12 dicas de administração do tempo para quem é empreendedor

São Paulo – A dificuldade em gerir o próprio tempo é um problema para grande parte dos profissionais. No entanto, ela atrapalha ainda mais aqueles que são donos de um negócio e, com isso, precisam gerir não apenas suas atividades pessoais e profissionais, mas garantir o sucesso de toda a empresa.

Na ânsia de dar conta de tudo, muitos empreendedores acabam assumindo jornadas extenuantes de 14, 16 e até 18 horas por dia. O resultado é muito estresse, pouca produtividade e, não raro, problemas na saúde e na família.

“Se o empreendedor não tiver produtividade vai virar escravo da empresa”, sentencia o especialista em gestão de tempo Christian Barbosa, autor do livro “A Tríade do Tempo” (Editora Sextante), que fala sobre esse tema.

Sendo assim, saber administrar o relógio de forma inteligente é fundamental para qualquer dono de negócio. Quer lidar melhor com os ponteiros? Então veja abaixo algumas dicas valiosas:

1 – Planeje o seu dia

O empreendedor que quer ser mais produtivo precisa se planejar. “É muito importante que, no dia anterior, o empreendedor se planeje para o dia seguinte. Estamos falando da antiga listinha de tarefas. Imagine uma pessoa que vai ao mercado sem uma lista de compras. Com o dia de trabalho é a mesma coisa”, afirma Rodrigo Siqueira, professor do Ibmec/RJ e coach.

Para fazer este planejamento vale usar desde o bom e velho caderno até aplicativos de celular, indica o professor. Outra dica é elencar nessa lista as atividades prioritárias e secundárias. Assim fica mais fácil visualizar o que é mais importante.

2 – Planeje a sua semana

Não basta apenas saber o que você fará no dia seguinte. Para realmente ter controle sobre o seu tempo, é importante também fazer um planejamento um pouco mais longo, de pelo menos três dias, explica o especialista Christian Barbosa.

“Planejar apenas o seu dia é o maior erro. Você fica mito refém das necessidades imediatas. Já quando você tem um planejamento mais longo, consegue abrir espaço para coisas mais estratégicas”, afirma.

3 - Aprenda a delegar

Um dos pontos que mais atrapalham o empreendedor na gestão de tempo é a dificuldade que ele tem em delegar tarefas.
“O empreendedor tem muita dificuldade em abrir mão do controle e até mesmo de contratar pessoas em quem ele confie”, afirma Siqueira, do Ibmec/RJ.

Com isso, o empreendedor acaba assumindo muitas tarefas operacionais, fica extenuado e não consegue se dedicar a funções mais estratégicas, que são fundamentais para o seu negócio. Portanto, aprenda a delegar.

4 – Em vez de controlar, gerencie

Em vez de tentar dar conta de todas as tarefas, o empreendedor deve se preocupar em criar processos na empresa que o ajudem a gerenciar o trabalho das outras pessoas.

“Muitas vezes a empresa começa com pouca gente e o empreendedor precisa colocar mais a mão na massa. A questão é que, desde esse início, ele deveria se preocupar em criar processos para que outras pessoas possam assumir aquela tarefa no futuro”, avalia Christian Barbosa.

“Use softwares de planejamento. Hoje existem diversos produtos que ajudam a gerenciar metas, equipes e tarefas”, recomenda.

5 – Saiba dizer não

É comum que o empreendedor seja procurado por seus subordinados sempre que aparece um problema ou uma decisão para ser tomada. E, se ele atende a todas essas solicitações, acaba ficando refém delas.

“O empreendedor precisa saber dizer não, caso contrário vai fazer as tarefas de outras pessoas. Se os funcionários se sentem confortáveis em pedir, eles vão recorrer ao empreendedor sempre. Com isso a equipe não amadurece”, avalia Rodrigo Siqueira.

6 – Reduza as reuniões

“Quanto mais reuniões, mais desperdício de tempo”, sentencia Barbosa. Segundo o especialista, muitas vezes o excesso de reuniões está ligado à necessidade que o empreendedor tem de controlar absolutamente tudo o que acontece na empresa.

O resultado é que esses momentos comprometem a produtividade, sem trazer benefícios concretos para o negócio.

“O empreendedor muitas vezes tem a necessidade de mostrar quem manda, e quer ficar no controle de tudo. Além disso, ele não usa boas ferramentas de gestão e acaba usando as reuniões apenas para acompanhar o trabalho da equipe”, analisa.

7 - Quando tiver reuniões, seja objetivo

Mesmo após eliminar as reuniões desnecessárias, o empreendedor ainda precisará lidar com aquelas que têm de fato um objetivo. Só que elas muitas vezes se alongam sem necessidade e, além de tomarem o tempo pessoal do empreendedor, prejudicam a produtividade de sua equipe.

A dica de Siqueira para este ponto é estabelecer temas claros a serem discutidos e um prazo para o fim da discussão. “Sempre que for agendar uma reunião, antecipe o assunto. Isso precisa estar claro antes da reunião, caso contrário ela fica pouco produtiva e as pessoas se dispersam”, aconselha.

8 – Fuja das distrações

Na era de Facebook, WhatsApp e e-mails, fica difícil se concentrar por muito tempo numa tarefa, por mais importante que ela seja (como o planejamento de uma nova estratégia para o seu negócio).

Para fugir disso, o professor do Ibmec recomenda bloquear as redes nos momentos que exigem maior concentração, a fim de evitar interrupções. “Ser multitarefas é legal na teoria, mas não funciona bem na prática”, avalia.

9 – Faça pausas estratégicas

Não adianta imaginar que é só fechar o Facebook que sua produtividade ficará a mil. Nossa mente precisa de algumas pausas em meio ao trabalho para conseguir voltar a produzir, explica Siqueira.

Sendo assim, o professor do Ibmec recomenda paradas estratégicas para espairecer as ideias. “Fique focado em sua tarefa, mas, se ela for longa demais, estabeleça pausas para navegar nas redes sociais, interagir com quem está próximo ou mesmo fazer uma meditação”.

“A gente tem que monitorar nosso tempo e nossa energia. Você precisa entender como a sua mente funciona para não se engajar muito em uma coisa e ficar sem energia para as outras”, completa.

10 - Domestique seu e-mail

O e-mail corporativo é um dos grandes sugadores de atenção dos empreendedores. Como antídoto, o especialista Christian Barbosa recomenda em primeiro lugar acabar com a cultura dos e-mails com cópia dentro da empresa. “Hoje todo mundo responde com cópia para todo mundo. Isso desperdiça energia”, afirma.

Outra dica é estabelecer um momento do dia (ou alguns momentos) para se dedicar às mensagens. Ele recomenda ainda dar respostas mais curtas e objetivas. “Se você precisa escrever mais de três parágrafos, ligue e converse com a pessoa”.

11 – Sem jornadas extenuantes

Os casos de empreendedores que trabalham até 18 horas por dia são muito comuns. Porém, as jornadas extenuantes são inimigas da produtividade. No caso do empreendedor há um agravante: ele pode querer exigir o mesmo empenho de sua equipe, o que gera problemas sérios para a empresa.

“Eu cometi esse erro. Trabalhava 16 horas por dia e queria que todos fizessem o mesmo. Eu não tinha vida e não aceitava que os outros tivessem. Uma jornada como essa deixa o empreendedor hiperativo, prejudica sua saúde e lá na frente a empresa sente esse impacto”, avisa Christian Barbosa.

12 – Cuide da sua saúde

O negócio é parte importantíssima da vida de qualquer empreendedor, mas não é a única e não deve se desenvolver em detrimento de outros aspectos. Por isso, saber gerir o seu tempo significa também garantir espaço na agenda para cuidar do corpo e de suas relações pessoais, por exemplo.

“Nós não somos seres que vivemos só para o negócio. Então, tem que cuidar da saúde, da vida social, da espiritualidade. Isso gera mais energia, mais vitalidade. Na verdade só existe uma vida com diversas áreas interdependentes, Se uma não vai bem, as outras também irão sentir”, explica o professor do Ibmec.

O especialista Christian Barbosa concorda: “Ter tempo para planejar a empresa e para si mesmo são coisas que estão ligadas. O empreendedor precisa enxergar que há uma relação direta entre vida pessoal e trabalho”.

2. 1 – Ocupar-se não é produzir

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3. 2 – As tarefas nunca vão terminar

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4. 3 – Não se torne agenda dos outros

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A terceira verdade elencada por Theml é a seguinte: “Se você não tem agenda, acaba virando a agenda dos outros”. A ideia é que, se você não estabelece suas próprias prioridades, acaba se dispersando com as necessidades alheias e perde o foco. “Quando alguém manda uma mensagem para você, essa pessoa está fazendo isso no horário que você gostaria de receber ou no momento em que ela gostaria de mandar? A resposta é óbvia, no momento em que ela gostaria, claro, e, como você não tem agenda, acabou de virar agenda dos outros”, afirma o autor. Para combater esse problema, e aumentar sua produtividade, Theml recomenda desabilitar notificações de celular para mensagens e e-mails, por exemplo, e estabelecer um horário na sua agenda para se dedicar a responder a esse tipo de demanda.

5. 4 – Ter uma direção é mais importante do que andar rápido

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Quando temos um objetivo ambicioso, como ter um negócio de sucesso, é comum ficarmos desanimados ao vermos que ainda estamos muito distantes de alcançar nossa meta. Enxergar essa distância pode causar ansiedade e desespero. “A verdade é que não podemos nos avaliar por quanto falta para chegar ao Ponto B, mas por quanto já nos afastamos do Ponto A”, afirma o coach. Para ele, o caminho para o sucesso é mais como uma maratona do que uma corrida de 100 metros. Sendo assim, sempre que se sentir angustiado com o tanto que ainda falta para alcançar seu objetivo, elenque para si mesmo tudo o que você já avançou neste caminho.

6. 5 – Ladrão de energia

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Se os quatro primeiros tópicos foram batizados de “verdades libertadoras sobre produtividade” pelo coach Geronimo Theml, os próximos são chamados pelo autor de “verdades transformadoras”. E a primeira delas é que “o maior ladrão de energia é pensar em algo no momento em que você não o faz”. Neste ponto, Theml fala sobre a “síndrome do ‘tem que’”: “Essa síndrome consiste em falar daquilo que tem que ser feito, mas em um momento em que a tarefa não pode ser realizada”, explica. Isso gera ansiedade e perda de foco no que está de fato acontecendo no momento presente. Para ajudá-lo a se livrar dessa “síndrome”, o autor propõe que você defina um “depósito de ‘tem que’”, um caderno ou arquivo em que você possa anotar todas as tarefas que aparecem para você na hora errada. Assim, você não esquece do que precisa fazer, mas poderá olhar para aquilo em um momento mais produtivo.

7. 6 – Não trate exceção como regra

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Outra questão levantada por Theml é relacionada às exceções, ou seja, às tarefas que aparecem em nossa agenda de maneira inesperada. Para que essas situações não atrapalhem sua rotina e sua produtividade, o conselho do coach é que você estabeleça um horário em sua agenda semanal para esse tipo de compromisso. Se você tem um horário pouco flexível no trabalho, este momento pode ser a hora do almoço, por exemplo. Este é o período que você usa para ir ao médico, levar o carro para a revisão etc. (no caso de exceções minimamente agendáveis).  Se você conseguir respeitar esse horário, as exceções deixarão de atrapalhar sua rotina. E, caso não apareça nada naquele dia, você terá até um tempinho livre!

8. 7 – Não coloque empecilhos para sua felicidade

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A sétima verdade estabelecida por Theml é a seguinte: “Felicidade não é uma linha de chegada. Ela é o próprio caminho”. Isso quer dizer que, por mais que você queira atingir seus objetivos, não deve acreditar que só será feliz quando largar seu emprego para abrir seu negócio, ou quando finalmente comprar sua casa dos sonhos. “O que não pode acontecer é a pessoa se distrair do momento presente, deixando de perceber cada pequeno milagre que acontece todos os dias à nossa frente porque está concentrada em algo sobre o futuro”, diz o autor. Para se manter presente, o autor sugere praticar a meditação e simplesmente parar em alguns momentos para prestar atenção ao seu redor.

9. 8 – Se fosse fácil, todos fariam

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O caminho em direção à realização de um sonho é cheio de obstáculos, que podem desanimar o futuro empreendedor. Mas não precisa ser assim. O autor conta que, antes, sempre que encontrava dificuldades para avançar, pensava “Tá vendo que não dá?”. Até que ele resolveu mudar essa chave e aceitar que, sim, atingir seu objetivo era algo difícil mesmo. “Passei a enxergar que os obstáculos eram naturais e que era óbvio que eles apareceriam até porque, ‘se fosse fácil, todo mundo faria’”, lembra o autor. Pensando assim, você consegue motivar a si mesmo quando as coisas parecerem impossíveis.

10. 9 – Clareza eficaz

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Após elencar as verdades da produtividade, o autor fala sobre os pilares que vão ajudá-lo a chegar ao seu objetivo. O primeiro deles é a “clareza eficaz”. Afinal, se você não tem uma meta clara, como chegará até lá? O primeiro passo então é definir seu propósito de vida, seja montar um negócio, comprar uma casa ou viajar. No livro, Theml propõe um passo a passo elaborado para que você consiga estabelecer essa meta e visualizar uma fotografia do que deseja, unindo questões pessoais, profissionais e financeiras.

11. 10 – Produtividade inteligente

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Agora que você já tem clareza do que quer, e já está ciente das “verdades” sobre a produtividade, chegou a hora de realmente organizar seu tempo da melhor forma possível. Para isso, o autor propõe um método minucioso, em que você poderá elencar os papéis que exerce em seu atual momento de vida para então estabelecer prioridades semanais e diárias para a sua agenda. Todo o passo a passo está descrito no livro. Uma das várias dicas do coach é agrupar tarefas semelhantes num único momento da semana. Por exemplo, em vez de parar a cada meia hora para checar e-mails, estabeleça um horário do dia para fazer apenas isso. Ou, se todos os dias você precisa realizar a mesma tarefa, verifique se não é possível fazer esse trabalho todo num dia só.

12. 11 – Mentalidade vencedora

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O terceiro pilar para ser uma pessoa produtiva é ter uma mentalidade vencedora, diz o coach. Para realizar seu sonho de forma produtiva, é preciso vencer diversos obstáculos. E essas barreiras podem se agigantar até parecer intransponíveis se sua mente estiver contra você. “Se prestar bastante atenção, você perceberá que existe uma voz dentro de você, uma voz que tende a ser bem crítica (...) que costuma dizer coisas do tipo: ‘não vai dar’”, afirma o autor. Para se livrar desta voz, que o coach batizou de “Zeca Urubu”, Theml recomenda criar uma frase interna para ser usada sempre que você perceber a presença desta voz o puxando para baixo. Outra dica é buscar sempre três alternativas para resolver um problema ou imprevisto. Assim, você começa a se livrar do sentimento de que está “sem saída”.

13. 12 – Energia

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Para conseguir produzir mais é preciso ter energia, tanto física quanto mental. Este é o quarto pilar da produtividade, segundo o coach. Um dos conselhos de Theml para ter mais energia é manter sempre uma postura corporal altiva e firme. Nada de ficar com os ombros encolhidos. Outra dica é respeitar suas horas de sono. Já para ter energia mental, uma das recomendações de Theml é ficar atento aos seus momentos de decisão. “É fundamental que você economize decisões desnecessárias ao longo do dia, para que, no momento de tomar as decisões mais relevantes, o cérebro não esteja cansado”, diz. Uma dica é já escolher a roupa que você vai usar na noite anterior.

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