12 erros que acabam com as contas do seu negócio

São Paulo - Olhar as contas do negócio nem sempre é uma tarefa fácil, seja por questões econômicas ou emocionais. Mas ignorá-las pode gerar um estresse ainda maior: o da falência .

Para Marcelo Correa, professor do curso de Administração da Universidade Anhembi Morumbi, devemos nos comportar mais como "formigas"  e menos como "cigarras" durante momentos de crise. "Precisamos pensar mais no futuro e menos na fartura", afirma.

Os brasileiros conseguem vencer as barreiras da burocracia e empreender, mas o grande desafio é manter o negócio, segundo Luiz Fernando Barbieri, coordenador da pós-graduação CBA Gestão Estratégica por Processos do Ibmec do Rio de Janeiro. "Os empreendedores fazem muito uma gestão por feeling, e, quando a empresa vende menos, dão desculpas para seus erros".

Para saber administrar as finanças, é indispensável que o empreendedor procure capacitação sobre o tema. "O gestor tem que aprender a fazer seu negócio virar", diz Ruy Barros, consultor do Sebrae de São Paulo.

Antes que sua empresa fique no vermelho, conheça doze erros dos quais você deve fugir:

1. Ignorar o planejamento

Segundo Barros, desconhecer qual o caminho que o negócio irá seguir é a primeira falha cometida pelos empreendedores que gera gastos maiores do que o previsto. Para ter uma visão estratégica da empresa, o consultor recomenda fazer um plano de negócios. "Comece a trabalhar sua empresa no papel, e depois vá para o dia a dia. Assim, você comete menos erros".

2. Só se importar com o faturamento

Olhar as métricas do negócio é fundamental em qualquer empresa. Mas isso não significa que apenas saber os números de faturamento seja o suficiente. Segundo Barros, o problema é que muitos empreendedores, apesar de acompanharem o valor, não sabem como trabalhar com ele.

Isso significa que, quando o resultado financeiro entra em queda, muitos não sabem responder se a qualidade do produto deixou a desejar ou se a concorrência ganhou o mercado, exemplifica Barbieri.

Para lidar com essa situação, Correa recomenda olhar a relação do faturamento com o valor visto em anos anteriores e, se possível, com o resultado que os concorrentes alcançaram.

3. Comprometer o negócio com dívidas

Investimentos são necessários, mas é importante refletir se eles irão dar retorno e quando isso acontecerá. "Destinar uma grande parte da receita às dívidas acaba com a liquidez do negócio", alerta Barbieri. Isso significa que, quando o empreendedor precisar de dinheiro para uma situação de emergência, suas reservas estarão comprometidas.

Uma outra atitude que mergulha o empreendimento em dívidas é depender do dinheiro que está no plano das promessas. "Muitos acabam adquirindo um novo equipamento, por exemplo, mesmo que o acordo de venda ainda não tenha sido concretizado".

4. Não ter controle sobre o fluxo de caixa

Gastar mais do que recebe: essa conta não vai fechar nunca. "Quando o empreendedor não tem um controle, acaba comprando demais. Esse desequilíbrio nos recursos faz com que a empresa não avance", diz Barros.

Esse erro é um passo certeiro para a falência, afirma Barbieri. Para saber exatamente como está o fluxo de caixa, uma planilha é suficiente em pequenos negócios. Em empresas maiores, pode ser necessário ter um sistema de gestão.

O que olhar? Correa recomenda analisar fatores como as características do segmento da empresa, incluindo taxa de crescimento, e se o empreendedor tem capital de giro suficiente para manter o negócio.

5. Desconsiderar custos de produção

Em toda empresa, há custos fixos (como o aluguel) e custos variáveis (que variam com a produção, como matéria-prima e energia). Muitos empreendedores não sabem como calcular o segundo tipo de gasto, diz Barbieri. Esse acúmulo de gastos inesperados faz o caixa da empresa ir para o vermelho.

6. Estocar além do necessário

Comprar muitos produtos de uma vez só era um hábito comum na época da hiperinflação, mas que ainda permanece. "A gente sabe que existe um indicador importante, que é a perda da venda pela falta de estoque, mas pior do que isso é ter um estoque excessivo", diz Barbieri.

Por isso, é necessário analisar a demanda e manter um estoque enxuto. Caso contrário, o orçamento fica comprometido por gastos que, na verdade, eram evitáveis.

7. Diminuir a qualidade do produto

Durante uma crise, muitos empreendedores decidem diminuir a qualidade do produto ou do serviço para enxugar os gastos. Essa estratégia é um tiro no pé, segundo Barros, já que os clientes estão cada vez mais exigentes. A economia na matéria-prima pode ser pequena frente ao prejuízo com a queda nas vendas.

8. Confundir a conta pessoal com a da empresa

Na hora de pagar projetos pessoais, como cursos ou viagens nas férias, retirar o dinheiro do caixa da empresa é um grande erro, mesmo que o empreendedor prometa devolver. "Não mexa no que é da empresa e que você planejou receber. Isso atrapalha a boa gestão financeira", diz Barbieri.

9. Fazer liquidações, oferecer parcelamentos ou dar brindes sem planejar

No desespero de aumentar as vendas, outra estratégia comum é diminuir os preços ou dar a opção de pagamento em parcelas. Antes de adotar esse plano, Correa recomenda verificar a margem de contribuição do produto: ou seja, quanto dinheiro sobra da venda descontando os custos variáveis para produzir o produto ou serviço.

Se essa margem for muito magra, não irá sobrar dinheiro para pagar despesas como o aluguel, por exemplo, e a empresa pode até falir. Por isso, na hora de oferecer promoções, leve em consideração os custos envolvidos.

Outro cuidado é achar que investir pesado em marketing é a solução para a crise. Como toda área da empresa, é preciso analisar o custo-benefício e ter cautela antes de adotar uma estratégia como dar brindes, por exemplo.

10. Contrair empréstimo quando há outras alternativas

Correa recomenda ficar o mais longe possível dos empréstimos e, se eles forem a última opção, sempre tentar renegociar as taxas. "Se possível, faça um aumento do capital na empresa com o dinheiro dos próprios sócios", recomenda.

11. Não saber de onde cortar gastos

Custo e despesa não são a mesma coisa, diz Correa. O custo é tudo que está diretamento relacionado à atividade do seu negócio (como salário dos professores em uma escola). Já as despesas são atividades paralelas, mas que incrementam a capacidade de produção (como o gasto com material de escritório). Na hora de economizar, corte a gordura e não a carne: ou seja, pense mais nas despesas e menos nos custos.

12. Desistir quando a situação aperta

A dificuldade deve ser entendida como um desafio a ser superado diariamente. Isso é importante não apenas pela motivação do empreendedor, mas também para as contas da empresa. "Às vezes, desistir antes da hora faz você perder oportunidades, como um acordo com o banco ou uma venda para um cliente exigente", diz Barbieri.

2. Bills Reminder

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3. ContaAzul

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4. Debt Payoff Planner

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Muitos empreendedores têm de pegar empréstimos para impulsionar seu negócio. O problema vem na hora de saldar essa dívida. É aí que o Debt Payoff Planner pretende ajudar: o aplicativo faz com que o empreendedor tenha um planejamento financeiro para esses empréstimos. O app permite registrar pré-pagamentos, que podem ser usado para dívidas gerais ou específicas, e também mostra taxas promocionais e permite exportar dados para o Excel e para o e-mail. O Debt Payoff Planner custa 2,52 reais e está disponível apenas para Android. Também há uma versão gratuita, mais simples.

5. Expensify

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O Expensify é outro serviço muito conhecido para organizar as finanças. Ele permite que o usuário importe gastos por meio de sua conta bancária ou manualmente, inclusive tirando fotos de notas fiscais. Também é possível criar relatórios financeiros e pedir reembolsos por serviços como o PayPal. Para os empreendedores, o Expensify organiza, inclusive, webminars (palestras online) sobre como usar o aplicativo para gerir pequenos negócios. O aplicativo é gratuito e está disponível para Android, Blackberry, iOS e Windows Phone. É possível adquirir versões mais sofisticadas, como "Time" e "Corporativa", por cinco a nove dólares por usuário ativo no mês.

6. Granatum - Controle Financeiro

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O Granatum - Controle Financeiro promete um pacote completo para fazer a gestão financeira das contas de uma empresa. Entre os serviços oferecidos, estão a visualização do fluxo de caixa em uma única tela, o cadastro de contas a pagar e a receber, a emissão de boletos bancários, a elaboração de relatórios e o acompanhamento de metas estabelecidas para seu negócios. O programa tem planos mensais, semestrais e anuais e a mensalidade parte de cerca de 40 reais. É possível testar o serviço de forma gratuita. O Granatum tem um aplicativo disponível para Android, focado em gerenciamento empresarial. É preciso já ter uma conta na versão desktop para usar o app.

7. Meu Dinheiro

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O Meu Dinheiro é um gerenciador financeiro online para administrar o orçamento pessoal, da família ou da pequena empresa. Ele contém serviços como contas a pagar e receber, cartões de crédito, controle de projetos, movimentação bancária inteligente, metas de orçamento, emissão de recibos, fluxo de caixa e centros de lucro e custo. O programa possui planos trimestrais, semestrais e anuais, com valor de seis a 10 reais mensais para o plano profissional, além de uma versão básica gratuita para experimentação. O Meu Dinheiro está disponível em apps para Android e iOS, que podem ser acessados usando o mesmo login da versão web.

8. Mint

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O Mint é um aplicativo que controla quatro categorias principais de custo para as pequenas empresas: as despesas que só ocorrem uma vez , como o investimento inicial; as despesas fixas, como o aluguel; as despesas variáveis, como comissões para funcionários; e as despesas opcionais, como ter café para os clientes.

O próprio site do aplicativo fez um artigo destacando como o Mint pode ser útil para pequenas empresas: "O dinheiro necessário para operar um pequeno negócio, especialmente no começo, pode ser exorbitante. Por isso, você precisa ter um orçamento para tudo". O Mint é gratuito e está disponível para Android, iOS e Windows Phone.

9. Qipu

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O Qipu é resultado de uma parceria entre o Sebrae e o Buscapé. O app propõe não apenas acabar com a inadimplência, mas também permitir que os microempreendedores individuais (MEIs) tenham condições de gerir seu negócio. A ferramenta ajuda a controlar pelo celular ou pela versão web as obrigações das microempresas, mandando alertas sobre contribuições fiscais, arrecadação do microempreendedor ou os benefícios a que ele tem direito. O aplicativo é gratuito e está disponível para Android, iOS e Windows Phone, além da versão web. Leia mais sobre o Qipu.

10. QuickBooks ZeroPaper

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O QuickBooks ZeroPaper afirma ser ideal para profissionais autônomos, MEIs e microempresas. Com o software, você pode aprender sobre finanças de um jeito prático. Com uma interface "mais simples do que uma planilha", o programa registra contas a pagar e a receber, boletos bancários e relatórios, além de poder mandar alertas por e-mail e SMS. A startup já foi citada como uma das revolucionadoras do seu mercado. O aplicativo é gratuito e está disponível para Android e iOS.

11. You Need a Budget (YNAB)

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O You Need a Budget (YNAB) é um programa para controlar o orçamento que se baseia em quatro regras: dê um destino para cada dólar que você ganha; poupe dinheiro para um dia ruim; saiba se adaptar a situações difíceis; e viva esse mês apenas com o dinheiro ganho no mês passado. O serviço oferece, além do software, um curso sobre como administrar o seu dinheiro em nove dias, aulas online e um fórum para tirar dúvidas. Há também um blog com uma categoria apenas de dúvidas sobre pequenos negócios. O YNAB tem uma versão de teste gratuita por 34 dias e o programa custa 60 dólares. Só é possível baixar os aplicativos para Android e para iOS tendo esse programa instalado em um desktop.

12. Tem o sonho de empreender de casa?

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