas promocionais e permite exportar dados para o Excel e para o e-mail. O Debt Payoff Planner custa 2,52 reais e está disponível apenas para Android. Também há uma versão gratuita, mais simples.

5. Expensify

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O Expensify é outro serviço muito conhecido para organizar as finanças. Ele permite que o usuário importe gastos por meio de sua conta bancária ou manualmente, inclusive tirando fotos de notas fiscais. Também é possível criar relatórios financeiros e pedir reembolsos por serviços como o PayPal. Para os empreendedores, o Expensify organiza, inclusive, webminars (palestras online) sobre como usar o aplicativo para gerir pequenos negócios. O aplicativo é gratuito e está disponível para Android, Blackberry, iOS e Windows Phone. É possível adquirir versões mais sofisticadas, como "Time" e "Corporativa", por cinco a nove dólares por usuário ativo no mês.

6. Granatum - Controle Financeiro

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O Granatum - Controle Financeiro promete um pacote completo para fazer a gestão financeira das contas de uma empresa. Entre os serviços oferecidos, estão a visualização do fluxo de caixa em uma única tela, o cadastro de contas a pagar e a receber, a emissão de boletos bancários, a elaboração de relatórios e o acompanhamento de metas estabelecidas para seu negócios. O programa tem planos mensais, semestrais e anuais e a mensalidade parte de cerca de 40 reais. É possível testar o serviço de forma gratuita. O Granatum tem um aplicativo disponível para Android, focado em gerenciamento empresarial. É preciso já ter uma conta na versão desktop para usar o app.

7. Meu Dinheiro

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O Meu Dinheiro é um gerenciador financeiro online para administrar o orçamento pessoal, da família ou da pequena empresa. Ele contém serviços como contas a pagar e receber, cartões de crédito, controle de projetos, movimentação bancária inteligente, metas de orçamento, emissão de recibos, fluxo de caixa e centros de lucro e custo. O programa possui planos trimestrais, semestrais e anuais, com valor de seis a 10 reais mensais para o plano profissional, além de uma versão básica gratuita para experimentação. O Meu Dinheiro está disponível em apps para Android e iOS, que podem ser acessados usando o mesmo login da versão web.

8. Mint

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O Mint é um aplicativo que controla quatro categorias principais de custo para as pequenas empresas: as despesas que só ocorrem uma vez , como o investimento inicial; as despesas fixas, como o aluguel; as despesas variáveis, como comissões para funcionários; e as despesas opcionais, como ter café para os clientes.

O próprio site do aplicativo fez um artigo destacando como o Mint pode ser útil para pequenas empresas: "O dinheiro necessário para operar um pequeno negócio, especialmente no começo, pode ser exorbitante. Por isso, você precisa ter um orçamento para tudo". O Mint é gratuito e está disponível para Android, iOS e Windows Phone.

9. Qipu

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O Qipu é resultado de uma parceria entre o Sebrae e o Buscapé. O app propõe não apenas acabar com a inadimplência, mas também permitir que os microempreendedores individuais (MEIs) tenham condições de gerir seu negócio. A ferramenta ajuda a controlar pelo celular ou pela versão web as obrigações das microempresas, mandando alertas sobre contribuições fiscais, arrecadação do microempreendedor ou os benefícios a que ele tem direito. O aplicativo é gratuito e está disponível para Android, iOS e Windows Phone, além da versão web. Leia mais sobre o Qipu.

10. QuickBooks ZeroPaper

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O QuickBooks ZeroPaper afirma ser ideal para profissionais autônomos, MEIs e microempresas. Com o software, você pode aprender sobre finanças de um jeito prático. Com uma interface "mais simples do que uma planilha", o programa registra contas a pagar e a receber, boletos bancários e relatórios, além de poder mandar alertas por e-mail e SMS. A startup já foi citada como uma das revolucionadoras do seu mercado. O aplicativo é gratuito e está disponível para Android e iOS.

11. You Need a Budget (YNAB)

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O You Need a Budget (YNAB) é um programa para controlar o orçamento que se baseia em quatro regras: dê um destino para cada dólar que você ganha; poupe dinheiro para um dia ruim; saiba se adaptar a situações difíceis; e viva esse mês apenas com o dinheiro ganho no mês passado. O serviço oferece, além do software, um curso sobre como administrar o seu dinheiro em nove dias, aulas online e um fórum para tirar dúvidas. Há também um blog com uma categoria apenas de dúvidas sobre pequenos negócios. O YNAB tem uma versão de teste gratuita por 34 dias e o programa custa 60 dólares. Só é possível baixar os aplicativos para Android e para iOS tendo esse programa instalado em um desktop.

12. Tem o sonho de empreender de casa?

12 /12(Naphat_Jorjee/Thinkstock)

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